加强煤矿企业文书档案管理信息化建设研究

唐小红

【摘要】本文论述了煤矿企业实行文书档案信息化管理的意义，分析了煤矿企业在信息化档案管理中遇到的问题，并对档案管理信息化建设进行了深入的思考。

【关键词】煤矿企业;文书档案管理;信息化建设

煤矿企业信息化的建设是由科学技术的发展来推动的，企业一般利用先进的计算机来搜寻信息。煤矿企业在原始的文字档案管理方式上已经跟不上工作管理的需要，但可以依靠计算机与各行业进行融合，将煤矿企业文书档案管理与信息化的内容建设相结合，实现信息化、多元化、创新化的管理方式，加强对文书档案的管理，与时代接轨，使用先进的科学管理技术，这样才会让企业在现代化的信息技术中领先于同行业。

一、煤矿企业实行文书档案信息化管理的意义

社会的快速发展让信息化、数字化变得更加普遍，煤矿企业的文书档案管理也不例外，从档案管理前期的内容整合到内容处理、输出等都可以在信息化中独立完成，更可以依靠大数据的支撑为煤矿企业提供服务。若依照传统的管理办法则无法满足现有的数据记录，需引入信息化的管理建设，将文书档案进行重新整理备份以防丢失，还可以建立企业数据库为企业提供更多服务，帮助企业实现稳定发展。

（一）现代化信息技术让信息实现交互。传统的文书档案管理模式只需要通过纸质档案来记录信息，这种方法不但会造成档案记录不全或损坏丢失，还会造成纸质档案被人为损坏的可能。纸质档案存档内容相较于现代化的信息存储，确实有很多不周到之处。所以，煤矿企业的文书档案管理要结合信息化操作，设立电子档案管理系统，相较之前的管理方法，在储存上就能节省很大的空间，更能给管理者带来方便，既存储上的方便、查询上的方便等等，其因为查找时产生的失误率也会降低，工作人员在查询档案时也不会花费过长的时间，只需要使用计算机，输入相关内容，就会查询到想要的结果，通过计算机简单的程序就能搜索到相关的资源，现代化信息技术可以将信息共享，也可以让信息交互，让信息达到共有化。

（二）现代化信息技术将提高工作效率。当文书管理与信息化相结合时，信息技术会连接每一个程序，减少管理者工作时会出现的失误，也为工作效率带来提升，通过使用计算机来管理档案调取及核算，在对档案进行修改时，可以通过预设的计算机程序来修改，避免失误，从而完成档案管理的问题。

（三）现代化信息技术将传输方式变得多样化。传统的企业档案要倚靠邮寄等才能实现双方间的传送，这样的邮寄方法不但会造成内容互动时间过长，还容易在邮寄过程中出现档案遗失的情况，给企业造成不可挽回的经济损失。随着社会化的发展，现代化信息技术的诞生，方便人们的学习与生活，电子邮件不但能通过网络传输各种文件内容，还能保证接收双方都能进行资料的存储，不易造成文件的丢失，最重要的是，高效的网络传输速度，不用一刻钟的时间，就能让双方都接收到相关的文件内容，既保证了时效性，又保障了文件存储的安全环境。

（四）现代化信息技术将储存变得更稳定。受现代化信息技术影响的企业文书档案，其信息管理可以进行不同方式存储，而且该存储不担心会有外界环境的影响，内容的大小，只需要按照一定的格式进行存储、归档就可以进行相关的存储，方便后期的查询与提取，便于一键查询。将现有的档案进行存储，这样不仅能提高信息内容的收集率，还能充分发挥现代化信息技术的优势，紧跟时代发展的脚步。

二、信息化档案管理中遇到的问题

现代化信息技术为人们生活带来便利性的同时，也会带来很多负面的内容。所以，在处理相关问题时，要时刻以企业的利益为思考的大前提，进行优先级的划分，只选择对企业有益的方向进行改革，如发生以下两种问题，要这样解决：

（一）安全性问题。互联网为人们带去方便的同时，也会引起很多安全隐患，会让黑客或病毒伺机而入，随着黑客的进入，企业系统中存储的档案内容会被恶意篡改，甚至还有可能黑入重要文档中，查看企業的机密文档。为了防范以上内容的发生，对于企业内部的档案，需要由专门的一台电脑进行管理，最好有专人监管，不让其他人随意触碰，也不要随意上网，点击任何来历不明的链接等。

（二）缺乏管理人才。煤矿企业文书档案管理应由专人进行科学化的监管，而不是要求一个人使用计算机进行简单的录入。所以，对于该人选要进行层层选拔，需具备较高的专业技能，还要用相关的工作经验，才能胜任该项职务。但我国在文书档案管理方面的发展相较于发达国家相差甚远，相关的人才也相对较少，所以，此职位中的很多人，只是由企业其他岗位的人兼代，甚至是岗位被空置，无法实现信息化管理。

三、对档案管理信息化建设的思考

（一）建立文书档案管理部门。由于煤矿企业需掌管的档案内容过多，设置专门的文书档案管理部门是非常有必要的。不但能帮助企业内部建立档案内容进行存档，统一管理，还能根据所掌握的信息内容对企业未来的发展提供具有建设性的数据内容。聘用专人进行文书档案的管理工作。对所管辖的文书档案内容进行管理，并设立奖惩制度，根据员工的生理、物质、心理需要，设置考核标准，满足员工物质上的需要，精神上的富足等等，基于这种情况下订立的考核内容，按期对其进行考核。还要构建云文书档案库，实现档案信息一键查找和快速维护，这样用户在局域网范围内，都能对现有的存档信息进行查询，不但能提升客户的满意度，还能对现有的档案进行远程操控，无论工作人员身处何处，只要登录档案信息后台，都能进行信息的更新与管理，优化管理。为企业提供可靠的信息资源促进企业文书档案管理资源的发展。

（二）加强网络安全防护力度。档案管理需要安全维护，可以帮助煤炭企业实现更好的安全管理工作，制订可靠的信息安全管理方针，针对档案内容进行明确的安全性保管方案。所以，针对档案管理的安全性，首先，煤炭企业务必要制订相关的管理规定及制度，使文书档案管理人员必须按照严格的规定遵守制度进行相关的管理及操控，重视文书档案管理的重要性，不断对档案管理内容进行优化，还要重视文书档案管理工作，确保资料不外泄，提高自身的综合素质。其次，学习老员工的优秀品质，做好自身的本职工作，提高自身的专业水平，在工作当中营造更加和谐的氛围，同时还要加大对档案管理人员的监管工作，为企业的档案管理提供更加安全的后勤保障工作。

（三）增加对文书档案信息化建设的投入力度。强化文书档案信息化管理建设，除了提升保障档案管理的安全性外，更应加强档案管理内容建设的基础设施，如做好资源的保存整理工作，要做到防火、防电、防高温等，安排专人对档案内容进行监管，成立管理监督稽查小组，这样才能促进文书档案管理工作的建设，提升档案管理工作的效率。稽查小组的成立，也可以制订相关的奖惩制度，对档案管理人员的日常操作进行监督，办公室的行为规范、存储内容的规范等等，大力推进煤炭企业文书档案管理信息化建设的步伐。

四、结语

随着信息技术的发展与完善，互联网时代的日益发展，文书档案管理人员要与时俱进，依照新时代的信息管理技术，将这些先进的技术理论应用到企业内部的文书档案管理工作当中，跟随科技的脚步，革新自身，将可能发生的变故拒之门外，根据当前存在的问题，采取科学的管理办法，最终提供与企业当前的建设发展方向相一致的解决方案，帮助企业在同业竞争中脱颖而出。重视信息化、数字化技术为文书档案管理带来的积极作用，更要与新时代接轨，做好档案管理工作，为我国煤炭企业的发展作出突出贡献。

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