浅谈公立医院审计档案管理流程和控制

崔雨晴

摘 要：对于审计档案工作而言，其管理质量水平的高低，直接体现了公立医疗机构总体管理能力的强弱。具体来说，在公立医疗机构当中，审计档案工作所涉及的管理流程主要包含以下阶段：一是立档之前的准备阶段，二是归档阶段，三是日常管理和利用阶段。经由剖析与探究得知，审计档案所涉及的质量控制环节的控制节点包含审计准备、审计实施、审计结果形成和立卷归档等四大控制节点。

关键词：审计档案管理；档案管理流程；质量控制

对于公立医疗机构而言，审计档案工作贯穿于所有审计活动的始终。它能够有效记录过去所实施的审计活动中的相关事项及审计情况，因而有着重要的影响和作用。而审计档案产生于各项审计活动当中，它能夠有效记录各类审计工作中的具体情况，如果审计档案的质量较高，那么也能为相关信息使用者提供更好的审计参考结果，便于后期审计工作的顺利实施，并为后期的审计工作提供有益的参考与借鉴。为此，针对公立医疗机构加强审计档案的管理水平，也有着重要的现实意义。

一、公立医疗机构审计档案的特点

对于公立医疗机构而言，其审计档案工作不仅具备一般的审计档案的特性，还有着自身的独特性所在，它主要对医院内部的各项审计活动进行记载与披露。为此，该类档案主要包含以下特性：一是生产领域具备专指性，二是形成时间有着较强的周期性，三是内容构成层面的特定性较为突出，下文将对这几个特性进行深入剖析和阐述。

（一）产生领域的专指性

具体来说，对于公立医疗机构而言，其审计档案工作主要产生于内部的各项审计活动当中。因此，它的产生领域主要局限于医院的内部，这就意味着其和普通的审计档案之间的属性不同，也就是产生领域有着较强的专指性特点。

（二）形成时间的周期性

对于公立医疗机构而言，其审计档案工作的形成时间通常出现在特定的审计活动以后，而它们所形成的时间有着一定的差异性，由此可知该类审计档案和普通的审计档案之间存在一定的差异性，也就是形成时间的层面上具备较强的周期性。例如，公立医院在采购大型设备时会采取招标和投标的活动形式，还有外包服务环节所涉及的采购活动等，该类活动共同构成了公立医院的审计档案。然而，该类活动并非为日常性活动，它通常在特定时间中才会发生，且会受制于资金流等要素带来的影响，另外，此类活动一般会在某个时间段中集中发生。

（三）内容构成的特定性

对于公立医疗机构而言，除了常规性的年度审计档案外，还包含专项的审计档案。具体来说，包含项目的招标与投标、工程决算及离职任职等各项审计档案。而该类档案形式的存在，也表明公立医院中的审计档案和其他类别的审计档案之间有着较大差异性，也就是在内容的构成层面中，其特定性较为凸显。

二、公立医疗机构审计档案管理流程

（一）立档前的准备阶段

对于公立医疗机构来说，在针对审计档案进行立档工作之前，需对相关档案资料进行搜集和整理。

一是确保相关审计工作所形成的资料能够搜集完整，不得遗漏任何相关信息，而在搜集了有关资料以后，还要对其加强筛选与整理，找出有着保存价值与意义的资料予以保管。如果其中涉及没有经过证实准确与否、虚假失真的材料，则不得纳入搜集范畴当中。

二是对审计档案的搜集范畴予以明确化。对于公立医疗机构来说，在审计工作当中，其涉及的内容较多，包含设备采购、人员收编、劳务采购等各项活动在内，均会形成较多与审计相关的材料和信息，因此，必须对收集范畴进行明确化规定与要求。

三是构建完善化的审计档案收集机制。在确立搜集范畴之后，就要对相关的收集制度进行完善与规范。

（二）审计档案的归档阶段

针对审计档案工作采取的归档环节，主要是将搜集完整后的相关档案，在进行梳理与规整之后，交由档案部门进行统一化的保管。而对于公立医院来说，其中针对审计档案所开展的归档工作，会对后续的档案梳理、利用等工作带来直接性影响，为此，必须高度关注归档工作，要做好该环节的工作。具体来说，在进行归档时，工作态度要认真负责，归档后的审计资料要符合相关要求与标准，质量环节需完整，而在公立医院当中，每年所开展的各项审计活动当中，其资料均要完整地搜集与整理，不得遗漏任何材料，另外，也要对经过核实与未经核实的相关材料进行有效分辨，确保归档工作不会出现任何纰漏。

（三）审计档案的利用阶段

对于公立医院来说，如果有关人员需使用审计档案资料，则档案工作者要及时为其提供相关资料，配合其工作需要，这既是档案部理应履行的工作职责，还有助于提升相关工作的管理水平。

对于公立医院来说，其审计档案工作涉及的利用环节，包含直接与间接两种利用形式。前者主要指的是为相关利用者提供档案的原件；后者主要指的是借助审计档案的相关信息与数据，对其加以编辑，而后提供给相关使用者。总体来说，直接利用的形式属于基础性、规模总量较大的利用形式，而间接利用的形式则便于挖掘档案所凸显的潜在价值和作用。

三、公立医疗机构审计档案质量控制

（一）审计准备阶段的质量控制节点

对于公立医院来说，相关审计工作者要对其中涉及的各项审计活动的相关调查材料进行完整搜集。还要带有一定目的性、有重点地对各项材料予以搜集。如在搜集审计材料之际，如果审计方案中明确提及到相关的重要事项，则必须将与该事项相关的资料搜集完整，如此一来，在后期审计工作者对该事项予以审计的过程中，就会降低出错概率。

（二）审计实施阶段的质量控制节点

当审计活动开始以后，必须保障相关审计资料的准确性，假如未能确定审计材料的客观与真实程度，则会对审计活动造成不利影响。如果审计资料失真或者虚假，则不能对该审计活动及其结果进行如实展示。因此，针对审计资料加强真实性等层面的控制力度，除了能够推动该审计工作的顺利实施以外，还能提升审计结果的质量，让审计结论更加真实，并为后期的相关活动提供有益的解决与参考。另外，审计资料包含数据、图文及音像等各类形式，因此，但凡与审计活动相关的资料，均要搜集完整。

（三）审计结果形成阶段的质量控制节点

当审计活动形成一定的结果之后，就要针对该活动的相关资料予以搜集与整理，对其采取立卷的形式构成审计档案，而后进行保管。首先，对于公立医疗机构来说，需查验与核实相关审计活动所形成的资产的有效性，也就是对其真实性、合理性及合规性等进行检验；其次，针对部分需由财会或者审计人员签字盖章的资料，则要确保该类资料是否都进行了盖章，还要对其真实性与合规性进行检查与确认；最后，甄别搜集的各类资料的质量水平，甄选高质量的相关资料，以便对相关审计活动的内容与结果进行简洁明了地展示与披露。

（四）立卷归档阶段的质量控制节点

当审计结果产生以后，就要对相关审计档案进行立卷归档处理。一般来说，审计档案包含立项性、证明性、结论性及其他备查性等四种文件材料，而针对各类档案材料，采取的归档策略也有所差异。一是针对立项性的档案材料，要根据其产生的先后次序、重要程度等指标予以归档处理；二是针对在证明性的档案文件，需在审计方案当中标注重要、次重要等项目内容，按照重要程度来归档该类材料及审计底稿等；三是针对结论性的档案文件，一般根据审计项目本身的重要级别来归档处理；四是针对备查类的档案文件，一般也是根据审计活动的先后次序、重要级别予以归档处理。因此，对于公立医疗机构中的审计活动所形成的资料文件而言，要以它们之间的相互关系为前提予以保管，并按相应的标准与要求来排序，这样才便于后期档案利用环节工作的顺利开展。