浅谈科技档案信息资源的开发与利用

徐春红

摘 要：在当前的信息化时代，我们更加注重对科技的利用。因此，在企业的发展过程中，利用科技檔案来进行企业信息资源的记录，同时要明确科技档案信息资源对于企业的管理是非常关键的。所谓科技档案信息是指科技档案中所保存的一些重要信息，对企业的人员在生产和实践的过程中能够进行资料的递交，对实践活动进行记录使企业走向更长远发展的一个关键。因此要加强对科技档案信息资源的开发与利用，为企业的发展贡献一份力量。

关键词：科技档案；信息资源；开发现状；利用策略

随着社会的不断发展，科技档案信息资源的开发程度越来越深，加强对科技档案信息资源的利用，是企业在建设和管理过程中非常重要的一项任务。同时，科技档案作为企业进行科研生产的一项资源，也是信息记录和延续发展的一个载体，积极的对档案信息资源进行开发，有利于更好的服务于我们社会，为企业的发展进行补充。但是，当前的科技档案管理中仍存在着一些问题，需要对问题进行探讨，进一步提出有效的策略，加强对科技档案信息的开发。

1 科技档案管理所存在的问题分析

1.1 科技档案资料归档不规范

我们在进行工程完成后，所形成的技术资料不能及时的归档，甚至没有编写，导致档案管理不及时、不规范，例如有一些工程报告中只进行了图纸资料的归档，而缺少一些文字报告，有些工程技术的报告齐全，但是缺乏对工程的管理文件；在技术资料归档的过程中存在着一些问题，归档的内容过于简单，没有实用的价值，不能更好的进行延续，导致在信息准确性上出现一定的问题。

1.2 信息资源开发利用，不能满足当前生产、科研的需要

在当前的一些科技档案进行管理的过程中，往往处在初级阶段，对于大量的资料没有进行开发和利用，一些档案资料长期放置，在新课题和新产品开发的过程中，科技人员来查阅档案，不能更好的去利用已有的信息进行开发，而且仅仅局限在自己所熟悉的领域，没有使档案的价值体现出来，不能满足我们当前科研生产的发展需要。

1.3 科技档案的检索工具落后，影响检索效率

众所周知，长期以来的档案以纸质档案为主，对一些照片、光盘、录像、档案作为辅助，利用全引目录和卡片式的分录进行检索，这些检索工具过于落后，导致在检索的过程中出现一些麻烦，影响了利用者的效率，为了更好的建立我们的档案管理，要对检索工具进行升级，使之能够全方面的处理和运用。

1.4 科技档案管理人员素质有待提高

在进行科技档案信息资源开发利用的过程中，管理人员需具备一定的档案管理知识，同时也要熟悉地利用计算机、语言等专业技能。一些大量的电子文件可应用办公自动化软件，在网络上建立档案馆、建网络体系，从而提升我们档案管理的技术含量。因此，档案管理人员需要提高知识能力。在研究过程中发现大部分档案管理人员并没有对一些专业知识进行学习和专业知识更新，缺乏基础的档案管理，使得他们在进行科技档案信息开发利用的过程中缺乏一定的能力。

2 加强对科技档案信息资源开发与利用的策略

我们对科技档案中所存在的一些问题进行分析，提出有效的策略，进一步促进科技档案信息的开发。

2.1 提高社会档案的意识，加强科技档案的基本业务开展

要认真的对待档案工作，严格贯彻和落实我们的档案管理工作，保证所归档的资料是有价值的，才能更好的使档案资料进行信息资源的开发，所以，我们要提高社会档案的意识，对档案的编辑者和管理者能够融为一体，推动我们档案工作的进一步发展。

在进行科技档案信息资源开发的过程中，要注重对档案的收集、整理等一些基础工作，完善基础工作才能更好的对科技信息资源进行开发和利用，提高在科技档案管理过程中的水平。同时对基本业务的进行是我们对科技档案管理和资源开发的一个基础，必须加以重视，才能更好的做好档案的收集与整理。

2.2 充分利用信息技术，提高档案管理开发的水平

在当前的社会中，必须充分的利用信息化，融入到科技档案管理中，加强技术处理来对资源进行进一步的开发。除此之外可以建立更灵活的网络档案组织体系，为当前的档案管理提供一个新的模式，拓展档案的空间。实际上这也是从根本上对档案管理的功能进行了转变，实行多种形式的信息管理，使得多媒体技术能够真正运用到档案管理中，根据客户的需求进行数据库的建立，这种新的信息利用方式，例如我们可以开发专家系统数据库、信息网络、智能计算机等，加大对科技档案信息资源的利用，对档案的利用效率提升提高流通速度。

2.3 实行档案业务管理的规范，加强与其他部门的沟通

在当前的归档过程中，存在着一些不规范的问题，例如提名、时间、编制单位的录入格式存在不一致，导致在进行档案检索的过程中不能检取到有效的信息，另外，对档案管理系统的开发所能利用的信息量比较少，不利于满足客户的需求。比如有些归档的文件格式没有采用标准格式，或者是有些文件进行加密却无标识，导致文件的泄露。所以，要对档案业务管理进行标准化的要求。除此之外档案部门要与其他部门进行沟通，对档案资源进行开发要有一个强烈的意识，缺少沟通可能会导致一些有效的科技档案信息资源丧失，我们必须加强与科技部门、管理部门加强沟通，这样才能够使得一些科技成果能够更好的利用，避免信息资源的流失，同时，编写一定的档案参考资料，满足各方面的利用需求，这需要不同的部门相互配合，才能够更好的对档案资源进行进一步的开发。

2.4 重视对科技档案的编研，提高档案质量

对科技档案进行汇编是一项技术性的操作，需要更好的满足不同主体之间的需求，所获取的价值较高。首先进行档案编辑的人员要全面的了解所掌握的信息，围绕某一专题，从实际角度出发，确定合理的题目；其次是科技档案管理人员要对材料的内容熟悉，同科研人员进行沟通，对文章能够合理的选材并进行有效的归纳，避免一些不同主题版本的文件汇编到同一个档案中，因此，我们必须要向科研人员获取有效的信息，最后是对于一些新技术的研发和产品所编辑的报告，我们要对资料的有效性进行审核，能够对科研生产有一定的价值，这样可以节省科研人员的时间，同时能够提高对档案的利用效率。

综上所述，根据对科技档案信息资源开发利用的现状进行分析，结合所出现的问题提出有效的策略，进一步提升科技档案资源的开发效果，加大对科技档案的利用，使之价值能够真正的得到实现。除此之外，要把对档案的收集工作和开发利用进行有效的结合，要求相关的档案管理人员不仅要收集相关的技术文档，还要及时的对科研、生产、管理活动的开展，进行跟踪数据。对于不同的企业和用户的需求要进行整理，使得科技档案能够真正的应用出它的实用价值，做好档案开发利用工作。

参考文献

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