关于事业单位档案管理问题的思考

毛仲鲁

[摘要]事业单位的档案管理效率往往决定着这个单位的行事效率，档案管理做得好能推动事业单位高效、有序地进行工作。随着事业单位的不断创新发展，传统的档案管理方式已经满足不了新时期事业单位的发展要求。本文将具体研究事业单位在进行档案管理中出现的问题，并结合时代的要求，提出一些有助于事业单位更好地管理档案的意见。

[关键词]事业单位;档案管理;思考

引言

档案一般记录着事业单位在发展中遇到的重大问题，档案里都藏着事业单位最重要的信息，在之后的发展中，如若事业单位再遇难题，便可将档案翻出来，从中吸取经验教训，以便于能更好地处理问题。档案的隐私性极高，因此事业单位应在保证档案安全保密的情况下，将档案管理结合现代化的信息管理，努力做好档案管理，促进自身的发展。

一、事业单位在管理档案时出现的问题

（一）档案管理的设备落后且低效，与现代信息化技术结合较少

科技和时代在不断发展变化，可档案管理的设备却没有跟上时代的潮流，依旧停留在老旧的环节。有很多科室的硬件设备较差，设备配置也不够齐全，一些现代化的电子设备和电子档案处理需求得不到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的无形损失。档案管理对事业单位非常重要，但是很多事业单位的档案管理水平还停留在过去的阶段，這些老旧的管理设备如不及时更换，会降低档案管理的效率。随着现代技术的不断发展进步，一些现代化的档案管理技术已经普及，事业单位如果不积极主动地将档案管理与现代信息技术相结合，那么就会影响到自身的发展进步。

（二）档案管理模式落后

传统的档案管理模式虽然用起来得心应手，但已经不适应现代化的潮流，档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制，传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档。档案管理工作是十分烦琐的，如果再依照落后的管理模式继续管理，很可能会造成档案混乱或者损失。而随着事业单位的发展，只会出现越来越多的重要档案，长久下来，旧的档案得不到好的归纳管理，新的档案只会让原本烦琐的工作更加混乱。落后的档案管理模式注定跟不上事业单位的发展，是要被淘汰的。

二、对事业单位档案管理提出的建议

（一）更新档案管理理念并提高管理人员素质

档案管理对事业单位的重要性不容置疑，事业单位更应该重视档案管理，更新档案管理理念。事业单位应当主动要求加强档案管理机制，更新档案管理理念，并努力提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作绝不只是简单地将档案进行归纳、整理、分类，还有很多先进的管理技术。事业单位领导者应当看到现代化档案管理技术的发展，并让档案管理部门努力顺应现代化潮流。档案工作者应当主动学习现代化高科技的管理技术，不能只是每日重复枯燥的档案收集和分类工作，工作者应当有专业的职业素养，认真负责，既要将档案进行合理归纳和分类，还要注意保护档案的相关内容，防止事业单位的一些重要信息泄漏。只有单位领导入重视了档案管理工作，督促档案工作者们认真负责的工作，才能让档案管理得到更好的发展。

（二）更新档案管理设备，强化与现代信息化技术的结合

老旧的档案管理设备会拉低档案管理的效率，因此，事业单位应当加大对档案管理部门的经济投入，给予档案管理更多的经济支持，为档案管理部门引进适合自身发展需要的现代档案管理的软硬件设备。档案管理部门的工作量必然很大，因此，档案部门可以结合现代化信息技术，安装计算机、扫描仪等仪器，将档案进行纸质化和数据化的双重保管，这样一来，即使档案的纸质版被破坏了也可以通过信息技术查找到它的具体内容。现代信息化技术虽然便捷但也存在着一定的危险性。档案管理人员在运用现代信息技术时一定要注意重要档案的保密工作，对于一些重要档案要进行加密保存，以免信息泄漏给单位带来不好的影响。

（三）创新档案管理思路与管理模式

档案管理不应当只是停留在档案收集和分类的层面上，而应该创新思维，为管理档案提出更多更好的新方法。事业单位领导入也不应当轻视档案，而是应该更加看重档案管理工作，对档案管理投入更多的精力。档案管理在现代化技术的帮助下可以变得简单且高效，管理部门应当扩宽思路，想想应当如何借着现代技术，在不破坏和泄漏档案内容的前提下提高档案管理的效率。另外，在信息化的时代，档案管理部门应该紧随潮流，可以将一些不涉及事业单位机密的档案发布在网上，促进档案资源的共享，在大众网络的监督下，也能更好地管理档案。新颖的管理思路和管理模式对档案管理的作用十分巨大，希望事业单位的领导入和档案管理人员都能意识到它的重要性，并共同努力促进档案管理工作的发展。

结语

事业单位应当认识到自己在档案管理中出现的问题，明确档案管理的重要性，更新档案管理理念，更新档案管理设备，创新档案管理思路和模式，在确保档案的安全性和准确性的同时，促进档案管理与现代信息技术的融合，这样才有利于事业单位的档案管理，也更有利于事业单位的发展。

参考文献：

[1]李海珠，都蕾.试论事业单位档案管理的创新思路[J].今日中国坛，2013（10）：185-186.

[2]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发，2013（8）：69-70.