浅析如何加强煤矿信息系统建设项目的管理

张洪磊 董志 刘腾

随着集团煤矿信息系统建设项目的日益增多，项目建设面临着技术复杂、安全风险较高、人力资源匮乏等问题。本文结合信息系统项目管理理论，描述了在项目管理中需要着重关注的整体管理、进度管理、沟通管理和干系人管理四个部门，并对找出的问题给出了一些切实可行的解决方法与建议。

随着兖矿集团煤矿信息系统建设项目的日益增多，项目建设面临着技术复杂、安全风险较高、人力资源匮乏等问题。通过加强项目整体管理、项目进度管理、项目沟通管理和干系人管理，从项目建设伊始便充分考虑系统投入运行后运维的现实要求，实现系统从建设到运维的无缝衔接，更好的保障涉及安全生产、经营管理的信息化业务应用系统的可靠稳定运行，有力预防系统隐患并及时处置运维风险。

加强项目管理可以把集团关于“驻外能化公司信息化建设与运维事宜，由集团公司信息化中心按照‘六统一的原则统一管理”的规定更好的落到实处。

以下结合个人实践经验，探讨论述在煤矿信息系统建设项目管理过程中存在的问题及解决方法和建议。

一、项目整体管理

集团内部煤矿信息系统建设项目管理除了包括互相影响与制约的范围、进度、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购等几个方面外，还需符合集团公司关于信息化管理的规章制度的要求。具体从以下几个方面阐述：

（一）制定切合实际的项目管理计划

从项目立项开始便应符合集团《信息系统联网管理办法》、《信息网络及应用系统安全管理办法》等信息化管理文件的要求，并在项目管理中贯彻落实《信息化中心关于加强服务质量考核的通知》、《信息中心安全技术管理办法》等文件要求，结合具体实际，建立、健全、细化项目管理计划。

1.项目范围管理计划，明确项目范围及实现的功能及可能出现的调整与更改。

2.项目进度管理计划，针对以往同类项目建设经验，充分考虑具体煤矿项目建设存在的技术人员匮乏，施工人员素质，合同资金付款进度等影响，以及能化公司甚至地方政府可能存在的其它要求，合理评估项目建设周期。

3.项目人力资源计划，充分考虑项目建设部门及信息站人员情况，明确项目负责人、项目经理、现场负责人、主要技术人员。

4.项目沟通计划，鉴于集团内部项目，特别是驻外能化公司对所属煤矿信息系统项目建设在审批、资金计划、管理、验收等方面要求的特殊性，项目沟通计划应根据项目实际情况进行及时的调整，特别是遇到影响项目进度的重大困难。应充分利用信息站属地优势，明确项目总协调人，推动解决项目在实施过程中遇到的各类困难，根据困难程度、问题类别，通过日常项目周报、项目例会、推进会、专题汇报等形式与矿分管负责人，能化分管部门或能化分管领导沟通协调，保障项目的正常进度。

5.项目风险管理计划，集团煤矿信息系统项目的主要风险是安全风险，应当按照集团相关文件和《信息中心安全技术管理办法》的具体要求，向项目团队的每一位人员，向分系统承包商明确安全责任，签订安全技术措施，做好安全防护，杜绝各类安全事故。出现重大安全隐患应当及时排除解决。

（二）指导与管理项目执行

项目负责人在指导与管理项目执行时，应采取多种行动，与项目团队及各协同部门管理技术人员反复商讨，细致汇总、分析、梳理相关意见和建议，完成项目合同与技术规格书规定的项目范围中的工作。特别需要注意的包括：

1.管理分派到本项目上的团队成员；

2.取得、管理并使用包括车辆、材料、工具、设备等资源；

3.核实并确认项目可交付成果，构成子系统交付成果的，及时提请并督促矿方进行验收；

4.评估在实施过程中矿方或子系统承包商提出的变更对成本、进度等方面的影响，变更的批准必须得到矿方书面或正式的同意，避免验收中计划财务和审计部门提出异议；

5.建立并管理项目团队内外各种形式的沟通渠道，确保妥善处理可能引起的冲突；

6.收集项目数据并报告进度、技术等状态信息，并及时汇报、执行能改善项目实施的措施。

（三）监控项目工作

采取多元措施加強对信息系统项目建设的监控工作，采取纠正或预防措施控制项目的实施效果。从维护中心利益的战略高度，项目总负责及总协调人应当分析、跟进并监视项目风险，确保及时识别各类风险，报告其状态，督促项目经理按照安全技术措施执行必要的风险应对措施，为项目的安全实施提供支撑。判断是否出现了需要采取纠正及预防措施的迹象，并在必要时向项目实施部门负责人、中心分管负责人汇报并提出合理建议。

二、项目进度管理

项目进度管理主要是为了确保项目按合同约定时间完成。集团内部项目在项目进度上一般具有一定弹性空间。但是贵州区域的项目，特别是有国家财政专项奖补资金的智能机械化自动化改造项目，省能源局、地方政府部门对完成时间是有硬性约束与规定的，这就对项目进度的管理提出了更高的要求。应特别重视以下几个方面：

（一）制定切实可行的进度管理计划

这里的项目进度管理计划可根据项目的规模、难度，灵活制定详细的正式计划或者概括性的非正式计划。针对煤矿信息系统建设项目中经常需要完善工业环网、数据网络、工业电视系统，同时还需要对包括电力、通风、排水、煤流运输等生产子系统的改造，项目活动持续时间长，项目活动所需的材料、人员、设备的种类和数量多的情况，应高度重视对项目持续时间的估算，制作直观的项目进度网络图或甘特图。

（二）加强对进度控制

进度控制主要是为了发现项目实施中对进度计划的偏离，从而可以通过项目例会、推进会，掌控好项目实际进度，及时根据项目实施、建设单位等部门和人员及相关干系人的反馈，预判可能出现的延误，及时发现延误并采取纠正的措施，降低风险。

在实际工作中，煤矿经常会因相关地方政府的检查，相关领导的视察、调研等情况要求暂时停止项目实施或地方政府针对有奖补资金的项目提前安排验收的情况，这将对项目进度产生较大影响，应积极应对上述引起进度变更的因素，采取以下措施。

1.投入更多资源或增加工作时间，以缩短关键活动的工期。实际上，上述情况是经常发生的。针对这种情况，应当建立部门协同的核心技术支持团队，统筹规划，合理的将拥有较高专业技术知识和丰富的现场工作经验的技术骨干纳入进来，可提高反应速度，加快项目进度，减少各类技术困难或施工困难造成的不利影响。通过现场技术支持和以通信、网络为媒介的远程技术支持相结合的方式，能有效降低各类项目成本。

2.在矿方同意的前提下，减小活动范围或降低活动要求。在保证项目涉及的安全生产、经营管理和职工生活服务等信息系统改造建设完成后的安全可靠运行前提下，不影响项目主要目标的实现，征求矿方同意后，确因可不抗因素引起项目工期大幅缩短后，可以适当减小活动范围或降低活动要求。

3.加强质量管理，及时发现问题，减少返工。

4.熟悉煤矿经营管理流程，减少因缺乏了解引起的工期延误。

三、注重项目沟通管理和干系人管理

在集团煤矿信息系统建设项目中，沟通管理和干系人管理尤为重要。沟通管理的出发点和落脚点都是处理人与人之间的关系。在矿井或煤化工企业信息化项目实施过程中，可能会存在系统复杂，管辖权限重叠， 参与人员身份复杂等问题， 这样必然存在着公司、部门、个人之间的利益冲突。如何妥善解决各种利益冲突或其它潜在冲突是沟通管理需要处理的一个重要方面。

目前集团煤矿信息系统建设项目中，为了保证项目的成功，需要协调建设单位业务部门和各子系统厂商，沟通工作的顺畅与否在一定程度决定着项目的进度。在沟通管理和干系人管理中，本文认为中心需要加强以下几个方面：

1.灵活高效的项目汇报制度。项目能够顺利完成，离不开中心和建设单位高层领导的支持和重视。灵活高效的项目汇报制度是得到领导支持重视的良好方式。鉴于能化公司分管部门对所属煤矿的项目管理力度和意愿，应及时向能化分管领导、分管部门、具体负责人汇报项目进展。避免因不符合能化管理部门意见和建议，引起项目变更与延期。在项目推进过程中，遇到重大问题，应根据中心规定，及时向领导汇报实际情况，供中心领导决策。

2.中心应更加注重驻地信息站在沟通管理和干系人管理的作用，建立项目协调人制度。特别是能化范围内跨单位的信息系统联网、生产数据上传、经营管理平台等建设项目中，与能化公司及所属各矿机电、安全生产、计划财务部门及负责人的沟通尤为重要。信息站在日常信息系统的维护、服务中建立起了良好的工作关系，可以起到对项目推进事半功倍的作用。

同时，有效利用并合理安排驻地信息站人员、工具、车辆等各项资源，可以极大的节省项目建设周期和成本，同时为日后可能的信息系统维护做好技术储备工作。

3.中心应完善部门协同下的项目经理制度。项目中遇到的全部问题都需要中心领导协调并不現实，应在项目中配置现场项目经理，负责协调具体的工作细节。确需与驻地能化或矿高层领导协调的，可以请项目协调人负责与建设单位业务部门、能化和中心领导的协调处理。

4.重视干系人管理。煤矿信息系统的管理和使用部门具体负责人对项目实施细节的影响是最具体的，对项目功能实现的要求也是最直观的，应通过详尽的解释，耐心的沟通建立良好的工作关系，这对减少不必要的项目成本是极为有用的。中心应加强对一线项目实施人员在工作礼仪，特别是沟通方式的培训与提醒，减少摩擦，降低阻力。

5.重视中心项目建设人员工作与休假的合理安排。集团煤矿，特别是驻外能化煤矿的位置一般非常偏僻，交通生活设施均比较落后，项目任务繁重，周期长，工期紧张，这对经常需要长期进行项目建设的技术人员身心压力是比较大的，应当建立合理的项目休假制度，做好项目工作的交接，确保项目顺利进行。

四、结束语

本文结合个人工作实践经验，论述探讨中心如何加强对信息系统项目的管理，特别是其中需要重点关注的项目整体管理、项目进度管理、项目沟通管理和干系人管理，并对这四个部分的问题给出了一些切实可行的解决方法与建议。希望通过不断的进行研究、探索、实践，以适应集团日益提高的信息系统项目建设管理要求，更好的为集团信息化事业做出积极贡献。