大宗物资集中采购的风险管理措施探讨

中国交通物资有限公司 赵鹏

在企业经营管理过程中，采购是非常重要的一个部分，可以进一步加快企业产品的开发，确保企业产品的质量，在企业成本支出当中，采购是非常重要的一个组成部分，与企业的利润回收和经营发展有着直接关联，重视采购管理工作具有非常重要的意义，是我国当前企业管理过程中，需要重点解决的问题。当前我国在采购的过程中，其发展水平和发达国家还有一定的距离，在一定程度上影响了我国的企业快速发展，一定要加快企业采购的发展和创新，通过大宗物资采购等方式加强采购的管理具有非常重要的意义，能够让我国采购工业的管理水平进一步提高。

1 大宗物资集中采购的优势

1.1 利于控制成本

企业在使用大宗集中采购的时候，其采购模式可以让生产时的成本进一步降低，让生产的效率提高。通过大宗物资集中采购的模式，可以让企业在与供应商进行谈判的过程中占据优势，对采购物资的价格进行控制，在采购设备方面也能获得较大的优势，可以让采购设备的资金大幅度降低，让企业的利润提高，与此同时，通过采购设备的效率的提高，企业还可以在大宗物资设备集中采购的过程中，减少一些不必要的环节，控制资金流动的环节，让整个采购的效率提高，保证资源配置的优化。企业在设备统计的过程中，也更为方便快捷，可以通过采购环节的计算，完善相关的采购方案，保证采购预案的合理性和科学性。

1.2 利于塑造良好形象

企业如果想要塑造一个较好的企业形象，在市场竞争日益激烈的条件下，通过大宗物资集中采购的方式，可以让企业更好的对自己的物资和设备的数量进行控制，直接从供应商当中进行大宗物资的采购，对企业的标准化生产具有非常大的帮助，可以对出产过程中的物资使用情况进行准确的计算，保证标准化的生产，另外通过大宗物资集中采购的模式可以在规定、准确的时间内完成采购，让生产时产生的质量问题下降，企业可以通过这种方式树立起一个较好的企业形象。另外利用大宗物资集中采购的方式可以进行公正、公开的采购，在采购的过程中处于监督之下，进行采购权力的使用，防止采购员产生贪污等情况，保证整个企业制度的公正性。

1.3 利于资金利用率提高

伴随当前社会经济发展的进一步加快，一些企业在大宗物资采购的过程中，一定要使用集中采购等方式，利用大宗物资集中采购的方式主要是对供应商进行招标采购，保证对每一个供应商都需要一律平等公开的对供应商采购，在采购的过程中，需要保证价格优惠，另外还需要保证物资的质量符合要求。与此同时，大宗物资在采购的过程中，往往需要准备大量的资金，如果通过分散的采购模式，分散大量的资金，对资金的统一管理也是非常不利的，可能会导致很多的麻烦出现。通过大宗物资集中设采购等方式可以保证统一管理大量采购资金，确保每一笔资金都能高效的使用，避免出现资金浪费等情况，让企业的资金利用率提高。

2 大宗物资集中采购存在的问题

当前各企业在进行物资管理的过程中，主要使用集中采购等方式，获得了较好的效果，在一定程度上强化了企业的效益。然而在进行大宗物资集中采购的过程中，依然出现了很多问题，下面对这些问题进行具体分析和阐述。

首先，各大企业在通过集中采购管理过程中，出现采购集中度不足等情况，主要是因为企业制定的目标和签约集中度之间具有一定的差距。其次，在物资采购的需求以及使用准确度方面有一定的差距，企业在进行集中采购的过程中，实际和预期方面往往具有一定的出入，主要是计划使用的情况和实际使用的情况产生较大差别，无法保证采购和使用能够有效的协同。另外，企业在采购的过程中，人员过少或者人员队伍不健全，无法符合企业采购的正常需要。最后，在采购的过程中，审批的时间比较长，审批的过程中具有较多的环节，导致审计的时间较长，直接影响了采购的效率，采购的过程中无法将集中采购的优势充分的发挥出来。

3 大宗物资集中采购的风险管理措施

3.1 完善风险管理制度，提高风险应对水平

首先，需要进一步完善当前的物资集中采购体制，企业当前的采购体制还无法符合当前企业发展的具体需要，需要与企业的实际需求相结合，有效的分析企业的效益成本，并且和企业的采购情况相结合，强化企业的集中采购，对企业的集中采购目录进行完善。其次，还需要把企业以前通过数量分配为主的管理模式转变，逐步转变为当前以工程投标段和金额为主的方式，能够让管理的效率进一步提高。另外还需要重视奖惩机制的建设，将集中采购管理的方式进行改进，在企业内部设计考核目标的过程中需要保证废弃物资的使用效率提高，在出现物资浪费的过程中，一定要对其进行合理处理，让惩罚的力度加大。最后在制度方面需要对采购的内容进行明确，需要将一些不规范的情况改变，重视各种问题。

3.2 提高标准化管理水平，降低集中采购风险管理

需要进一步强化企业的集中化管理，方便与企业的实际情况相结合，依照采购的具体要求制定相应的采购标准，并且依照采购的制度与模板相结合进行资料的完善。在采购的过程中，需要对采购风险管理的流程进行标准化建设，如果发现制度不完善，需要依照相关标准进行处理，保证逐步完善企业的制度。在管理的过程中，需要使用物料编码标准化的方式进行管理，让企业物资的集中采购得以实现，对企业物资的有效管理进行强化，除了需要对企业的各项物资进行标准化的编码管理外，还需要对企业各项物资的管理进行强化，明确各规格和功能方面，对物料编码的完善，最后还需要加强对企业各项采购行为的强化，避免出现集中采购风险。

3.3 加强信息化管理，增强风险应对能力

首先需要逐步加强和完善当前的信息化系统，加强采购管理模块和库存管理模块的完善，在采购部门管理的时候，需要进一步的信息管理体系进行完善，进一步分析企业的物资使用情况，并且仔细的记录企业各项库存信息收入库的情况，严格的对信息的输出和输入情况进行控制，保证标准化的管理；其次还需要进一步明确当前物资的情况，对物资录入管理系统进行强化，不断完善企业的物资信息，方便让企业的风险应对能力提高，合理的使用库存系统；最后企业在管理过程中需要进一步提交采购需求，对管理水平的进行合理化，使用标准化的采购模式，完善采购信息，方便企业的信息管理水平提高。

3.4 加强风险人员管理，降低风险发生的主观因素

首先需要进一步调整和管理各部门风险管控人员，保证人员配置的合理性；其次需要将一些复杂的事物向技术较高的员工转交，将一些简单的事项转交给专业能力不强的员工，方便让管理部门的人员效率提高。

3.5 提高综合管理水平，降低集中风险发生的概率

首先，需要对大宗物资集中采购管理的形式进行了解，方便进行一体化的配送服务，控制物流成本，让采购的时间减少，对物流管理水平进行提升，保证企业的采购效率和物流管理效率；其次，需要深入的分析企业的物资管理水平，对物资的管理能力进行强化，保证检测过程中的管控能力，确保物资管理过程中的精细化管理，依照相关的要求进行操作，让企业采购成本下降，提升采购质量。

3.6 加强闭环管理

当前在进行大宗物资采购的过程中，主要的操作模式是采购部门，将相关的采购业务向大宗物资采购小组提交，大宗物资采购小组进行合同的签订，并且实施合同。没有重视付款结算以及合同执行的监管工作，没有有效的管理相关的计划，所以一定要重视全过程的监控管理采购计划和付款的全部环节，从源头上来对大宗物资采购的范畴进行识别。在此过程中重视大宗物资采购执行效果的监控以及审查付款结算流程，让大宗物资采购在管理方面由原来的被动接受逐步转变为主动执行，形成一套一体化的闭环管理体系。

3.7 加强降本增效激励机制

大宗物资采购的过程中，重要的方式是集体谈判并进行决策。在此过程中，采购小组是履行集体谈判职能的重要单位，然而，该组成员由于谈判降价无激励，本职工作任务重等原因，在此过程中没有积极性，所以一定要采取降本增效激励措施，强化大宗物资采购谈判工作小组的积极性。如果在谈判的过程中能够降低采购成本，可以在此过程中给予一定的精神奖励或者物质奖励，让相关人员的积极性提高，帮助企业更好的降本增效。

4 结语

企业在采购管理的过程中，一定要有效的分析企业的采购成本和采购效率，方便企业在大宗物资集中化管理的时候，控制采购风险，提高采购效率，为企业的快速稳定发展打下坚实的基础。