试论中学教职工人事档案信息管理

肖玉珊

摘 要：本文对中学教职工人事档案信息管理现状进行了简要分析，讨论中学教职工人事档案信息管理中存在的问题，并提出了促进人事档案信息管理发展的对策建议，希望本文能够为中学教职工人事档案管理工作的发展提供帮助。

关键词：中学 教职工；人事档案

引 言：教职工人事档案是对教师个人职业生涯发展以及其他社会事务进程的综合性数据收集和归档，人事档案涵盖了教师的教学事业发展过程、工作经历、生活状态等各个方面，是了解教师的第一手资料，也是进行教师人事劳资管理、职业技能培训以及日常管理工作的基础。在信息化时代，教职工人事档案信息化管理的程度以及信息化管理工作的结果直接决定了人事档案的应用程度，也间接影响中学学校发展的其他方面，值得我们进行深入的思考和探索。

1. 中学教职工人事档案信息管理现状

档案管理信息化建设指的是将档案管理工作的整个过程通过信息技术完成，这其中既包括了对信息资料的采集，也包括对信息资料的存储和开发利用等。 大多数中学为档案室配备信息化办公设备，人事档案资料多通过数据库存储，基本实现人事档案的信息化管理，但不断提高人事档案信息管理程度，仍是中学档案管理工作的重点。

2. 中学教职工人事档案信息管理中存在的问题

2.1 人事档案信息化管理效力不足

中学教职工人事档案信息化管理工作的发展情况，从档案管理工作的效率以及档案管理工作的结果反映出来，虽然目前中学已经实现了人事档案管理信息化，但是，从档案管理的结果来看，信息化效力明显不足。很多中学教师的人事档案管理信息化管理，还只停留在对教师档案的纸质版到电子版转化。在社保、医保等社会福利待遇档案管理方面，由于国家有相关规定以及统一的系统，学校基本做到了这部分档案管理的全面信息化，例如直接在数据库中录入数据，校对数据、教师可以登录相关网站直接查询个人信息等；教师本人的职业能力信息，也有劳动资源与社会保障相关网络平台做基础。但是，涉及到教师校内奖惩、日常工作状态等细节性的人事档案，并没有在档案信息化管理过程中得到如实的体现，

2.2 人事信息档案资料利用率不高

人事信息档案的利用程度决定了档案价值的发挥程度，中学教职工的人事档案应用对教师个人发展以及中学教学工作进步均有助益，但是实际上档案资料的利用率并不高。首先，教师人事档案中包括与教师教学、薪酬获得、社会福利以及个人生活状态相关的各个方面，任何一种形式的档案资料都应该被纳入到档案管理中，但是实际上，只有教师的薪酬、福利职称等能够在档案数据库中明确显示，其他信息都相对模糊，不足以为后续的档案资料应用提供基础；其次，教职工人事档案的调取和应用受到限制，教职工本人尚不能调阅自己的完整资料，其他单位更无法进行档案使用，档案的共享程度明显不够。

2.3 人事档案信息管理存在安全风险

教师人事档案中包含了大量的个人信息，例如教师的年龄、身份证号码、婚姻状态和家庭生活状态等，有些档案信息甚至能够展示出学校的相关信息，例如学校招聘教师的职业考试规则、学校给与教师的福利待遇情况等。虽然这些档案资料不涉及到国家政治、经济机密，但是仍然是教师个人隐私，有些也是学校必须要保密的内容。在传统人事档案管理工作中，这些涉及到保密的档案资料，只要进行保密性存储，禁止调阅即可，但是在信息化时代，教师档案资料 存储在电脑甚至档案管理平台中，很容易被盗取和滥用。在节假日中使用假的教师资格证购买车票、景点门票等行为，就是教师人事档案信息泄露的结果，这会为中小学教师行为管理造成不必要的麻烦。从这个角度看，档案信息化管理发展中必然要考虑到保密工作，但实际上，中小学教师人事档案管理保密工作存在着明显的不足。

3. 中学教职工人事档案信息管理的发展策略

3.1 全面建立信息化管理工作模式

中学教职工人事档案的效力取决于档案管理的模式，虽然目前很多学校已经实现了信息化管理，但是仅限于对档案资料的数据化转换，很多重要的管理程序仍旧采用人工的形式，因此，中学教职工人事档案信息化管理的发展策略之一，就是全面建立信息化管理模式，从档案资料的收集、存储到调取、应用，均采用信息化工作方法。首先，规范人事档案资料模式，形成模板，要求填报资料的单位和个人按照模板填写电子版形式；其次，建立档案数据库，交报人事档案的教职工能够访问数据库自行添加和修改个人资料档案，随时完善档案信息。

3.2 丰富信息化档案资料

由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。首先，教职工的教育教学水平能够反映学校教学水平和教师个人职业发展状态，应该被纳入到人事档案当中，因此，要在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位；其次，学校对教师进行的培训，教师自主参加的培训和学习活动等，能够证明学校对教职工职业发展的关心程度以及教师个人能力发展的主观能动性，是珍贵的人事档案资料，应该纳入到信息档案管理当中，除了相应的纸质证明材料之外，还应该增添制造片、视频、音频等资料，验证纸质档案的真实性；其三，应增加教职工的进修以及奖励情况，在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。

3.3 强化人事档案的安全管理

教职工人事档案中包含了很多教师的个人隐私，在信息管理过程中，涉及到隐私的内容一定要做好保密工作，只有这样，档案信息管理才能健康发展下去。强化人事档案的安全管理，首先要严格进行人的管控，即要求涉及到教职工档案中隐私内容管理的相关工作人员，有高尚的职业道德和操守，坚决维护教职工档案中的隐私，应对此进行制度建制，通过管理条例和规章制度，严格控制人事档案的知晓人员，特别是涉密科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案；其次，应进行档案管理环境管控，建立专门的人事档案室，做好防火、防盗工作，尤其要做好网络安全防护工作，对储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络发布要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。

4. 结论

综上所述，中学教职工人事档案管理工作还存在一些问题，信息化管理发展不完善，管理效力不足，档案利用率不高以及一些信息安全风险问题，降低了中学教职工人事档案的利用价值。对此，中学学校应该积极建立健全信息化管理的工作模式，强调管理工作者的职业能力发展和档案管理制度发展；丰富信息化档案资料，并且强化人事档案的安全管理，这是提高中学教師中人事档案管理工作你发展进步的有效途径，值得各学校验证和践行。

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