医院人事档案管理中存在的问题及应对对策

周静 倪芳 聂真 曾琼 张若麟

[摘 要] 新形势下，我国各类医院内部的人事档案管理工作难度不断增大，档案资料数量不断增加，而且类型呈现多样性的特点，因此应当加强重视。文章对现阶段国内医院人事档案管理工作中的常见问题进行分析，并在此基础上就如何采取有效的措施进行积极应对，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

[关键词] 医院管理 人事档案 问题 对策

中图分类号：R197.322 文献标志码：A

现阶段，国内医院发展和管理工作应当高度重视人事档案工作，这有利于提高人力资源利用效率[1]。为此，实践中，应当正确审视和定位当前医院人事档案管理实践中存在的主要问题，并针对性地采取有效的措施予以解决。

一、当前医院普遍存在的人事档案管理问题

近年来，我国医疗卫生事业改革不断深化，国内医院整体管理和发展水平有所提升，但人事檔案管理工作中依然存在一些问题与不足，其主要表现在以下几个方面。

（一）认识档案管理机制有待完善

保密性及专业性和真实客观性是人事档案管理工作的重要和主要内容，这要求档案管理人员认真负责，严格落实档案信息资料的整理、归纳以及存放工作。然而，实际效果并不理想，医院档案管理人员缺乏责任意识，而且认知上也存在着一定的误区，片面地认为档案管理工作就是要保证档案的安全可靠性即可，对于人事档案的应用缺乏认知。此外，还存在着人事管理工作兼任代管的现象，以致于档案管理处于被动、疲软的状态。现阶段，我国医院普遍存在的人事档案管理问题，主要是因为制度、机制不完善所致，档案资料记录以及保存过程中制度体系不完善，未能明确信息记录标准及其保存模式，严重影响了人事档案管理工作的科学化以及规范化建设与发展。

（二）档案管理人员自身的素质和技能有待提高

医院人事档案管理过程中涉及很多方面的内容，而且复杂程度非常高，其中涉及很多烦琐的事务，档案管理人员应当有信心以及耐心，还要有专业知识和技能。然而，从现阶段部分医院的表现来看，医院对人事档案管理工作缺乏重视，甚至为了节省开支而实行岗兼任机制[2]。从实践来看，为数不少的医院因所配备的档案人员素质差、责任意识不高以及专业技能不强等，严重影响了医院人事档案管理工作的改革创新，不利于人事档案资源的应用。需要强调的是，长期以来，部分医院的人事档案管理工作与人力资源管理工作之间协调不到位，未能形成有效的对接，尤其是人才任用、选拔以及考核时所采用的标准不科学，以致于所选用的档案管理人才综合素养低，无法胜任人事档案管理工作。

（三）医院人事档案管理工作的信息化水平低

通常情况下，医院发展过程中往往会涉及很多学科和领域，而且人员基数非常庞大、繁多。由于科技资金投入不足，比较注重临床医疗先进器械的引入和应用，严重忽略了人事档案管理工作的信息化建设，因此很多医院依然沿袭着传统的纸质文件模式。该种情况下，由于医院人事档案管理工作存贮、整理以及调阅等较为复杂，因此容易出现错误。在当前医改背景下，随着医疗卫生事业改革的不断推进，人事档案信息化建设已成主流之势[3]；然而，因部分医院对档案管理经费的投入不重视，导致其信息化水平较低，严重影响了人事档案建设和应用效率。

二、加强医院人事档案管理工作创新改进路径

基于以上对现阶段医院普遍存在的人事档案管理问题分析，笔者认为要想加强人事档案管理，提高其管理水平和应用效率，应当从以下几个方面着手落实工作。

（一）加强思想重视，做好人才选用工作

医院领导层应当注重人事档案管理工作的重要性，自上而下的加强宣传教育，不断加强专项资金的投入和完善档案管理工作机制，从软件以及硬件设施引入方面着手，从行动上真正重视起来。同时，人事档案管理人员应当提高自我素养，积极践行岗位责任制度，而且各科室医务人员应当积极主动配合档案资料的收集、整理和管理应用工作，准确、客观上报信息，以免与事实不符[4]。同时，还要在人才选拔以及培养方面下功夫，做好人事档案专业人员的选用工作。医院加强人事档案管理，说到底是要充分发挥人的作用，因此管理人员自身的综合素养和能力非常关键。院部应当选拔素质过硬的人才，而且有高度的责任感和服务意识，业务能力强、态度端正的人员为首选。在竞争机制落实过程中，应当择优录用人才，规避任人唯亲的现象。为了有效鞭策现役档案管理人员加强自我修为和能力提升，应当定期考核以及组织参加培训，通过严格竞争机制实施来督促他们不断提高自我水平。值得一提的是，应当注重人才的培养，建立人事档案团队，外树形象、内强素质，通过完善和提高福利待遇、晋升机制以及建立学习平台等，留住人才、提高人才素养。

（二）完善制度，规范认识档案管理工作

针对现阶段存在的问题，很大程度上是因为缺乏行之有效的制度所致，为此医院人事档案管理工作应当结合实际，制定切实可行的规范化的管理制度，建立科学合理的标准，并积极引导和约束档案管理人员的行为[5]。从某种意义上来讲，制度能够执行的意义远远超过制度的制定，在此期间可采用大数据技术手段进行人事档案资料分析和研究，成立专门的人事档案管理小组。通过严格的责任制度落实，将医院的人事档案管理工作、任务及目标与岗位联系在一起，督促管理人员积极工作。同时，各类医院内部人事档案管理工作中，主管部门应当与科室加强沟通交流，提高档案管理工作的层次化以及高效化。值得一提的是，实践中还应当不断规范档案管理工作人员的行为，尤其是在收集和整理档案资料时，应当加强重视。医院若想提高档案管理水准，就必须在档案资料的收集以及优化整理等方面下功夫。从以往医院档案资料收集的情况来看，人事档案管理人员积极主动性差，很少第一时间收集相关的人事档案资料，以致于收集的信息真实性大打折扣。针对上述问题，笔者建议医院规范档案资料的收集整理流程，定期采集人事信息，及时更新医院人事档案资料，将医务人员各阶段的材料予以补充完整或者调整，以免人事档案出错或者遭到破损，尤其要规避档案信息造假等违法违规行为，在快、准、全方面做实、做好[6]。对医院人事档案信息而言，其收集的主要内容有医务人员的个人信息、学历以及党员资料和技术职称等，也包含了医务人员各阶段的工作表现，如救治病人的成功率、护理满意度以及科研进展与成果等。通过人事档案资料收集内容的定量化处理和研究，不断提升档案材料质量和价值，以免出现人事档案资料问题。

（三）加强医院人事档案管理信息化与医院文化建设

医院人事档案管理工作应当不断加大先进技术的引入力度，充分发挥科学技术作为第一生产力的作用。针对国内医院人事档案数字化管理技术成果和应用现状，一方面应当积极借鉴国外先进的经验和人事档案管理模式，取其精华部分，结合国内医院现状进行优化创新。还要不断加大本土境内计算机网络管理技术和软件平台的应用，研发适合本院实际情况和需求的信息化管理系统。同时，还应当建设一支高水平的人事档案管理团队，充分利用现代数字化技术手段提高档案管理效率。在此过程中，应当构建科学、完善的档案资料安防体系，这关系着人事档案管理工作的质量和效率。网络信息技术是一把双刃剑，现阶段医院人事档案管理工作应当注意安全方案，不断加快人事档案安防管理系统建设步伐。同时，还应当加强医院文化建设，对人事档案采取细化管理模式。文化是医院的核心，关系着医院内部从业人员的思想价值观和行为趋向，因此医院应当加强重视，通过加强文化建设，提高医务人员的整体素养[7]。医院人事档案管理工作改革过程中，应当采取精细化管理手段，以医院人事档案管理工作现状为基础，建立适应市场运行发展的管理制度，从而为医院提供人才资讯和提高医院人事档案管理工作实效性。

三、结语

在新的历史时期，医院人事档案管理改革过程应当立足实际，从思想上、制度上以及文化建设和现代信息化技术手段引入等多个方面着手，形成合力，这样才能促进和提高医院人事档案管理工作效率，促进医院健康发展。

参考文献：

[1]龚太晓.探究医院人事档案管理的现状及其对策[J].才智， 2018（4）：246.

[2]胡开莉.浅谈医院人事档案管理的现状与对策[J].人力资源管理，2017（11）：237- 238.

[3]周翠兰.对目前医院人事档案信息化管理创新策略分析[J].办公室业务，2016（7）：44.

[4]付灵运.新时期医院人事檔案信息化管理创新策略探究[J].办公室业务，2016（1）：159.

[5]刘秀英.浅析数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].经济技术协作信息，2016（6）：12- 13.

[6]张清云.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].人力资源管理，2017（4）：276- 277.

[7]官瑞霞，李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业，2017（19）：70- 71.