创新企业人事档案管理工作的举措

赵欣琪

【摘要】随着现代企业管理制度的不断完善，人力资源管理在企业的地位日益凸显。作为其中的重要组成部分，人事档案管理工作变得尤为重要。因此，笔者从人事档案管理中存在的主要问题着手，就如何创新企业人事档案管理，更好适应企业管理要求、服务企业发展，提几点建议和措施。

【关键词】企业;人事档案;管理;创新;举措

随着我国经济的飞速发展，市场竞争日益激烈，人力资源管理是企业管理的重要组成部分，决定着企业的前途命运。然而，企业的竞争归根到底是人才的竞争，加强企业人力资源管理是促进企业健康、可持续发展的重要保障。人事档案真实地记录着各类人才的学历、政治面貌、个人简历、职务晋升等信息，反映着企业员工的综合素质，对于选拔与培养优秀的企业管理人才具有十分重要的意义。因此，笔者从企业人事档案管理中存在的问题着手，就如何创新企业人事档案管理，更好适应企业管理要求、服务企业发展，提几点建议和措施。

一、企业人事档案管理工作存在的问题

（一）企业人事档案管理工作意识不强。目前，部分企业领导没有充分认识到人事档案管理的重要性，档案管理人员更换频繁，甚至没有专门人员管理档案，导致人事档案管理工作混乱，出现了很多疏漏。比如：有的企业发生了员工出生年月、参加工作时间、工作调动等档案信息填写错误，档案损毁或遗失现象。严重影响了企业职工的工资、福利、工龄接续、办理养老保险退休手续等诸多事宜。有些档案工作人员责任意识不强，对于档案重要性的认识比较淡薄，认为只要不是自己的档案，出现点差错无关紧要，在档案管理过程中粗心大意、漫不经心，在档案信息录入过程中丢三落四、产生了千奇百怪的错误，直接导致了企业人事档案管理工作的质量落后，利用效率低。

（二）企业人事档案管理制度不健全。随着社会经济的发展，过去的人事管理工作制度很难适应现代企业人力资源管理要求，可是，相当一部分企业部门仍沿袭以往的档案管理模式，导致人事档案管理质量低下。例如，有的企业管理体制落后，员工们责任不明确，管理制度不健全，导致了在开展人事档案管理工作中出现问题无人负责，且不追究责任的现象。

（三）企业人事档案管理方法和手段落后。目前，有些企业越来越重视人事档案管理信息化建设，配备了计算机作为数据库，用来存储和简单检索，但是，缺乏懂档案掌握数字化处理技术的专业管理人员，档案信息量不足，实用性差，致使人事档案管理滞后于人力资源管理。况且，还有大部分企业人事档案管理工作仍处于只注重于利用，进行简单的收集、分类管理、利用等工作，采用手工操作为主，管理方法陈旧，效率低下，严重地阻碍了企业人事档案管理水平的提高。

（四）企业人事档案内容不齐全，信息失真。企业员工的人事档案应当齐全完整，信息必须真实准确，这是档案管理的基本要求。但是，在实际工作中存在着明显不足，有的企业员工档案中没有完整收集人事档案必备的材料。1.在职工录用工作中没有党团材料、学历证明、技术证书等，导致重要材料缺失。2.不能做到及时归档、整理。在职工调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中不能及时将相关材料归档、整理，导致档案材料随意堆放、管理秩序混乱，甚者，造成档案遗失的现象。3.对存档材料鉴别不准确。把一些不该归档、手续不完备甚至存在错误的材料归档，影响了人事档案的真实性。

二、创新企业人事档案管理的几点举措

（一）增强企业人事档案管理工作的意识。企业领导高度重视档案管理工作是做好人事档案管理工作的前提，只有领导充分认识企业人事档案管理的重要性，意识到人事档案的价值，才能在人、财、物上对人事档案工作给予必要的投入，才能使涉及人事档案归档的部门积极支持配合这项工作，从而调动档案管理人员的积极性，发挥其潜能，以提高其责任意识，更好地做好人事檔案归档材料的收集、鉴定、整理、利用等工作，另外，档案管理人员及时向领导汇报工作计划、开展情况以及在人事档案管理工作中遇到的问题、档案利用效果等，领导才能对人事档案工作有全面了解，把人事档案工作列入工作议程。有计划、有步骤、有考核地进行，从而使人事档案管理工作更加高效有序地开展。

（二）构建完善的企业人事档案管理制度。企业要建立完善的人力资源管理体系，就要走制度化、标准化、合理化的道路，引入现代化的管理理念。要想使企业人事档案管理工作更好地适应企业发展要求，就要建立起一套完善的与企业管理相匹配的人事档案管理制度。制定《企业人事档案管理实施细则》《企业人事档案利用（借阅）制度》《企业人事档案材料归档范围》及《企业人事档案材料收集整理规范》等。认真执行，明确人事档案的部门职责和管理范围，制定档案收集、鉴定、整理、归档、管理和利用等流程，严格监管。要想做到企业员工的人事档案齐全完整，信息真实准确，在职工录用、调出、调入、职称晋升、调整工资等过程中就要将相关材料收集齐全，鉴定准确，整理、归档及时，完善企业员工人事档案管理信息，内容涵盖个人学历（简历）、家庭情况、社会关系、政治面貌、从事工种、技能培训、劳动合同、岗位变动、薪酬待遇、奖惩、科研成果等。

（三）创新企业人事档案管理的方法和手段。为了实现企业人事档案信息资源共享，最大限度地发挥人事档案管理的实用价值，不断促进企业人才合理流动、合理配置及使用，以防用人失察、用人失当、用人失误等情况发生，改善企业人事管理部门工作繁琐、效率低下、不能为领导及时提供所需要的人力资源管理信息的现状，为科学选拔人才、建立良好的用人机制提供可行性的参考依据，创新企业人事档案管理方法和手段。应用计算机和互联网技术，安装先进的软硬件设备，通过数字化手段存储信息，建立企业人事档案数据库及微机检索系统，方便利用查询，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而广泛地在企业间实现人力资源共享，大大提高企业人事档案的利用效率和服务水平。

（四）提高企业档案管理人员的专业素养。企业人事档案管理人员必须具备一定的专业素质，不仅要掌握档案管理知识，还要掌握人事管理及计算应用知识。可是，目前，一些企业档案管理人员所学专业与档案管理无关，不仅不掌握人事管理知识，更不了解档案管理的专业知识，且没经过岗前培训，致使在开展人事档案管理工作时，出现归档不及时、材料不齐全等现象，应对方法如下：1.在选用人才时尽量选用档案专业人员，并开展岗前技能培训，使其了解掌握企业人事档案管理规范、要求和内容，具有现代企业人事档案管理技能。2.通过参观考察、自学、实际操作等方式不断学习引进先进的管理技术和理念，增强责任意识，提高档案管理人员的专业素养，使人事档案管理工作在优化企业人才管理、促进企业发展中发挥更大的作用。

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