中职学校档案管理问题的思考及探讨

刘萍萍

摘 要：笔者通过中职学校档案管理工作的现状，思考在档案管理工作中造成此现状的原因，并提出了通过提高学校领导对档案管理工作的重视度及相关部门人员对档案工作的配合度、建立并完善细化具有可操作性的档案管理工作制度、重视加强档案管理信息化建设，以此全面提升档案管理的效率及工作质量。

关键词：中职学校；档案管理；问题探讨

1 档案管理工作的意义及作用

中职学校的主要工作是招生就业以及提高教育教学质量，档案管理工作不像教学工作一样与学生和教师们直接相关，很多人容易忽视其重要性。但档案代表一个单位的历史，对单位的未来也有重要的借鉴作用，是一种非常宝贵的信息资料，应当给予重视。档案工作人员通过对学校档案进行整理分类及保存，既可以满足上级单位的审计和检查要求，又能够满足本单位职工的查询和参考需求，所以档案管理工作对一个单位来说是具有重要意义的。

2 档案管理的现状及存在的问题

2.1 学校领导对档案工作重视度低，相关部门工作人员配合度不够

中职学校领导对档案管理工作不够重视，主要有两方面原因。第一，档案管理工作无法直接为学校带来经济效益。第二，近几年来中职学校的招生工作不容乐观，学校领导会把更多的时间精力用于提高招生率及提升教育质量方面。另外，相关部门工作人员对档案工作的配合度也不高。档案资料的收集涉及学校很多部门，需要各部门配合，但很多部门工作人员没有树立良好的归档意识，认为档案工作只是档案室的事，是档案管理员的事，与自己无关。他们没有意识到自己平时的工作就是档案形成和收集的渠道，没有把自己的日常工作与档案工作结合起来。很多部门工作人员平时对于自己做过的重要工作没有注意保管原始材料，也沒有收集存档的好习惯，所以不能为档案管理提供便利和支持。因为这些原因，有些重要的档案材料没有及时归档，很有可能随着时间的流逝和部门工作人员的改变造成档案资料丢失，这给档案管理工作造成了极大的困难，也不利于档案的有序及规范管理。说到底，就是因为这些人没有良好的档案意识，不理解档案工作造成的。校领导对档案工作的重视程度低和相关部门工作人员对档案工作的配合度低，容易使档案工作越来越边缘化。

2.2 档案管理制度流于形式，缺少细化及可操作性强的制度设计

很多单位都有档案管理制度，但是很多制度流于形式，可操作性并不强。第一，由于很多部门及工作人员对档案管理工作不理解，认为档案工作与自己无关，不会认真阅读管理制度并配合实施，使管理制度成了摆设。第二，由于档案管理人员的工作经验的现有知识的限制及对单位了解程度的影响，缺少对制度可行性及适度性进行深入研究，在制度设计方面的确也还有很多需要提高和完善的地方。好的制度设计需要一定时间的工作实践和理论知识相结合，将档案管理知识运用到学校的具体工作中，具体问题具体分析，才能制定出细化及可操作性强的管理制度。第三，很多校领导把档案工作想得很简单，对档案工作也缺乏了解，没有意识到实际上规范的档案工作不仅繁重而且还很复杂，也没有关心和依据现实情况的变化，及时的推动和促进档案工作制度的细化，也没有对提高可操作性方面的制度完善给予相关的支持。例如，很多制度没有针对本系列材料的具体归档时间及归档范围进行符合本单位具体情况的严格界定，那么就容易造成两种结果。有的是应该在某一具体时间统一移交的工作资料，相关部门未按规定移交。他们觉得这些材料我不需要了，也不想存放在部门里占用空间，等不到年底一次性移交，就完成某项工作任务后立即移交，增加了移交的工作量。有的是跨年产生的项目资料，项目完成后应该全部移交，但部门却为了方便查找及使用，不主动上交档案室。需要档案管理员几次三番催交，造成档案资料归档不规范、不及时。倘若档案管理制度中对各种不同档案资料的归档范围及归档时间不够细致明确，则会导致应当归档的档案资料归档不全面，甚至遗失。而不应该被归档的资料却可能存在某些档案资料之中，占用人力资源和空间资源。档案管理制度流于形式，缺少细化及可操作性强的制度设计，会影响档案管理工作的规范和效率，也影响档案资料的完整及价值。

2.3 档案工作的信息化程度较低

随着社会信息技术的发展，越来越多的行业管理都离不开信息化技术的支持。虽然现在很多办公软件越来越好，但档案管理的信息化还很落后。由于档案信息化建设的投入资金较大，所以学校既没有充足的资金购买专业的档案管理软件、也没有专业的技术人员提供技术支撑，更没有资金配置完善的网络化设备，这些都导致了档案管理工作信息化程度不足。在前期的归档整理过程中，很多档案室没有专业的档案管理软件进行分类索引，需要档案工作人员通过大量的手工劳动来对档案进行逐个排序编码编目，很大程度上降低了档案整理的工作效率；在后期的档案借阅及档案使用的过程中，没有专业软件的支持，也需要通过手工进行检索和查找；造成档案查找率低下，磨损率提高。

3 完善档案管理工作的对策

3.1 提高校领导对档案工作的重视度及相关部门工作人员的配合度

想要提高校领导对档案工作重视度及相关部门工作人员的配合度，就要首先树立起学校领导及相关部门工作人员的档案意识。校领导要主动自觉地维护档案管理工作的秩序，促进档案管理工作发展。例如在校内请专业的档案管理工作名人到学校进行演讲和宣传，让更多的人理解档案工作的价值及重要性，档案的收集过程和操作规范，而且还要了解自己在日常工作中要如何配合档案管理人员工作。首先弄明白档案工作的意义，其次对于档案管理工作的配合度要列入各部门负责人的日常工作考核，积极调动各部门力量在学校内部形成良好的档案管理氛围。同时校领导应当重视并组织档案管理工作人员积极参与继续教育培训，学习新的专业的档案管理知识，与时俱进，及时了解国家对于档案工作的最新规范，并鼓励将理论知识与实践相结合，结合本单位实际将理论知识运用于工作，给档案管理人员参加培训学习以大力支持，充分激发他们的工作热情，使档案管理更规范有序。

3.2 建立并完善细化具有可操作性的、全面的档案管理工作制度

档案管理工作制度是档案管理工作的基础，也是重要的理论依据。制度设计不仅要全面，还需要对制度的可行性和适度性进行研究，使档案工作制度具有可操作性。第一，档案管理制度要结合本单位工作实际，突出本单位的管理工作特色。因為制度建立是为单位的具体管理工作服务，光有理论或是流于形式意义都不大，要理论结合实际，才能做到有理可依，有据可查。第二，要注意制定的或修改完善的档案管理制度必须具有简明性与实用性，人人都能看懂，并且具有很强的可操作性，便于职工参照执行。三是在实施档案管理工作制度是要赏罚分明，调动员工的积极性和主动性。对配合归档工作做得好的职工要给予奖励，对不遵守档案工作制度，甚至遗失档案的行为给予惩罚，保持工作制度的严肃性和权威性，让职工们都重视并积极配合档案管理工作。对于档案的查阅也要按规范进行，注意档案资料的保密性和完整性。学校领导还需要积极关注档案管理工作制度的执行情况，在发现问题时注意及时调整和完善相关工作制度。

3.3 加强档案管理的信息化建设

随着社会信息技术的不断发展，档案管理也需要加强信息化建设，提高档案管理工作效率。一方面，单位要充分利用电子化的各种介质做好档案的存储及备份工作，建立完善的档案数据库，防止档案数据及档案信息丢失。另外，单位也要与时俱进，加大对档案管理信息化方面的资金投入和技术支持，应该购买一些专业的档案管理系统软件，通过专业的操作软件为档案的查阅、检索等提供高效的服务。积极建立起信息化办公平台，最好能涵盖档案管理模块，例如文书档案模块、科技档案模块等等，充分利用现代化的网络信息技术完善档案管理，提高工作效率。同时，要注意加强对档案管理人员的信息化技术培训，鼓励其在操作过程中积极学习现代化的计算机技术及专业档案软件的操作使用，努力提高信息化的专业技能。

4 结语

档案管理可能只是一个学校的基础工作，但档案资料的价值和作用却不容小觑。希望通过在单位树立良好的档案意识、提高学校领导对档案工作的重视及加强部门相关工作人员的配合，建立并完善细化的、具有可操作性的档案工作管理制度、加强档案管理信息化建设等方式，全面提升学校的档案管理效率和工作质量。

参考文献

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