高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析

赵梦霖 籍辉

摘 要：高校档案管理是高校的一项重要工作，由于我国高校改革在不断深入，所以高校档案管理工作的质量有了很大的提升，在全球信息化发展的大背景下，高校档案管理也实现了信息化管理，用先进的信息技术工具和高科技来处理高校的档案资源。本文就高校档案信息化管理的趋势进行分析，发现档案信息化管理的困境，并提出了有效的解决对策，旨在为人们提供一定的参考。

关键词：高校；档案；信息化管理

近年来，我国的科学技术在不断发展，信息技术被人们应用在各个领域中，高校在档案管理中，也充分利用信息技术来进行档案管理，实现档案管理的信息化。但是从目前的情况来看，高校档案信息化管理还面临着一些困境，要想有效应对这些困境，就要求高校要加强对档案信息化管理趋势的研究，把握趋势才能更好解决信息化管理存在的问题。

1 高校档案信息化管理的趋势

1.1 管理系统建设集成化

现阶段，人们对档案管理的要求越来越高，这就要求档案管理系统要具有更强的适应性。高校档案管理的工作范围非常广泛，涉及的内容较多，教师档案、学生档案以及学校的财务档案都是档案管理的内容，要想在规定的时间内高效完成相关的工作，就要求不同的部门管理系统要实现集成化。因此，高校档案信息化管理的管理系统未来会朝着建设集成化的方向发展。

1.2 管理模式协同化

高校档案信息化管理是一项比较复杂的工作，涉及到很多学科内容，包括管理、网络和计算机等，所以其管理模式未来会朝着协同化的方向发展[1]。由于高校档案信息化管理涉及到许多学科，所以要完成这项工作也要多种专业能力和多种知识背景的人才。另外，现阶段人们对高校档案管理工作更为重视，使得档案管理的工作内容和工作模式都更加复杂。在这样的背景下，就要求采用项目化管理的思维来建立动态管理联盟，以此来实现项目化管理和协同化管理。因此，未来高校档案信息化管理的管理模式会朝着协同化的方向发展。

2 高校档案信息化管理的困境

2.1 信息化建設不平衡

高校档案信息化管理需要多个部门的高效合作，但是从实际的情况来看，各个部门之间的协调性不强，档案管理信息化建设不平衡。学校内部和学校外部的信息化建设均不平衡。由于高校档案信息化管理涉及到的内容较多，范围较大，而不同类型的档案涉及的部门又不同，并且要采用不同的管理方式，而档案管理并没有规范的标准，所以在实际管理环节中就出现了不同档案信息资源整合困难的情况。

2.2 缺乏合理的信息化管理系统功能规划

从目前的情况来看，高校的档案信息化管理还缺乏科学的信息化管理系统功能规划。一直以来，高校档案管理都注重档案保管而对档案的利用不够重视，所以在建设管理信息系统功能时也更加注重档案保管的功能，管理系统的功能建设以档案的收集和档案的保存为主，并没有实现对高校档案信息资源的深度挖掘和有效利用，缺乏对档案开发利用的功能。此外，信息化管理系统的功能比较单一，基础的档案查询和档案检索功能最为常见，其他的功能开发较少，对档案管理工作的多元化发展非常不利。一些高校对档案信息化管理系统的功能建设追求全面，但是却忽视了系统功能的现实性，导致一些功能并没有发挥应有的作用。

2.3 高校档案信息化管理制度落后

在高校档案的信息化管理中，管理制度具有重要的作用，很多档案管理工作都要依靠管理制度来开展，才能做好档案的信息化管理[2]。但是从实际的情况来看，目前一些高校的档案信息化管理制度建设比较落后，并没有根据时代的发展来创新，还使用以往的管理制度。而高校档案的信息化管理中，档案管理的要求、规划和标准都发生了很大的变化，以往的工作制度已经不能满足要求，阻碍了档案信息化管理的实现。

3 高校档案信息化管理的对策

3.1 促进高校档案信息化建设协调发展

要促进高校档案信息化建设的协调发展，就要求管理部门加强不同部门信息化建设的和谐发展。对于档案资源的收集和整理都要采用统一的管理主体格式和形式，开发相关的管理软件时，也要注重不同部门的软件功能同步。购买相关的信息化管理硬件时，也要实现不同部门的同步，才能实现不同部门之间的协同化管理。此外，还要加强高校档案管理部门和社会机构、政府部门等的沟通合作，实现不同机构之间的档案资源共享，以此来加强对档案信息的开发利用。

3.2 优化档案信息管理系统的功能建设

强化高校档案信息化管理就要优化档案信息管理系统的功能建设。在实际的功能建设中，要从实际出发，了解高校档案信息化管理的实际需求，从实际需求出发来做好管理系统的开发[3]。建设管理系统时要掌握高校档案管理工作的整体规划，并在此基础上来做好功能框架设计，设计可以实现高校档案信息化管理基础功能的系统框架，然后再结合一些不同阶段的实际需求来做好阶段性的功能建设。在系统功能建设中，不仅要把握系统功能的全面性，同时还要注重其现实性，做好档案利用和档案服务方面的功能建设，强化高校对档案资源的利用。

3.3 建设先进的高校档案信息化管理制度

高校要做好档案的信息化管理工作，就要平衡好档案业务多元化和信息化环境，结合实际的工作需求和工作要求来制定多层次的档案信息化管理制度，从多个方面和多个层面来建设档案管理制度。此外，还应该更新管理制度的内容，由于高校的信息化管理环境在不断改变，因此管理制度的内容也要不断更新，要与时俱进，可以在充分了解行业信息化的管理规定和相关政策的基础上来出台合适的政策。

4 结语

高校档案管理信息化管理未来将会朝着管理系统建设集成化、管理模式协同化的方向发展，档案信息化管理工作要想适应未来的发展，有效解决当前存在的各种问题，就要促进高校档案信息化建设协调发展，优化档案信息管理系统的功能建设，建设先进的高校档案信息化管理制度。

参考文献

[1]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，（4）.

[2]李卫忠.高校档案信息化管理的现状及对策研究[J].内蒙古财经大学学报，2018，（1）.

[3]王雪芹.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析[J].宿州学院学报，2017，（4）.