基于文献管理软件的参考咨询工作流优化

翟中会 李凌 蔡勤

摘 要 为了提高参考咨询人员工作效率，本文通过制作4个NoteExpress过滤器用于导入用户提供的文献目录，9个输出样式满足不同用户的个性化需求。同时，介绍了通过标签云、优先级进行分类和排序，采用NE去重、排除自引等内容优化参考咨询工作流程。

关键词 NoteExpress 参考咨询 工作流

分类号 G250.7

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2019.05.007

Abstract In order to improve the efficiency of reference consultants， this paper makes 4 NoteExpress filters to import users bibliographies， and 9 output styles meet the individual needs of different users. It also introduces how to classify and sort through tag cloud and priority， and use NE to duplicate and exclude self citation.

Keywords NoteExpress. Reference service. Workflow.

随着国家对科研投入地增加，科研项目申报、成果鉴定、项目评价和科研产出的数量在快速增长，图书馆参考咨询部的科技查新和查收查引工作量也在逐年递增。但是，参考咨询部当前又增加了学科服务、数据服务、信息素养教育、竞争情报分析、知识产权服务等新的工作内容，而参考咨询工作人员数量并没有增多。如何提高传统工作效率，将更多的人力和物力用于开展新业务，是摆在每个参考咨询部工作人员面前必须思考的问题。笔者经过实践，在工作中通过利用参考文献管理软件NoteExpress（以下簡称NE） 提升了科技查新和查收工作效率。在工作过程中，笔者首先制作了4个过滤器用于导入用户的文献目录，其次通过9个输出样式满足不同用户的个性化需求，同时通过标签云、优先级分类和排序，采用NE去重、排除自引等内容优化了参考咨询工作流程，提高了参考咨询效率。本文拟对该方法进行介绍，以供广大同仁参考借鉴。

1 NE在科技查新中的应用

2015年我国颁布了科技查新规范标准（GB/T32003-2015）[1]，从2016年4月1日起需要依据该标准撰写查新报告。查新报告第七部分内容为检索结果，要求依据项目查新点对检出文献进行筛选，并对筛选出的中外文密切相关文献和一般相关文献按其与查新点的相关程度及先国内、后国外的顺序分别列出题录，并依据相关文献摘要逐篇进行简要描述，如果查新项目有多个查新点，可逐点分别列出。本部分内容需要查新人员进行文献去重、筛选、排序和内容描述，采用NE软件将大大缩短查新时间，降低人员精力。

1.1 采用NE撰写查新结果部分

NE提供了整个流程的半自动化处理方式，通过5个步骤完成检索结果。

（1）将不同来源数据库条目导入NE。目前，NE支持90%以上的数据库导入功能，用户只需选择合适过滤器即可导入不同格式数据库题录。

（2） 采用标题和页码去重。为了保证查全率，查新人员必须尽可能全面检索相关领域数据库，对于不同数据库带来的大量重复记录（如中国知网和万方），筛选文献前必须对检索结果去重以减轻文献筛选工作量[2]。对此，通过NE软件可灵活应用文献查重功能，按照不同的字段组合设置查重条件。笔者建议在查重时选择标题和页码组合作为查重条件，这种方式去重最为准确。

（3）根据查新输出样式筛选文献。NE提供的综述格式中没有包括作者地址，这种格式不适合判断查新结论区域创新性，所以笔者设计了一个带有作者地址的输出样式，以方便查新人员做出区域创新性判断。

（4） 利用NE笔记功能进行内容描述。在检索结果部分要求对相关文献的核心内容进行简单描述（主要是和查新点比较的相关内容），可根据该功能对每条记录的描述内容，将笔记直接插入对应文献题录的下面。

（5） 采用标签和标记功能分类和排序。对于查新报告中的多个查新点，要求在撰写查新报告时按照不同查新点顺序逐条对比分析。首先，利用NE的标签云功能，对不同查新点的相关文献进行分类。通过工具栏的“标签标记”为每篇相关文献添加标签，如查新点1、查新点2等。NE同一个标签只需添加一次，后续直接选择前面定义的标签即可，也可以通过多选文献题录信息批量添加标签云。其次，利用NE的“星标与标记”功能，对同一查新点不同方面进行排序。在每条题录信息上点击鼠标右键就会出现该功能，默认NE提供了5个优先级，也可以按照相关文献顺序从低到高标注优先级或自定义更多的等级优先级。NE在题录信息窗口的表头不显示优先级，需要在文件夹菜单栏选择自定义表头，将“优先级”添加到显示字段，然后点击表头的优先级列对文献进行排序。

上述的检索结果要和参考文献格式保持一致，包括作者姓名、题名、年卷期和刊名，但不同数据库导出的题录信息格式不同，有的数据库作者为全名、有的为缩写，期刊名称也有全称和缩写之分，大部分数据库使用长格式（1008-1012），也有一些数据库使用短格式（1008-12）。为了使所有题录信息格式统一，笔者编写了一个查新样式表NoveltyResult.nes，该样式符合查新规范要求的GB/T7714参考文献著录规则，将题录信息按照该演示表显示后，点击右键格式化复制并粘贴到查新报告结果部分。最后将每篇题录的笔记插入对应的题录信息后，就完成了整个查新结果部分内容的撰写。

1.2 采用NE撰写查新结论部分

GB/T32003-2015要求查新结论必须客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，应包含查新点归纳、项目查新点与相关文献的逐条对比，对查新项目有无新颖性的判断结论等基本内容。撰写本部分内容时，先将查新结果中每条题录后的相关内容拷贝到查新结论部分，并根据查新点设计的标签进行分段。在每条相关内容后利用NE插入参考文献的方式插入引用脚注。这里只需要每条引文的编号，而不需要查新报告末尾的参考文献题录部分，因此在插入参考文献后，应该删除末尾的引文题录信息。查新结论基本框架搭建好后，即可逐段和查新点进行对比分析。采用该方法撰写的查新结论结构合理、逻辑清晰。

1.3 采用NE撰写附件清单

GB/T32003-2015要求列出包括查新检索过程检出的相关文献和文摘。对于本部分撰写的难度主要是格式问题。为了解决不同数据库中作者名、期刊名、页码等格式不一致的问题，作者编写了一个附件样式NoveltyAttachment.nes，通过该样式可以将不同数据库来源的题录信息可以转化为符合GB/T7714参考文献著录规则。另外，使用该样式后，每篇文章都带有作者的地址，方便查新人员做出区域性新颖性对比分析。

2 NE在查收查引中的应用

科研人员在项目申报、成果奖励、职称评定等活动中都需要出具科研成果的收录、引用情况，以此作为科研人员成果及其水平的量化指标[3-4]。随着国家对科研支持力度的不断加大，科研人员能够申报的项目和奖励越来越多，这就使得查收查引工作不仅数量近年来大幅提高，而且用户需求更加个性化多样化，不同项目、不同奖励的要求不尽相同。对于查收查引工作来说，参考咨询人员就必须尽最大限度地提高工作效率。虽然目前一些高校或公司开发了查收查引自动化处理系统，如西安知先公司开发的查收查引系统，该系统功能完备，基本能够满足用户的个性化需求，但该系统在西安交通大学图书馆2018年初试用期间存在诸如引用数据不准确、不能显示当年影响因子、无单篇收录模版等许多问题，所以目前查收查引系统还不能完全代替人工操作。对此，本节介绍如何通过NE提高查收查引工作效率。

西安交通大学查收查引报告主要有单篇报告和大报告两种形式。单篇报告主要应用于奖学金评定、职称晋升和博士论文毕业条件证明，其必须包括一些证明的核心要素，如DOI、数据库收录号、论文类型、地址等。大报告主要适用于课题申报、评奖、人才评价等多篇论文的情况，主要包括文献的影响因子、被引或他引次数、引证文献列表、累计引用次数、累计影响因子等。

2.1 设计Word＼Excel导入NE过滤器

在平时工作中，用户如果需要出具检索报告，一般要求检索人员提供一个论文目录，有Word形式或Excel形式，其中Word形式要求有“1.标号形式”“（1） 标号形式”和“[1]标号形式”。由于NE中没有这些形式的过滤器，所以这些格式无法直接导入NE。针对这种问题，笔者制作了Word.1.nes、Word（1）.nes、Word.nes和Excel.nes四种导入过滤器。

首先将用户的文档目录按照上述对应的过滤器导入NE，再利用NE提供的在线更新题录功能（菜单栏的检索→在线更新题录→选择更新数据库web of science），更新完成后，所有题录信息缺少的字段、检索号、影响因子、被引次数都会自动补全。检索人员再也不需要登录到数据库检索页面逐条检索，大大缩短了检索时间。

2.2 设计符合用户需求的样式文件

针对不同的需求格式，笔者编写了符合查收查引需求的样式表，包括单篇收录（Scollection.nes）、单篇带影响因子（SIcollection.nes）、单篇带影响因子带引用（SICcollection.nes）、不带影响因子和引用收录大报告（NICreport.nes）、带影响因子大报告（Ireport.nes）、带影响因子和引用大报告（ICreport.nes）、引证文献列表（CitationList.nes）。通过使用这些样式，可以实现不同需求报告框架搭建、自动获取影响因子和引用次数。

单篇查收查引样式包括作者地址、WOS号、IDS号等关键信息（如图1），单篇查收查引带影响因子样式除了基本信息外还包括了期刊影响因子，該样式主要适用于博士论文答辩和职称评定（如图2），带影响因子大报告包括了文献题录基本信息和期刊影响因子（如图3），带影响因子和引用大报告包括影响因子和文献引用次数（如图4）。引证文献列表样式提供了类似于文献参考文献格式[5]，和参考文献格式不同的是该样式包括所有作者列表且作者名为全名、期刊名为全称、页码为长页码格式（如图5）。这样设置的主要目的是为了后续利用NE区分自引和他引。

2.3 搭建报告框架

有了上面的样式文件后，搭建框架就变得非常简单。工作人员首先将检索到的文献导入NE，然后根据用户需求选择不同样式通过NE的导出功能导出题录信息，也可以格式化NE信息复制粘贴到word文档中。这时的检索报告还缺少引证文献和一些累计引用次数和累计影响因子等内容。利用引证文献样式将每篇文献对应的引证文献格式化复制粘贴到相应的文献下面。有些用户需要对影响因子按照从高到低排序，在导出引证文献列表时首先点击题录表头的影响因子列，使引证文献按照影响因子从高到低排序后再导出。在申报杰出青年时，需要列出每篇文献近5年引用次数，和影响因子排序方法相同，按照题录表头的年份降序排列后删除5年前的引用文献。对于简单的数据次数统计，在题录窗口右上方会直接显示出来（如图6）。

由于NE无法统计复杂引用次数累计、他引次数累计、影响因子累计问题，这时可以借助Excel的计算功能，先将检索报告全部拷贝到一个Excel文件，然后多次利用Excel的分列功能将他引次数、引用次数、影响因子分成独立的三列，也可以利用Excel2016的自动填充功能将上述三类数字分成不同的三列，最后通过Excel求和进行计算。通过这种方法可以大大减轻工作人员的负担和出错概率。

2.4 利用NE区分自引、他引

检索报告中区分自引、他引的标准主要有三种方式：排除作者本人；排除课题组成员；排除文献的所有共同作者。在Web of Science数据库中可以通过三种方式进行排除。一是按照数据库界面提供的作者进行精确排除，作者数量不能超过100个；二是通过web of science提供的分析检索结果对自引进行排除，作者数量不能超过500个；三是通过数据库高级检索功能编辑NOT和OR组配式进行排除。但是，由于作者姓名的变体形式，如缩写、全名、姓名中间带短横杠、lv拼写为lu、重叠名字不重复显示等。上述三种方法可能导致排除自引不全面。

而利用NE则不存在此问题。在搭建检索报告框架前，我们已经将每篇文献的引证文献导入NE，采用本文编制的引证文献列表样式后，文献题录格式中作者名为全名、期刊名为全称、页码为长页码格式，这时就可以利用NE提供的本地数据库检索功能排除自引（菜单栏选择检索→在个人数据库中检索）。由于被引文献和引证文献都采用了作者全名，这种排除方式比利用数据库自引排除更加准确。检索方法和普通数据库面板式检索方法相同，检索完成后会在NE左边的导航栏中显示出对应的检索文件夹，这个文件夹中的题录数据即为自引。同时，在文件夹中的题录也会以浅绿色显示，并且为选择状态，检索人员可以将这些检索到的自引记录一次从所在文件夹中删除。

参考文献：

GB/T 32003-2015.科技查新技术规范[S].北京：中国标准出版社，2015.

罗红燕，陈绍兰.利用NoteExpress建立专题文献数据库的方法与技巧[J].西南师范大学学报（自然科学版）.2009（6）：81-84.

侯瑞芳，陈嘉勇，周婕.查收查引服务优化体系的构建与思考[J].图书馆建设.2015（4）：75-79.

王学勤，郝丹，郑菲，等. “查收查引报告自动生成系统”应用实践研究[J].图书情报工作.2014（16）：131-137.

侯集体.Refworks和Noteexpress在参考文献编辑中应用的比较[J].现代情报.2012（7）：150-151.