人民法院智慧档案室的探究与实践

丁慧娟

江苏省淮安市淮安区人民法院 江苏 淮安 223200

1 引言

法院在进行案件审理的过程中会形成各种各样的有价值的庭审材料，这是重要的资源，以诉讼档案为例，其不仅是审判和执法活动的真实记录，也是追溯法院审判历史的重要依据，是避免出现冤假错案而难以查证的重要资料，随着社会现代化建设程度越来越高，目前我们已经进入了信息化建设时代，司法体系的现代化必须要和信息技术相融合，提高相关工作的智能化信息建设，其中建设智慧档案馆就是一个重点项目，在提高法院档案管理效率，缓解档多人少问题方面能够发挥重大作用。

2 智慧档案室概念

所谓的“智慧档案”本质上是一种全新的档案管理模式，实现全数字内容和全流程的控制，其最方便之处在于大大减少了人工的参与，实现档案管理智能化、信息化。和传统的档案管理模式相比，智慧档案主要以云端应用为主，借助云计算和大数据分析技术进行档案管理。

法院进行智慧档案室的建设主要有三方面原因，首先是信息化建设能够提高档案管理效率，缓解目前这种档多人少的处境；其次是法院以诉讼档案居多，它是法院的重要资源，具有重要管理价值；再就是司法公开包括诉讼档案的公开，这也是未来一段时间法院信息化的发展趋势，要提前为审批流程的信息的公开做好铺垫。

3 法院智慧档案室的实施

3.1 提高电子档案智能收集和管理 现在法院的信息化建设速度突飞猛进，目前基于网络的案件审批系统化建设已经成为司法领域的一项重点工作，三种不同的诉讼档案有庭审纪实、纸质档案数字化复本和电子档案都需要纳入档案管理的体系之中，对外审阅的时候提供纸质档案数字化复本，对内则可以提供基于三种的档案，以上三种档案的备份和保存都可和全国法院档案管理中心进行同步共享和建设。

3.2 做好纸质档案的智能化安全存储工作 (1)实现法院档案出入库流程的智慧化建设。在归入新档案的时候应该提前对档案的类型和保密等级、保管期限等进行明确，做好编目，通过移动终端处理器为其编上电子化标签，生成的电子标签数据传送到中心数据库当中，随时准备好被其他档案需求部门调用；(2)实现档案查询的智慧化。查询有关的档案的时候，档案管理人员要先在管理子系统中找到档案的项目编号，发出出库指令，根据编号找到存储位置；管理员发出出库指令，经过档案的出库口，其阅读器能够自动识别档案信息然后反馈给管理员，经过二次确认之后再予以出库，系统在此过程之中能够记录下所有的信息，如果反馈的信息和查询信息不一致的，监控模块会发出警报并拒绝调出档案。(3)实现档案库房盘点流程的智慧化。系统从档案信息管理模块的查询子系统中发出盘点命令，阅读器马上对档案进行数据读取和信息收集，自动将收集的信息和中心数据库的备注进行核对，无法核对成功的由档案管理人员进行人工复核，修改系统信息或者现场信息，进而完成整个档案盘点工作。(4)实现诉讼档案安全管理的智慧化。诉讼档案的安全包括保证档案不会被丢失或者档案内容被非法篡改，所以应该建立基于安全管理的智慧系统，尤其是设置档案访问等级，记录好每一次的档案借阅人员和查阅时间，避免档案被损毁或者被复制盗窃；(5)实心各种类型档案的智慧化科学管理。作为法院开展司法工作的重点，诉讼档案有文书档案、照片、会计和声像等类型，要实现对各类档案的信息管理和咨询，实现各类档案借阅管理，实现对档案的集成化、系统管理。

4 法院智慧档案室的发展方向

这几年，关于建立智慧档案室的专利发明数量越来越多，说明有更多的人关注到这一工作领域当中，如这些年各地政府大力推行智慧档案馆的建设，为推动法院实现档案管理智慧化提供了政策支持，未来将会发展的更加成熟和完善。

未来，法院智慧档案室将会朝着更加实用、高效的方向迈进，进一步发挥档案管理的资源整合作用，具体来说。第一，实现法院档案的全流程、多元化的管理需求，在现有的纸质档案管理基础之上，加强信息化的顶层设计，将审判过程当中直接产生的电子档案和形成录音录像、照片等庭审纪实材料合并保存起来；第二，构建“三位一体”的信息化智能管理平台，借助大数据分析技术、互联网技术以及目前新兴的区块链技术等实时追踪案件发展的每一步，精确管理纸质案件材料的跨院流转，实现立案侦查、审判执行的业务全覆盖，所有工作的最终目标都是为了建设法院的智慧档案馆，以此为基础逐步推进建设智慧发言，实现档案存储数字化、管理智能化和使用移动化，为推进司法公正公开做贡献，真正的建立起方便案件当事人利用档案的档案管理体系，更好的为人民提供服务。

5 结语

推进司法体系现代化建设不仅是要推动其审判方面的工作现代化，同时也要做好法院其他方面的管理工作，其中档案管理工作就是其中之一。鉴于目前法院档案管理工作中存在的档多人少和分散管理的情况，进行智慧档案馆的建设确实是一个不错的选择，其不仅能够提高法院的档案管理效率，同时还能够节省大量的人力物力，为更好为人民服务做出贡献。