基层单位档案管理中存在的问题及对策

李燕华

山东德州齐河县齐河公路局 山东 德州 251100

引言

档案管理是非常重要的基础性服务工作,是单位日常工作中重要的组成部分。做好档案管理工作,可以更好地为日常工作提供支持,甚至成为解决历史遗留问题的重要依据和有力保障。在当前形势下,应对工作开展过程中的问题和不足进行深入分析,提出科学有效的改进策略,切实提升基层单位档案管理工作水平。

1 加强基层单位档案管理的重要性

作为基层单位的领导和管理人员,都应该密切跟进档案信息管理的现代化发展进程,探寻新型的管理方式和工作方法,逐步建设和培养一支管理能力强、综合素质水平较高的管理人员队伍。同时还要确立相应的管理制度,规范档案信息搜集、整理和归档等重要基础性工作的关键程序和流程,依靠完善的规章制度来规范工作人员的行为,合理解决当前档案信息管理过程中出现的各类不足和问题,为基层单位的良好发展提供信息支持和强大助力。

2 基层档案管理工作中存在问题

2.1 档案管理人员的意识不强,工作效率较低 在进行基层档案管理的过程当中存在着各种问题：第一,档案管理人员意识不强,自我工作效率较低。在发展的过程当中,基层管理人员存在着很多问题,其中由于档案管理人员自己的意识不强,直接影响了自我工作的时间。这样做不但影响着档案事业单位工作的正常进展,也影响着自身的发展。

2.2 缺乏完善的档案管理工作 由于公路部门领导和职工对档案管理工作的忽视,没有积极开展档案专业教育培训工作,没有投入物力财力研发档案管理系统,导致档案工作人员缺乏足够的档案管理知识,档案资料无法在日常工作中收集整理,降低档案管理工作的时效性,甚至出现档案保存丢失等情况。由于缺少先进的办公自动化档案管理技术与理念,公路部门档案管理工作跟不上时代步伐。在计算机技术的广泛应用下,电子档案逐渐代替了纸质档案,没有纳入电子文档统一收集管理,造成技术档案的流失更是惨痛的教训。

2.3 档案记录不规范 公路档案管理工作用到的工程用表是最常见的记录模板。工程用表是按照国家规定的方式制作的,它是围绕着公路质量在公路施工时记录的最原始数据信息。但在实际过程中不同地区填写的工程用表方式也不尽相同,这样就存在理解上的区别和工作管理中出现的问题,从而导致公路档案资料录入不规范。主要表现在几个方面：一是档案管理工程用表设计不规范,工程用表格式存在差异,不方便查阅；二是档案记录填写并没有做出明确而细致的说明,工程用表的填写很是随意,且内容重复；三是我国现在的工程规范标准老化,很多新的公路施工技术根本体现不出来,因此往往不能满足现代的公路施工要求。

3 解决基层档案管理工作问题的有效对策

3.1 融入现代化的管理控制意识,强化档案管理工作的重要性 为了进一步加强档案管理工作,融入现代化的管控方式,应该强化工作的重要作用,这是一种有效的方法。经过现代化技术的使用和控制,将自我工作制度进行完善,严格要求工作人员按制度进行管理,强化档案管理的作用,这样做可以给人们带来良好的工作范围,可以有效提升档案管理人员自我工作方式以及效率。

3.2 促进公路档案管理现代化建设水平 第一,建立公路档案管理信息数据库。在公路管理工作中建立先进的信息数据库,不断拓展信息渠道,提供更快捷、更高效的信息服务。第二,提升公路档案管理综合水平,在档案管理中实现电子档案信息化的形式借阅,保证档案原件的完整性。

3.3 建立信息化管理 以多媒体技术应用为主体的现代化管理模式已经得到广泛应用。在信息化发展的过程中,公路档案的载体发生了巨大的变化,由原来以纸质档案为主发展成为纸质与磁盘、光盘等新型载体共存的局面,特别是缩微技术、扫描技术的广泛应用,极大地增加了档案的信息存储量,而且利用速度快,具有直观性、选择性、易操作性。公路档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势,这就对档案管理工作提出了新的要求。档案管理信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,使其有更多时间和精力去研究档案工作的规律,不断改善档案管理水平。更重要的是,档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段,为政府提供决策依据,为大众提供各项服务。

3.4 更新观念,提高效率 想要不断提高基层档案的管理效率,就需要先提高单位相关人员的档案管理意识。作为档案管理工作顺利进行的前提和基础,必须加强宣传推广相关档案法律、法规和各种管理制度,使得单位人员认识到档案是单位发展的前进基石,是不能再生和替换的重要信息资源,是基层单位的极其宝贵的财富。逐渐让基层单位明确认识到对档案进行管理是每个职工应尽的责任和义务,让其充分认识到档案管理的重要性,解决档案管理工作过程中的各种疑难问题,为档案的管理提供一个良好的环境。档案管理人员的高素质是保证档案管理工作顺利进行的关键,能有效提高档案管理的工作质量和工作效率。对此,相关的基层单位一定要定期的组织档案管理人员进行专业的档案知识培训,逐渐的提高其专业水平,从而有效保障各项档案工作的顺利进行。对于培训的内容还要进行定期考核,并为考核成绩优异和进步较大的档案管理人员提供一定的物质奖励,这样还能在一定的程度上提高档案管理人员的学习积极性。并且还要提高档案管理人员的思想认知水平,让其对自身的专业技术能力有一定的认识,对于工作中的不足和缺点进行不断的学习和改善,逐渐熟悉适应现代化档案管理的各个工作环节,慢慢掌握科学规范的档案管理规则和方法,在不知不觉的过程当中提高工作效率和基层档案的管理质量。

3.5 抓归档材料收集整理 档案材料收集整理,应该组织专业人员对事业单位的档案管理进行全面调查,减少因不良因素而产生的材料重复以及无效材料的出现。专业档案管理人员应该采取正确的查缺补漏的形式,对材料进行统一的整理和处理,同一类别的档案应该按照同一类别的方式进行排列,这样做能够保证档案材料的完整和准确无误性。

结语

综上所述,公路档案管理工作对公路行业的发展具有十分重要的作用,但在现实的工作中还存在诸多问题,为了让公路档案管理得到完善,让公路事业进一步发展,就需要不断学习先进的管理方法与技术规范,将公路档案管理和公路建设结合起来,采用最先进的管理方式,实现档案管理与公路事业的同步发展。