婚姻登记档案信息化管理的研究探讨

李小毅

摘 要：伴随经济社会环境的变迁，我国婚姻法律制度的不断完善，婚姻登记材料、登记信息显得尤为重要，具有难以估量的信息参考价值以及信息使用价值。现代化数字信息技术的发展，改变了传统档案管理机制、管理内容以及管理方法，对婚姻登记档案管理工作提出了新的建设要求，智能化管理、信息化管理和数字化管理成为一种管理趋势。本文主要探讨婚姻登记档案与现代化数字信息技术的融合方式以及融合路径，希望能够为婚姻登记机关相关工作部门提供理论借鉴，推动婚姻档案管理工作走向现代化、信息化和科学化。

关键词：信息化；婚姻登记；管理；数字化

1 婚姻登记档案信息化管理的概念和特点

1.1 婚姻登记档案信息化管理的概念

婚姻登记档案信息化管理主要是指档案管理人员利用档案管理系统、现代数字化信息技术、计算机以及互联网等软硬件设施对婚姻登记档案进行管理的一种新型模式[1]。在信息科技时代，信息科技对各行各业产生了长久、深远的影响，改变了社会个体的工作思维和工作方式，加快了行业变革以及产业变革。具体到婚姻登记档案管理领域，数字化信息技术的应用，意味着信息资源的载体不再局限于传统的纸质形式，而是表现为数字化、电子化的形式，缩短了婚姻登记档案管理的许多中间环节，减少了婚姻登记机关在档案管理领域的人力、物力和财力开支。

1.2 婚姻登记档案信息化管理的特点

相较于传统的婚姻登记档案管理模式，信息化管理具有以下特点：第一，技术性。婚姻登记档案信息化管理的核心是数字化信息技术。档案管理人员需要通过数字化信息技术对婚姻登记档案进行数字化处理，并将数字档案上传至计算机终端或者互联网终端，有效提升管理效能。第二，智能性。婚姻登记档案归口管理人员在档案管理系统上对婚姻登记档案进行归档、利用，可以缩短不必要的中间管理环节，实现“一站式”管理和“智能化”管理。第三，网络性。婚姻登记档案管理人员可以通过互联网终端来搜集相关的档案材料，确保婚姻登记档案的完整性，也可以通过互联网终端来传输相关的档案信息资源，实现婚姻登记档案资源利用效率的最大化。第四，成本节约性。虽然婚姻登记档案信息化管理在前期的投入较大，但是在后期则可以取得较为显著的成绩。婚姻登记机关前期主要是将档案经费花费在计算机采购、档案管理系统采购、数字化信息技术采购等软硬件设施采购层面，后期则主要是将经费花费在技术维修更新层面。同时，由于工作人员档案管理压力得以缩减，许多手工操作被电子化系统所代替，这就意味着婚姻登记机关能够节约在人力资源管理领域的成本。

2 婚姻登记档案信息化管理的方法

2.1 规范性管理方法

信息化环境中，婚姻登记档案中的信息资源以数据化的形式呈现，为了实现对婚姻登记档案的分类管理与统一管理，婚姻登记机关应当明确数字化档案的格式标准以及管理标准。一是明确数字化档案的格式标准，根据图片档案、声像档案、视频档案、文字档案的特点，规定不同的格式标准。例如，对于文字档案，可以采用PDF格式，保证档案清晰度的同时，防止档案被无意中更改。对于图片档案，则可以采用jpg格式，确保图片清晰度的同时，减少图片档案所占用的计算机空间。二是明確管理标准，细化婚姻登记档案的各个管理流程，实现人岗匹配，加快责任落实。同时，明确管理标准可以更好地发现婚姻登记档案信息化管理过车中存在的问题并加以改进，

2.2 科学化管理方法

信息化环境中，婚姻登记档案管理人员要提升对各种软硬设施的熟悉程度，了解每一种软硬件设施的性能后，根据软硬件设施的特点，综合利用多种软硬件设施，实现档案管理科学化[2]。一方面，婚姻登记档案管理人员要熟练的操控电子扫描仪、复印打印一体机、计算机以及档案管理系统，把好档案管理工作每一个环节的质量建设，全面提升单位整体管理水平。另一方面，婚姻登记档案管理人员要充分发挥创造意识，创造性的使用区块链、数据库、云计算、云储存、大数据等数字化信息技术，寻找信息技术与婚姻登记档案管理工作的契合点，推动档案管理工作优化升级。

3 婚姻登记档案信息化管理的创新

3.1 充分利用云储存技术，构建婚姻登记档案共享机制

现阶段，我国正在大力开展国家政务信息化工作。为此，婚姻登记机关可以加强与档案馆、人民法院、社区、公安户籍管理部门的联系，共同搭建婚姻登记档案共享机制，实现互利共赢。例如，公安户籍管理部门关于男女双方的户籍信息、人民法院对婚姻诉讼案件作出的相关判决、社区对于男女双方基本情况等信息资源都可以成为可供共享的数据资源。第一，婚姻登记机关以及其他单位通过购买相关的云储存终端，将相关的信息资料上传至云储存终端。第二，各个单位根据本单位档案管理工作需要，在云储存终端上下载相关的信息资源，进而丰富本单位婚姻登记档案内容。通过信息资源的整合利用，可以充分发挥婚姻登记信息的最大价值，切实满足各个单位对于不同类型婚姻登记信息的需求，打造跨部门档案共享机制，确保最大的效益和最高的效率。

3.2 创新便民查询服务，彰显婚姻登记档案的功能

男女双方对于与本人婚姻相关的婚姻登记信息具有查询权和了解权。从高效便民的视角来看，婚姻登记机关可以延伸档案服务领域，为档案需求主体提供更为准确、及时的档案检索服务以及档案查询服务。为此，婚姻登记机关可以在微信终端开发“档案查询公众号”平台，通过平台与单位内部档案管理系统的互通有无，实现信息资源的实时更新、实时下载以及实时查阅。档案需求主体只需要填写相关的身份证明信息，就可以被微信公众号上的系统所识别，进而在公众号平台上查询到自身相关信息。

3.3 以数字化信息技术为基础，加强婚姻登记档案保密工作

婚姻登记档案具有很强的隐私性，档案内容很多个人基本情况以及家庭信息都属于个人隐私的范畴，受到我国法律的保护。婚姻登记机关作为婚姻登记档案的管理机关，在开展信息化建设工作过程中，有必要将数字化信息技术融入到婚姻登记档案保密工作的各个环节，确保相关主体的隐私不会被不法份子所窃取、泄露。为此，婚姻登记机关可以利用物联网技术，在单位内部实现封闭化的内网管理，确保信息资源以及档案流动的稳定性和安全性，防止被外来病毒程序所攻击。除此之外，婚姻登记机关可以建立“内外有别”的网络安全机制，通过内网对内部档案资源进行管理的同时，利用互联网来实现外部档案传输。在互联网环境中传输信息资源以及档案时，需要通过访问权限、数字水印以及文件加密技术来进一步增强婚姻登记档案管理工作的安全性。

4 结束语

近些年来，大量地区婚姻登记机关逐步将数字化信息技术应用到档案管理领域，一定程度上降低了工作人员的工作负担，增强了婚姻登记档案管理工作的实效性。然而，现代化数字信息技术在我国档案管理领域的应用时间不长，加之缺乏实践模型和理论参考，使得数字化信息技术应有的价值没有得到完全发挥，制约了婚姻登记档案信息化管理工作的可持续发展，影响了婚姻登记机关的整体工作质量。要实现婚姻登记档案信息化管理，不仅需要优化档案管理的软硬件设施，更需要提升婚姻登记档案管理人员业务能力，引进新型数字化新型技术。未来区块链技术、数据库技术、档案微缩技术的进一步发展，势必会进一步激起档案管理领域的变革。为此，婚姻登记机关必须要适时调整工作方向和工作重点，迎接新时期的挑战与机遇。

参考文献

[1]于淼.怎样提升婚姻登记档案管理工作水平[J].办公室业务，2018（13）：103.

[2]尤维娜.完善婚姻档案管理的思考[J].人力资源管理，2017（05）：301.