如何发挥人事档案在人事工作中的重要作用

崔艳玲

摘 要：人事档案是记录员工个人基本情况、成长经历的重要载体，是国有企业人事管理工作的重要工具，是单位全面考察了解和使用员工的重要依据。人事档案利用得好，体现着用工单位“以人为本”“公开公平”的用人原则，会极大地调动广大员工的工作积极性；反之，材料不全、信息模糊、无可查依据的人事档案缺乏应有的说服力与严肃性，不仅成为一种摆设，更是体现人事工作的不严谨、不规范，易产生诸多矛盾和劳动纠纷，给企业和个人造成损失。本文从人事档案材料构成、存在问题及解决方法以及如何加强人事档案审核工作入手，阐述如何从严管好用好人事档案，有效推进人事工作上水平。

关键词：人事档案；存在问题；审核方法

1 人事档案材料构成

人事档案主要由十大类材料构成。一类履历材料：员工参加工作后在单位填写的第一份人事档案材料即“职工履历表”，表中记录着个人姓名、出生年月、毕业院校、参加工作时间，以及学习经历、家庭成员情况等。二类自传材料：员工叙述个人情况的材料，入党时撰写的个人自传。三类考察考核等材料：单位对员工工作、个人表现的考察、年度评价材料。四类学历、职称、专家等材料：员工取得的学历学位成套材料，评聘的专业技术职务、技能鉴定、专家聘任、科技人才及2个月以上的培训等材料。五类证明材料：员工入学、入伍政审，单位对员工个人信息审定等材料。六类党团材料：员工加入党团组织材料，入党、入团志愿书，申请书、转正申请，党员登记表等材料。七类表彰奖励材料：员工个人获得的各项奖励材料。八类违纪处分材料：员工受到的处分决定、复查报告、个人申诉、法院判决书等材料。九类工资待遇、招聘录用、干部任免等材料：转正定级、工资晋档、招工、录用、劳动合同、入伍退伍、干部聘任及考核、出国登记及会议代表等材料。十类材料：员工体检表、企业年金、毕业生派遣证、工伤等材料。

2 人事档案存在问题和解决方法

由于人事档案原始材料是员工个人填写，也有单位填写的，如果源头检查监督不严格或者缺失，势必造成员工个人档案材料生成过程的随意性，有的是个人和家庭成员姓名多音字错误、多个出生年月等等，还有的档案中材料信息落后，无可查价值和材料依据，这些都给人事工作和员工个人造成很多困扰。

人事档案要做到真实、全面反映员工本貌，一是必须突破“档案”自身的局限，变“过时”为“及时”。首先要加强档案材料的收集整理工作，档案管理人员要和有关部门密切联系，随时掌握和收集人事档案十大类材料，并整理放入员工人事档案，以保证档案记录和人员变动同步进行。

二是减少和杜绝入档材料的随意性。第一，本着“谁产生、谁负责”的原则，员工个人原始记录中填错、误差，由此产生的后果，由员工个人承担。第二，主管部门加强审核，凡是虚假、不真实的材料，缺少相关材料证明的，主管审核部门要加强对比审核，对于虚假材料拒绝归入本人档案，对于缺少材料要多方查证、合理补充材料，从“源头”把好人事档案材料的“真实性”这一重要关口。

三是推进人事档案改版工作。人事档案改版工作不简单是人事档案小盒换大盒，重点是对近年来产生的人事档案材料按新规定进行收集整理归档，尤其强化了人事档案信息化建设，增加了二维码识别系统，重新在人力资源系统中按新规定修改完善了人事档案目录、带员工编号的侧标、以及通过系统进行材料接收、档案查借阅和档案转递等工作，使人事管理工作整体再上一个新台阶。

3 加强人事档案审核工作

要做好人事工作，严格管好用好人事档案是关键，严格管理好人事档案是前提。中共中央组织部始终高度重视人事档案管理，不断加大力度部署人事档案标准化管理达标升级工作，针对干部人事档案存在的问题，2014年，中组部又专门下发了《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）文件，中国石油集团公司立即向各单位部署干部人事档案审核和人事档案改版工作，并于2018年7月全部完成人事档案审核和改版检查验收工作，使人事档案管理工作再上新台阶。

3.1 人事档案审核内容

人事档案直接关系到员工本人切身利益，又因历史原因，造成人事档案材料记录模糊、材料缺失等问题，这也是制约人事工作开展亟待解决的问题。在干部人事档案审核工作中，本着人事档案审核“谁管理、谁把关、谁考察、谁审核、谁签字、谁负责”的原则，重点针对干部“三龄二历一身份”即：“年龄、工龄、党龄、经历、身份”进行审核，通过查阅人事档案原始记录，与现人事信息是否对应，是否存在与事实不符、涂改造假等，从而严肃纠正国有企业选人、用人不正之风。

3.2 人事档案审核方法

中国石油集团公司以严谨性和时效性分阶段大力推进，以“内容真实完整、材料齐全规范、整理达标合格、信档比对一致”为标准，分线下审核和线上审核两种途径，线下以人事档案材料内容和外观整理为主，线上审核是将人事档案材料记录与中石油人力资源系统个人关键信息相对照审核。

应用“干部人事档案专项审核平台”进行初审和复审，依据组织部门出具的干部最新一份“领导干部任免表”中记录的内容，对照档案中最新的履历材料，逐卷、逐页核实干部“三龄二历一身份”，在审核平台中录入，年龄确定，改为依据最早記录的材料，比如“入团志愿书”；参加工作时间确认，依据招工登记表、毕业分配介绍信、入伍退伍登记表，第一份履历表最后单位盖章日期或者转正定级表等；入党时间确认，直接查看入党志愿书；学历确认，查看四类学历材料是否齐全，是否有相应学历的毕业生登记表、成绩单等，在职学历按规定要有学历认证报告等；经历确认，要查看任免表、多份履历表对照；身份，查看干部任免表，缺少任免表的查找当年任职文件作为补充材料。

对干部“三龄二历一身份”材料前后记录不一致的，通过审核平台进行问题汇总及组织认定，由组织部门在人力资源系统生成“领导干部任免表（专项审核版）”，此表交由本人签字确认后，归入干部人事档案五类证明材料中。在审核平台生成的“干部人事档案专项审核认定表、干部人事档案专项审核情况登记表”，对于出生年月、工作时间等有问题的，要再出具相关认定情况说明，由组织按有关规定审核确认。

4 结论

规范人事档案材料收集及整理，推进人事档案改版和人事档案审核工作，是做好人事档案管理的基本方法，每卷人事档案可通过《人事档案接收（转出）审核评分表》21项审核评分，90分以上为合格档案，97分以上为优秀档案。中国石油大力推进人事档案信息化管理，在早期开发人力资源系统中人事档案模块后，再创新“用户平台”，从而实现人事档案材料自生成到归档、纸质档案与人事档案信息管理一步到位，确保了人事档案和人事信息的统一性、真实性，更好地人事工作提供优质服务。

参考文献

[1]《中国石油天然气集团公司人事部关于进一步从严管理人事档案的通知》（人事〔2014〕285号）文件