论新形势下档案管理信息化建设创新

符星

摘 要：在系统分析人事档案管理内涵与特点的基础上，结合信息化时代的发展诉求和客观需求，强调信息化时代的人事档案管理方式应当更加便捷、内容需要更加全面、安全必须更加可靠。通过总结传统人事档案管理模式在理念、人员和手段等方面的弊端和问题，进一步提出要树立人事档案信息化管理理念、培养人事档案信息化管理人才和搭建人事档案信息化管理平台的信息化时代人事档案管理模式创新路径。

关键词：信息化时代；人事档案管理；模式创新；路径

引言

随着信息化时代的到来，以计算机、互联网、云存储、云计算等为代表的现代化信息技术，广泛应用于人类生活的各个领域，改变着人类传统的信息处理方式，也深刻影响着人类的生活、工作，乃至思想、思维和观念。在这种时代背景下，档案工作的各个方面自然也受到影响。

1人事档案管理的内涵与特点

人事档案是人事信息存放的现实载体，详细记录着档案所有者的个人信息，在现代人力资源管理中发挥着关键性作用。人事档案管理是专门从事人事档案收集存放、分类整理与调配使用等诸多环节的一项具有服务属性的工作，是人力资源管理过程中不可或缺的管理手段和工作内容，对个人和单位发展具有重要作用。

人事档案管理的管理对象、管理内容、工作性质等决定了其具有以下几个特点：一是真实有效性。人事档案作为记录个人履历的载体和人力资源管理的主要依据，这就要求人事档案管理必须保证内容真实、有效。二是内容全面性。人事档案是档案所有者所在单位、上级主管部门出于实际需求了解其个人基本信息、学习成长经历、思想政治状况等方面的重要依据，因此人事档案管理从内容层面讲必须具有全面性。三是随人流动性。档案所有者由于工作需要而发生岗位变动、职务变动或单位变动时，人事档案要随人流动，确保始终与档案所有者保持一致。四是隐私机密性。人事档案记录着许多重要的个人信息，其中相当一部分信息属于个人隐私机密，不适合对外公开，更要防止发生信息泄露，因而人事档案管理工作要求确保人事档案信息的绝对安全与保密，在何情况下都不可私自保存与泄露人事档案的内容。五是功能服务性。人事档案管理本质上是为档案所有者、档案所有者归属单位及其上级管理部门开展相关工作提供服务的渠道，具有极强的服务属性，人事档案管理工作的顺利开展能够有效提升与个人发展和组织需要等相关工作的推进效率，较大程度节约人力资源管理相关工作的人力成本和时间成本。

2建立档案管理信息化标准

在传统的档案管理工作中，档案的主要载体是纸质，为便于统一管理档案，档案管理部门制定了纸质档案的标准，使档案管理工作有标准可依，实现了档案管理工作的规范化。在进入新形势后，档案管理信息化建设速度加快，但是因缺乏统一的档案管理信息化标准，各地的档案管理部门在电子档案的制作标准、内容设定、纸张规格等方面，没有一个统一的标准，都是根据各地的情况来制定，致使档案管理信息化标准不一，制约了档案管理资源一体化的发展。因此在档案管理信息化建设过程中，急需制定统一的档案管理信息化标准。要对电子档案的格式、排版、字体大小、颜色、页边距等内容，做出具体明确的标准。对电子档案中的照片底色、尺寸也要做出统一的要求，以统一电子档案的格式，便于不同管理部门之间电子档案的传输。其次对于档案的纸张、打印内容也做出统一的标准，以统一档案管理信息化的纸质档案标准。最后对于档案的录入、扫描、网络等方面的工作，也要统一其标准，如扫描的分辨率做统一的规定。在档案管理信息化标准的建设方面，要由国家相关部门牵头，制定统一的档案管理信息化标准，并由各地的单位进行落实。

3信息化时代人事档案管理模式创新路径

3.1树立人事档案信息化管理理念

一方面，要强化管理意识。要充分意识到人事档案对个人发展的重要意义，充分认识到人事档案需要强化管理。同时，人事档案管理是一项专业化程度高、内容复杂、意义重大的服务性工作，真正实现在思想上高度重视，尤其是相关领导干部，要坚决避免将人事档案管理工作作为安排“边缘人”的“冷衙门”，切忌成为作风懒散、不求上进工作人员的“安乐窝”。另一方面，要树立信息化意识。身处信息化时代，要用信息化的思维看待工作，用信息化的手段开展工作。对人事档案管理而言，要树立信息化意识，用信息化手段推动传统模式的人事档案管理工作创新发展，既要保证人事档案管理真实有效性、内容全面性、随人流动性、隐私机密性和功能服务性等特点的充分发挥，实现人事档案自身的实用价值最大化，也要确保人事档案管理适应信息化时代快速、便捷、高效、安全的实际需求。

3.2培养人事档案信息化管理人才

“一支专业能力过硬的团队是档案管理工作能否取得成绩的关键。”一方面，要重视人事档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、计算机、信息技术等相关专业人员的倾斜力度，确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事人事档案管理。另一方面，从事人事档案管理的工作人员要加强自身学习。现有及未来从事人事档案管理的工作人员要主动适应信息化时代的挑战，加强理论学习和技术实践，不断提升自身业务水平和专业能力。总之，要建立一支具备人事档案管理知识体系、掌握信息化理念和技术以及终身学习意识能力的专业化人事档案管理人才团队，既能推动人事档案管理不断适应信息化要求、提高信息化水平，也能通过信息化技术的不断发展和有效运用提高人事档案管理的质量和效率。

3.3搭建人事档案信息化管理平台

要加速人事档案信息化管理平台建设，充分利用网站、数据库和新媒体搭建动态的、科学的、全面的、安全的人事档案管理平台，实现人事档案管理的信息化、网络化、数字化、自动化和远程化，这是信息化时代人事档案管理模式创新的根本路径。综合利用互联网技术和大数据技术，搭建集信息收集、分类、存储与调取等传统功能于一体，并集成双向互动、实时更新、比对分析、趋势研判等新型功能的人事档案信息化管理平台，能够有效降低人力物力财力的使用和浪费，节约物理空间和时间成本。更重要的是，信息化的人事档案管理，将极大提升工作的精准度和效率性，全面提高人事档案工作的管理水平和服务质量，真正实现人事档案管理工作的价值最大化。

3.4加快档案管理信息化人才队伍的建设

在传统的档案管理工作中，往往是一人多职，或是由其他部门的人来兼职，档案管理人员的主要任务是档案的收集与保管，在管理方式上主要以人工管理为主，对档案信息的整理和利用效率较低，没能发挥出档案管理工作应有的作用。在进入新形势后，档案管理工作信息化对档案管理工作提出了更高的要求，对档案管理人员的素质也提出了更高的要求。可以说，档案管理人员的素质直接决定着档案管理的工作水平，因此要加快档案管理信息化人才队伍的建设。首先要提高档案管理队伍的专业性。档案管理信息化工作需要工作人员具备较强的计算机操作能力，能够熟练运用办公软件、办公设备进行办公，且对档案管理工作有较强的理论知识。

结语：

随着档案管理信息化建设的发展，档案管理工作需要由更高素质的人才来担任，对档案管理的基础设施也提出了更高的要求。档案管理部门要紧紧把握发展机遇，不断提升档案管理的基础设施，引进和培养档案管理人员的素质，使档案管理工作迈上新的台阶。

参考文献：

[1]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训，2015（5）：114-115.

[2]萬英.信息时代档案信息化建设的研究与探索[J].办公室业务，2016（9）：41-42.