智慧档案馆建设与关键技术研究

魏海如

摘 要：智慧档案馆建设及关键技术始终是档案管理领域重点研究课题，需要以丰富档案馆功能为基础，合理选用智慧档案馆建设技术。本文主要围绕智慧档案馆内涵及特征、智慧档案馆建设与技术应用等方面展开讨论，旨在为指导档案馆建设提供借鉴，以便更好发挥档案馆功能。

关键词：智慧档案馆；关键技术；建设路径

随着智慧城市建设理念的出现，使得智慧档案馆建设重要性逐渐凸显，在智慧城市建设中占有重要地位，是未来档案馆发展趋势。现阶段对于智慧档案馆的研究还处于初步阶段，为了达到理想的建设效果，还应做到对智慧档案馆特征的了解，根据建设目标选择并运用关键技术，进而加快智慧档案馆建设进程。

1 智慧档案馆内涵及特征

1.1 智慧档案馆内涵

在智慧城市、智慧地球等概念出现后，“智慧+”方面的探索受到人们广泛关注。智慧档案馆主要承担着记载及传播城市文明的职责，是智慧城市建设主要组成部分，同样是新形势下档案馆发展必然趋势。从目标方面来讲，智慧档案馆坚持服务大众和城市建设的目标，而从技术层面来讲，云计算、物联网等多种先进技术在智慧档案馆建设上的应用，提升了用户使用体验，能满足用户的档案查询及使用需要[1]。最后，从内容层面而言，智慧档案馆运行下，可为跨馆信息共享和跨网信息传输提供广阔平台，进而形成智慧档案馆管理新机制。

1.2 智慧档案馆特征

智慧档案馆根本特征主要体现在信息资源可感知性和共享性等方面。一方面，基于物联网下的智慧档案馆，在它的信息资源系统运行过程中，能实现档案和档案、档案和工作者、档案和使用者间的感知，符合公众使用档案的要求。另一方面，对于档案信息来讲，不仅包括档案实体内容，还包括相应的社会信息，实现了多类信息的整合，可为使用者提供全面信息资源。而从信息资源共享性来看，档案信息的发布及共享，能通过应用系统自行完成，提高了信息共享效果，为跨馆管理的实现提供基础条件。

2 智慧档案馆建设分析

2.1 基础设施建设

在进行智慧档案馆建设分析时，本文主要从基础设施建设角度出发，具体探析档案馆建设重点。当前智慧城市建设受到较大关注，并且智慧旅游、智慧交通等方面的建设已经取得一定效果，但目前还存在城市宽带网络、通信站点分布不均，和基础设施落后等问题，导致信息共享程度有限，不能保证信息传输安全性。因此，为了达到智慧城市视角下的智慧档案馆建设目标，首先要做到基础设施良好建设，是决定智慧档案馆建设质量好坏的关键[2]。相关资料表明，当前392个实施智慧城市建设的城市，都从构建云计算平台、加快无线网络等方面着手确定建设重点，为智慧档案馆基础设施建设提供了基础条件。

从广义上来看智慧档案馆基础设施建设，主要是设置服务于档案馆功能實现的有关设施，包括档案馆所在处的给排水网络、电力网络和道路网络等，在这些网络建设上要充分利用先进技术，为智慧档案馆功能发挥创造外部条件。从狭义上看，是指智慧档案馆对应的信息设施，如档案信息收集以及信息共享设施等，在这类基础设施有效建设下，可满足用户档案应用及管理需求。本文主要是对狭义定义下的基础设施建设进行分析，为了保证档案信息资源在网络环境下高效共享，应注重三网融合、宽带网络等设施的建设，另外在信息共享方面，要合理利用云计算平台、信息安全平台和档案管理系统等设施。

2.2 软环境建设

除了注重基础设施建设外，智慧档案馆建设还要依靠软环境的良好建设，包括政策、标准体系以及管理体系等。其中政策法规能为智慧档案馆建设创造良好环境，当前我国在这方面的政策规定还比较匮乏，需要尽快实施针对性政策。相关部门应及时制定涉及网络、信息、通信等方面的政策内容，以便提高档案信息安全性。在标准体系方面，档案界要借鉴智慧城市建设标准体系，在此基础上形成自身标准体系，以便发挥其在数据可靠共享上的作用，是智慧档案数据采集、数据访问和数据安全及共享的功能实现的保障，需要结合智慧档案馆建设特点来建立标准体系，从而有效应用档案资源。

最后，在管理体制方面，考虑到智慧档案馆建设是一项涉及多部门和多学科的复杂工程，为了做好各行业间的协调工作，需要建立相应的管理体制，通过设立管理小组，提高档案管理效果，确保档案信息资源的充分利用。建立管理小组时，要从智慧档案馆发展战略高度出发，以科学决策和协调管理为核心，组织相关部门人员参与其中，为智慧档案馆良好建设提供保障。另外，由于智慧档案馆属于新事物，因此需要相关部门建立项目考评体系，对项目建设进行监督管理，逐步完成智慧档案馆建设任务。

3 智慧档案馆关键技术探析

本文以智慧档案馆良好建设为目的，从档案馆功能要求出发，分析关键技术的运用及实现。通过采用一系列新技术，能为档案馆建设提供动力，进而突出智慧档案馆功能性，下面将具体分析档案馆建设时运用的关键技术。

3.1 明确智慧档案馆概念

要想实现较好的档案馆建设成效，则应首先对智慧档案馆概念有所掌握，在此基础上创新建设技术，并在对智慧档案馆功能系统架构及建设规划进行全面研究后，得到初步的智慧档案馆建设方案。具体来说，在智慧档案馆概念引导作用下，能保证关键技术合理运用，从而保证建设方案的有效落实[3]。

3.2 档案资源信息化处理

智慧档案馆内部系统运行过程中，大量信息资源在系统内传输，可根据信息内容执行相关操作，这就需要进行档案资源信息化处理，将有价值的信息资源存储在档案数据库中，方便之后的查询利用。在信息化处理上，可借助OCR技术，来形成档案数字化信息资源库，结合原有数据化资源信息，做到档案资源信息化管理，能为之后数据检索及信息查询等工作的开展奠定基础。在已经建设的数据库平台上，可进行全文检索，同时能在数据挖掘技术作用下，全面收集档案资源信息，以便建立起应用性强的虚拟资源库。上述技术的应用，真正实现了智慧档案馆跨越式发展，提高档案馆自动化程度并做到档案馆数字化建设理念的落实，在挖掘及利用档案资源方面有重要意义。

3.3 数据智能采集功能的实现

档案馆数据资源的采集是其功能充分发挥的关键，要提供数据智能采集技术的使用，来实现智慧档案馆信息采集功能，利用多元化、组合式的信息采集方式，为智慧档案馆建设提供基础信息资源，从而保证数据库管理有序开展。实际进行数据资源采集时，应在保证全面挖掘档案信息的同时，注重有价值信息的筛选，将筛选出的信息存储在相应类型的数据库中，以便保證信息管理效率的提高。这一关键技术的运用有着重要意义，对于智慧档案馆良好建设有推动作用，从当前智慧档案馆建设现状来看，已经基本实现数据智能采集功能。

3.4 模型控制技术的使用

采用这一技术，能实现电子文件质量管理、档案分类辅助管理以及档案质量检查等，极大程度促进了智慧档案馆工作的信息化。对于智慧档案馆建设来讲，对进馆的档案信息质量有较高要求，需要在保障信息质量的条件下，为档案信息利用率提高奠定基础。尤其在当前社会环境下，人们各项社会和生活行为会产生大量档案信息，更加需要借助模型控制技术完成档案信息处理，自动筛选出重复信息和错误信息等，以便保证有限的数据库资源得到充分利用。

3.5 RFID技术的应用

在这个技术应用下，能实现智慧档案馆管理平台自对纸质档案、有关业务信息的全面感知及自动处置，可扩展该技术在档案馆系统运行中的应用范围，确保智能化管理理念在智慧档案馆建设中的体现。例如，当文档服务中心给出调卷指令后，在特定时间内RFID信息阅读器没有接收到档案出库信息时，则服务中心发送短信到管理终端上，由相关管理人员开展调卷管理工作。从以上阐述可知，通过这一关键技术的使用，能保证智慧档案馆运行过程中一系列业务工作的及时开展，改进了自动化系统运行功能。

4 智慧档案馆实际应用

在对智慧档案馆实际应用进行分析时，可发现它主要利用指挥手段采集档案数据资源，进一步建立档案资源体系。智能采集技术应用下的档案信息收集是全面开展的，有助于档案资源体系的多元化建设，从而为相关业务工作开展提供根本条件。从智慧档案馆运行实际来看，主要依靠档案信息资源完成各项操作。目前档案信息资源内容及数量都发生了改变，其中内容上，档案信息包括科技、文化、经济、生活文化多个领域的信息，这就决定档案资源建设重点要随之转变，不能只收集党政机关各项工作的信息，还要体现社会、个人、家庭等层次的内容。并且在拓展档案信息资源来源的情况下，可进一步深化信息体系内涵，达到多元化建设目的[4]。这种背景下，主要利用智慧感知技术实现各类档案信息的在线采集和存储。另外，智慧档案馆的建设及应用，能为档案资源利用提供广阔平台，进而建立档案利用体系。智能城市建设环境下，有必要将智慧档案馆作为智慧城市中的重要组成部分，做到档案信息资源共享范围的扩展。目前我国档案馆包括大量档案数据资源，而受到数字化信息存储格式差异化和资源结构分散等因素的限制，导致档案信息共享程度低下，不能提高档案信息资源利用率。而智慧档案馆中的信息资源共享建设，以不同档案馆间信息共享为核心，建立了共享服务机制，简化了跨馆查询程序，能解决以往各地区档案馆信息共享效果低下的问题。

5 结论

综上所述，随着信息化时代的到来，智慧档案馆的建设逐渐成为社会重点关注内容，是满足档案管理工作开展需要的关键。实际建设智慧档案馆时，要充分利用相关技术，建立起一个运行良好的信息存储及传递平台，进而在信息流作用下，执行对应系统操作。本文加大了对智慧档案馆关键技术的研究，以便为建设目标的实现提供技术支持，促进档案馆的信息化建设。

参考文献

[1]胡晓庆.基于SWOT分析的智慧档案馆建设策略研究[J].档案时空，2017（06）：7-9.

[2]邓丽芝，高永青.智慧档案馆建设路径分析[J].兰台世界，2016（22）：155-157.

[3]杨来青.智慧档案馆建设关键技术研究与应用[J].中国档案，2016（07）：66-67.

[4]王云庆，李涵.基于文献计量的我国智慧档案馆研究评述[J].档案与建设，2015（11）：12-17.