浅析事业单位档案管理信息化建设问题

霍日查

摘 要：在我国的事业单位的发展过程之中档案管理工作发挥着重要的作用，然而，当前事业单位的档案管理工作面临着档案管理方式落后以及质量不高等一系列的问题，难以充分的发挥出档案管理工作的重要价值。因此，在信息时代背景下，要积极推进档案管理的信息化建设进程，不断的提升档案管理工作的质量与效率。本文主要研究了当前事业单位档案管理工作中存在的问题，并且提出了加强档案管理信息化建设的措施，希望为有关专业人士带来一定的参考与借鉴。

关键词：事业单位；档案管理信息化；建设问题

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域之中得到极为广泛的应用，给人们的生产、生活带来了许多的便利，对于事业单位的档案管理工作而言同样如此，通过先进的信息技术的应用，转变传统的档案管理模式，提升档案管理水平，实现对于档案资源的充分利用，充分发挥出档案工作的服务价值。

1 现阶段事业单位档案管理工作中存在的主要问题

1.1 高素质的档案管理人才匮乏

档案管理人员作为事业单位的档案管理工作的主要执行者与实施者，其个人的综合素质与专业水平的高低，直接影响了档案管理工作的质量与效果。然而，现阶段，绝大部分的事业单位的档案管理工作中面临着档案管理人才匮乏的问题，现有的档案管理人员未接受过专业化与系统化的培训，专业知识水平与工作经验等都有所缺乏，加上档案管理人员呈现出老龄化的趋势，对于信息化技术的缺乏足够都认识，阻碍着档案管理的信息化建设进程。除此之外，许多的档案管理人员的责任感淡薄且工作态度散漫，在实际处理档案管理工作中态度十分的敷衍，不能够全身心的投入于档案管理工作，以至于事业单位的档案管理工作质量与水平一直得不到提升。

1.2 缺乏对档案管理工作足够的重视

毋庸置疑，档案管理工作在推进事业单位发展方面发挥着重要作用，然而，现阶段，事业单位的领导者与管理者对于档案管理工作缺乏足够的认识，尤其是对于檔案制度的认识不够全面与系统，无法认识到档案管理工作的重要性。除此之外，事业单位的领导层长期注重人才的培养与引进工作，加强对人才的理论知识的培训，而对于档案管理工作缺乏足够的重视程度，使得档案管理工作在事业单位中长期处于尴尬的位置。

1.3 缺乏完善的离职交接制度

档案管理工作是一项极为繁琐与枯燥的工作，对于档案管理人员缺乏足够的吸引力。因此，事业单位的档案管理人员队伍的稳定性不高，许多的档案管理人员都会选择跳槽至其他待遇更好的行业。由于每个档案管理人员的管理方式各有不同，因此，需要新人与离职人员做好交接工作。然而，由于事业单位对于档案管理工作并不重视，加上缺乏完善的交接手续，造成交接工作不到位，甚至有的人员离职时并未做好交接工作，而这就必然会阻碍着事业单位的档案管理工作的顺利进行。

1.4 档案管理信息化水平有待提高

近些年来，现代化信息技术在社会各个领域之中应用广泛，然而，从目前事业单位的档案管理工作来看，其依旧采用传统的手工管理模式，档案管理形式以纸质档案为主，忽视对信息化技术的应用，而纸质档案的不足是易于出现发霉、受潮以及破损等问题，无法实现对档案的长久保存，不仅加大了档案查询的难度，而且无法实现对档案资源的有效开发与利用，阻碍着档案管理工作质量与效率的提升。

2 加强事业单位的档案管理信息化建设措施

2.1 充分认识到档案信息化建设的重要性

要想推进事业单位的档案管理信息化建设进程，最为关键的是事业单位的领导者要从思想层面上提高对于档案管理工作的重视，积极转变传统落后的思想观念。与此同时，作为一名档案管理人员要紧跟时代的发展步伐，与时俱进的创新档案管理方式，做好档案信息化建设的宣传工作，由上至下使管理层与档案工作人员认识到加强档案信息化建设的意义，实现对事业单位的资源的优化配置，推进事业单位档案管理信息化建设的顺利进行。

2.2 强化对档案管理信息化建设的投入

首先，为了满足档案管理信息化建设的要求，事业单位的要加大对档案管理工作的投入，积极配备档案管理工作所需的各种现代化设备，包括刻录机、打印机以及扫描仪等，在档案管理引进计算机技术与信息化技术。档案管理人员可以通过硬件设备的应用，实现对档案资源数据的整理、扫描以及转换等；

其次，档案管理工作是一个系统化工程，所涉及的内容与环节众多，包括收集、利用、保存以及共享等，档案工作人员要通过文档处理软件的应用，按照相关标准全面的整理数据库，从而建立高效的检索服务系统，用户服务平台、安全防护系统等，并实现对档案数据信息的加密与备份处理。在信息技术日益完善的形势下，要及时对电子档案进行更新与维护。而上述工作的顺利进行都离不开充足的资金作后盾，只有确保经费充足才能够保证档案信息化建设有条不紊的进行。

2.3 建立健全离职交接制度

为了保证事业单位的档案管理工作的有序进行，事业单位有必要建立健全离职交接制度，按照完善的离职交接程序做好离职与交接工作。离职交接的具体流程是：首先，离职前一个月，档案管理工作人员要以书面形式向主管部门提出离职申请；其次，在新人进入工作单位以书面形式进行手头工作的全面交接，并保留好联系方式，明确各自的职责，这样便于管理人员全面的掌握档案管理工作。

2.4 加强档案管理人员队伍建设

档案信息化工作本身具有较强的专业性与技术性，对于档案管理工作人员的专业知识与综合素质要求较高，尤其是要求工作人员具有计算机技术操作能力，因此，事业单位要做好档案管理工作人员的培训工作，加强档案工作人员对计算机技术与网络技术的应用，提升工作人员的档案制作、保存，接收以及应用的专业水平。与此同时，档案管理人员在平时的工作要不断的加强学习，在实际的档案管理工作中应用所学的知识。除此之外，事业单位要积极引进优秀的网络技术人员，加强技术人员与档案工作人员的交流，从而为档案管理工作水平提升奠定坚实的基础。

3 结语

总而言之，档案信息化管理对事业单位的利益存在密切的关系，因此，事业单位要积极加强档案信息化的建设，提高对于档案管理信息化建设的重视，给予档案信息化建设必要的物质支持，保证事业单位档案管理工作的顺利进行，从而充分的发挥出档案的服务价值。

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