档案信息资源的开发及科学利用举措分析

谢军伟

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）1-185-02

摘 要 档案信息资源作为档案的核心价值所在，对推动社会和企事业单位发展有着重要参考意义，档案信息资源开发作为一项系统的技术工程，需要投入大量的人力、财力、技术，这就需要综合考虑档案信息资源的开发、利用，在能够控制各方成本投入基础上，实现档案信息资源开发与利用目标，从而确保最终效益。基于此，本文首先提出档案信息资源开发的重要性，分析开发与利用的形式，最后提出相应的举措。

关键词 档案信息资源 开发 科学利用 举措

信息资源虽然不是物质，但却是物质存在形式、物质属性的真实反映。信息资源存储却离不开物质，需要以物质作为载体，电子传输也需要动力和能量。档案作为典型的信息资源载体，在新时期下不仅仅局限在纸上，还延伸、发展成为电子档案、视频档案、声音档案等各种形式。随着科技的发展和社会的进步，人们对档案信息资源的需求更加迫切，要求也更加高，这就需要我们不断的加强档案信息资源开发和利用，充分发挥档案信息的价值，来满足人们的需求，推动社会的进步。

一、档案信息资源开发与利用的重要性

（一）满足时代发展的需求

在新时期下，社会建设、企业发展更加迅速，但是在快速发展中也要做到稳扎稳打，这就需要借鉴档案信息，以过去的客观事物发展为基础实现再发展。特别是在信息时代下，信息在人类社会中扮演者重要的地位，档案信息作为城市规划、建设、管理的重要信息资源，成为了社会发展、经济发展的重要组成部分，人们也认识到了档案信息的重要性。如果依然采用“重管理、轻利用”的理念，则无法满足当今社会发展对信息服务的需求。

（二）充分发挥档案信息的价值

在社会经济飞速发展的背景下，档案信息也变得越来越多，利用者数量也有所增加，信息需求不断提升。档案信息资源开发与利用是发挥档案价值的主要形式，这就需要不断提高档案信息的查准率、查全率标准，从而为使用者提供更大的便利性，这也是档案的价值所在。为了能够为用户提供便捷性服务，需要借助网络手段挖掘档案信息与信息价值，构建开放、分布式的信息资源体，不断发挥档案信息价值。

（三）为新工程奠定基础

档案是过去客观事物发展、形成的证明，其中包括基本信息、创新技术等等，社会不断发展致使档案信息资源越来越多，为了能够全面提升档案价值，需要在新工程实施中借鉴过去工程档案信息，避免走弯路。档案信息可以将最真实的信息呈现给用户，用户也可以凭借这些信息为新工程开展提供理论支持，从而提高实际利用效果。

二、档案信息资源开发与科学利用的形式

（一）传统纸质档案形式

档案信息资源开发形式中，纸质形式是最为传统的方式，在人类社会中已经流传了成百上千年，这些档案信息存留在纸上或者其他载体上，并代代相传至今，如我国古代的书籍就是一种传统形式，当今人们对古书的研究也就是挖掘其中背景和价值，甚至古书中的很多内容都值得当代人借鉴，这也是档案信息资源的价值所在。纸质档案信息资源具有保密性强、载体单一、较强的真实性，但是也存在着归档环节繁琐、检索效率低、存档速度慢、获取效率低等弊端，因此在档案信息资源开发与利用中，多数都是以传统档案为存根或最后依据，更多是采用信息化的档案信息资源开发与利用形式。

（二）电子档案形式

电子档案就是“互联网+档案管理”形式，也是当代人们开展档案信息资源开发和利用的主要形式。电子档案就是以计算机或云端存储形式为主的档案资源，可以直接从网络上下载或打印。在电子档案信息开发与利用当中，开发档案资源需要借助大数据，找出档案信息相类似、相关联的公共档案信息，从而实现基本档案信息的延伸、深化，提高档案信息价值，让档案信息更加完善。再者，电子档案信息利用更加便捷，只需要登錄档案管理平台，在检索模块中输入相关信息即可查找到相关信息，并将信息打印或存储到便捷设备中，即可实现档案信息利用。但是电子档案信息容易泄露，再加上网络安全问题可能出现虚假信息，所以在档案信息资源开发和利用中，需要对档案信息进行甄别。

三、档案信息资源开发与科学利用的举措

档案信息资源开发与利用需要从基础工作、档案管理者、档案利用者、先进技术四个方面出发，其主要表现在：

（一）做好基础工作是前提

档案作为人类社会实践活动的原始记录，可以真实、可靠的记录历史情况，并且绝大部分档案都是由当事人或相关人编写的文件，因此更具可信性、可靠性，具有十分明显的时代特征，所以档案信息相比其他信息更加可靠。从档案工作内容上分析，大体上分为两个方面，一是档案基础管理工作；二是档案信息利用工作。其中，基础工作涵盖了鉴别、收集、整理、统计、管理等诸多环节；利用工作是档案工作的核心环节，但是基础工作是利用工作的前提。档案文件融合了劳动过程，档案信息资源是否具有价值，更多是取决于档案是否具有再利用开发价值。可以说二者相辅相成、相互制约。由此可见，必须要保障档案基础工作，才能够推进档案的二次开发与利用。

（二）提升档案工作人员的综合素养

档案管理人员要具备更强的职业道德，正确认识档案工作的价值，遵守档案法律法规，避免出现以权谋私、行贿受贿等问题。同时，还需要重点培养业务素质，要求档案工作人员需要多元化知识结构，在新时期下，电子档案成为了档案工作的重要发展形式，因此档案管理人员要同时具备计算机学、管理学、经济学等知识。特别是计算机，工作人员必须要熟练掌握现代化档案管理技术，在信息平台上对档案信息进行研究与分析，挖掘档案信息价值，提供更高质量的信息服务。此外，在市场经济体制下，档案开发与利用都离不开市场的大环境，需要档案工作人员树立市场竞争新理念、新意识，打破传统的档案管理思维，加强可公开档案的分享，从而提高档案的利用广度，在档案信息服务意识的引导下，创新、改革服务形式，主动开展档案信息服务工作，因此需要提高档案工作人员的服务意识、丰富服务形式、贯彻服务精神、完善服务技能，保障档案工作人员的综合素养。

在档案开发利用过程中，要不断完善咨询类服务。根据用户实际提出的问题，采用书目、文摘、检索模块等工具查找档案信息资源，并为用户提供相关文献和文件，帮助人们解决实际问题，完善咨询服务。除了电话、口头、信件咨询以及阅览、借阅等服务，还可以进行档案预约、网络预订、email发送、信息查询等多项服务，以多元化服务广泛传递信息，树立人们的档案意识，从而提高档案信息的利用率。

（三）提高档案利用者综合能力

档案信息资源利用者就是为了解决实际问题需要采用档案信息解决问题的人群，只要对档案有需求的人员都是利用者。在档案开发利用当中，做好利用者研究工作也十分重要。由于档案工作服务对象就是档案利用者，这就需要树立在利用者研究之上，包括利用类型、利用特性、心理特点、影响因素等，从而针对性展开档案信息服务。例如某工程需要借助档案信息进行数据对比，此时档案利用者需要有更加便捷的档案服务，并且是纸质档案，可以帮助利用者检索信息，并采用传真的形式传输信息，为利用者提供方便。由此可见，利用者是档案信息开发利用的主要对象，这就需要不断强化利用者的综合素养，否则难以找出档案信息中的价值。需要档案工作人员不断丰富馆藏信息、完善检索工具，利用者要学会正确表达对档案信息的需求，并通过计算机网络和档案工作者沟通，让档案管理人员可以第一时间找到档案信息。此外，利用者还需要不断对档案信息进行深度挖掘，根据记录信息以及历史案件发展形态，不断对客观事物进行完善，这样才能够提高档案信息利用率，提高工作效能。

（四）构建信息化档案管理平台

档案信息资源的开发和利用需要配套的档案管理平台做依托，在加强档案信息化技术应用的同时，需要构建、更新、完善档案信息化管理平台。在保证信息资源精准性、真实性的基础上，进一步开发和利用档案信息。首先，需要在制度上明确档案信息开发与利用的基础与规则，指出哪些档案可以公开、哪些档案要保密，这样才能够避免档案信息开发与利用的被动局面，为创设现代化档案管理模式创设条件；其次，将多媒体技术和通讯技术融合，对可公开馆藏资源进行数字化处理生成电子档案，并通过互联网平台将档案信息资源进行传递和二次开发，在大数据中挖掘的档案信息需要明确标准“非本单位档案信息”，避免档案信息资源混淆，提高服务范围；最后，积极开发音频剪接、图像编辑、档案目录、重要参数自动摘录等新功能，让档案工作人员结合市场实际需求，第一時间推出更具针对性的编研成果，从而提高档案信息的综合效益，充分发挥档案信息资源的价值。

四、结语

综上所述，档案信息资源对社会、企事业单位发展有着重要意义，这就需要不断加强档案信息资源的开发与利用工作，结合传统方法和现代方法两种形式，在能够保证基础工作的前提下，充分发挥档案工作者、利用者效益，并结合新型档案开发与利用技术，不断发挥档案资源开发、利用价值。当然，在档案资源开发和利用方面依然存在着些许不足，我们要不断做好此方面的研究工作，最大程度上发挥档案信息资源价值。

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