大数据时代人事档案管理工作探讨

邹娅凌

摘 要：在大数据时代背景下，人事档案信息管理逐渐向智能化与数据化方向发展，让这些信息资源得到更好的开发与利用，促进人事档案管理工作更加科学、准确、高效率进行开展。为此，本文通过分析人事档案对高校发展的意义及高校人事档案管理的现状，提出了加强我国高校人事档案管理信息化建设的策略，以提升我国高校人事档案的信息化建设水平。

关键词：人事档案；高校；大数据；信息化建设；策略

人事档案作为我国人事管理的重要部分，其包含的个人身份信息、家庭背景信息和学历信息等对于人事管理和人才资源配置有着重要意义，应用于薪资、社保与组织关系等可作为直接参考信息，具备相当的法律证明效用。在个体的职业生涯中，人事档案是升职、评职称的重要资料。对于高校来说，做好人事档案管理工作，才能让人事管理决策更加科学准确，高校的人才队伍发展才拥有稳固的基础。

1 高校人事档案管理系统建设必要性

1.1 科技发展的必然趋势

现阶段，信息技术快速发展，各行各业的发展和管理都不开先进技术和设备的支持。目前，信息化管理已经渗透到各项社会管理工作中，在人力资源管理方面也逐渐深入，人事档案作为人力资源管理的一部分，对于人力资源管理效益具有较大影响。随着科技的进一步发展，人力资源管理工作理念和方法的不断转变，高校的人事档案管理工作也将逐渐走向信息化、数字化，这是科技发展的必然结果。

1.2 提升人事档案管理效益的要求

高校的人事档案管理，不仅是为了完善相关人事的个人信息，帮助学校做好人力资源管理和配置工作，其中还有很多涉及到国家利益的部分，例如，教师退休社保问题，需要有完善的社保缴费记录，需要教师的从业年限计算等，这些都需要结合教师的个人档案记载来计算，而为了谋取利益，一些教师会利用职务之便，进行个人档案的修改，这就违背了人事档案管理的初衷，导致不实情况的存在，损害国家利益，因此，加强学校人事档案的管理系统建设，对于确保信息安全和有效具有很大的必要性。

2 我国高校人事档案管理存在的问题

2.1 缺乏信息化管理意识，管理模式单一

大数据时代信息化进程不断加快，但我国高校人事档案还未全面普及信息化管理，档案管理人员缺乏信息化管理意识和先进的管理模式。当前许多高校的人事档案管理依旧为没有改变传统的管理方式，没有跟随时代的进步运用现代化的信息技术，导致管理效率迟迟未能提升，在管理的经济性和科学性上没有有效改善。管理方法上使用的依然是手动检索，耗费人力物力和时间，效率极低。部分高校已经尝试了使用档案管理的信息化建设，但是没有配置足够的硬件设施，还是难以脱离传统的管理模式，无法达到信息资源的共享，检索不具有时效性，档案依旧以实体为主缺乏数字化建设，使得高校人事档案管理工作不能从根本上得到优化管理。

2.2 档案硬件设施落后，人员数量不足

要想加强高校人事档案管理的信息化建设，就要投入资金和人力。但是当前高校没有重视档案管理的信息化建设，缺乏资金和人员的投入，导致档案管理的信息化建设严重滞后。许多高校使用的管理系统是自身研发的管理软件，技术缺乏统一的标准，功能不完善，仅仅能够实现信息登记和编辑等简单功能的信息化，系统存储量小，提供的服务范围狭窄，无法体现人事档案管理对人才管理的重要意义，难以满足大数据时代对信息管理的高要求。

2.3 缺乏信息安全意识，容易造成信息泄露

当前我国部分高校管理人员的信息安全意识淡薄，在使用信息的过程中容易造成信息丢失。采取信息化手段则能提升信息管理的效率，简化管理流程，为档案管理创造多方面的便捷，为高校人事变动提供可靠的保障。人事档案对保密性有很高的要求，如果忽视信息管理的安全性导致信息泄露，可能会发生严重的信息安全事故甚至违法行为。

3 我国高校人事档案管理信息化建设的策略

3.1 构建数据库，创新人事档案管理意识

大数据时代下，高校要树立大数据的工作思维，将建立数据库作为管理工作的内容之一，积极构建有效的人事档案系统，就必须要重视干部人事档案材料的收集报送工作；要切实履职尽责，扎实抓好干部人事档案工作；管档单位要进一步强化责任意识，提升档案规范管理水平，确保干部人事档案工作全面完善。为进一步规范该项工作，高校要以大数据为背景，积极创新学校的干部档案审核专项整治工作，建立健全从严管理干部档案的长效机制，认真推行干部档案数字化工作，开拓干部人事档案工作新局面。干部人事档案数字化后，根据办事人员的不同需求，根据干部级别确定干部档案事务管理中心权限，提供档案接收、转出、借阅、查阅、打印材料等多项服务，大多数服务通过数字化系统操作完成，极大地提升工作效率。此外，数字化后的档案标注区某高校特殊水印，有效杜绝档案“微整形”等情况出现。要注重及时的查漏补缺，补充材料规范。

3.2 加大经费投资，完善信息化管理配置

大数据背景下，高校的人事档案管理系统建设需要学校不断强化统筹协调，确保经费到位。根据干部人事档案数字化建设需求，着力做好经费保障、软硬件设备购置等前期准备工作。积极协调有关部门申请数字化档案建设资金，为档案数字化建设整体协调推进提供有力的物质保障。针对设备陈旧问题，加大投入力度。传统人事档案管理存在人事档案信息查询比较烦琐，按条件查询动辄就需要几个小时，甚至几天，效率非常低下。对此，高校要加大建设投资，配齐配强档案股软硬件设备：硬件方面，配备服务器、计算机、高清扫描仪、平板扫描仪、打印机等，软件方面，投入使用人事档案管理信息系统软件，构建档案信息系统局域网，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。通过使用数字档案，减少甚至基本停用纸质档案频率，节约工作人员查阅纸质档案的时间，降低存档人员的等待时间，缓解工作人员与存档人员之间的矛盾，服务质量明显提高。

3.3 树立“大数据”思维，提升管理规范性

“大数据”时代，高校要树立大数据思维，重视学校人事档案管理系统建设，从严管理人事档案，坚持以问题为导向，在认真总结分析以往传统档案管理中存在弊端的基础上，大力推进人事档案信息化建设，破解人事档案在硬件建设、應用系统建设、数据库建设、局域网站建设和人才培养等方面的难题，在实现人事档案管理的规范化、科学化方面取得较大进展。目前，建立完善的档案目录数据库。高校人事档案管理人员要及时录入存档人个人基本信息，建立起信息库，同时对档案资料不齐全、不规范的，采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范，保证人事档案真实、准确、完整和规范，对所有补充和规范的材料，注明经办人、办理时间并加盖组织人事部门公章，科学确认干部人事档案，建立干部档案变更可追溯制度。

4 结语

在大数据时代背景下，我国高校人事档案管理在许多方面有待完善，面临新时代的高要求和新压力，要不断加强高校人事档案管理的信息化建设，实现信息资源的高效利用，创新管理模式，加强档案管理人员的素质建设和技术培训，全面服务于档案管理信息化建设，从而为高校的人事调整提供可靠的保障，充分发挥高校人才培养和优势，促进高校综合实力的提升，为社会的发展和科技的进步作出贡献。

参考文献

[1]杜昀蕙.大数据下高校人事档案信息化建设的新思考[J].企业改革与管理，2018（04）：95-96.

[2]连妍.基于大数据的高校人事管理信息化建设研究[J].统计与管理，2017（12）：179-180.