国企档案管理的重要性及有效措施探讨

陈祚

摘 要：随着企业与时代的不断发展，企业原有的档案管理方式已经不能满足当下企业的需求，也不能适应发展的需要。因此，开创新的档案管理模式已经迫在眉睫。本文重点分析了档案管理在我国国企中的必要性以及档案管理的有效措施。

关键词：国企；档案管理；有效措施

1 国企档案管理的重要性分析

科学的档案管理方式使得档案查找的时间大幅缩短，更是使管理档案人员的工作量大幅减少。虽然国企档案用来记录员工的过往材料，但档案是被很多企业用来作为总结过去工作、衡量和参考企业当下和未来发展趋势的重要性文件。

国企档案资料体现了企业的生产、运营、采购、人资等方方面面，体现了企业平时发展的点点滴滴。起初，我国国企采用原始的纸质形式，但随着时代的发展，企业档案的记录方式开始多样化起来，包括录音、影像、图片、电子档案等等。经济方面，企业档案有助于维持企业资金的长期稳定。安全方面，企业档案在有必要时，可作为出庭证据维护企业安全。文化方面，企业档案有助于提高企业员工的凝聚力和团队协作能力，从而在市场中提高企业的核心竞争力。因此，企业档案管理的是否良好决定着企业是否能够朝着更好的方向发展。

2 现阶段国企档案管理存在的普遍问题

作者结合自己和身边人士近些年的工作经验，分析了现阶段国企档案管理存在的普遍问题。

首先，很多企业目前根本不够重视档案管理工作。因此也没有聘用专门的档案管理人员来对企业的档案进行管理，更不要说如何考虑更加科学、合理地管理。企业高管更多关注的是企业是否盈利，产品是否卖得出去，产品是否具有竞争力。有些企业虽然有专门人员来进行档案管理，但在这方面不够重视，因此把档案管理交给社会闲散人员或兼职人员、非专业人员，认为这项工作不是那么重要或者专业性并不是很强。

其次，我们都知道国企各个部门、各方面都有相应的规章制度，但在档案管理方面的制度还存在很多漏洞。这就会导致很多问题，比如档案交接问题、档案流失问题或者档案与实际不符等问题。因为没有一致的制度，导致相关人员在实际操作过程中因无章可循而操作不规范，出现诸如上述问题，后续隐患无穷。

第三，档案管理技术落后。目前很多国企在采购、产品生产、销售、物流环节等方面都能做到与时俱进甚至某些方面超过平均水平，技术先进，可对档案的管理还停留在上世纪最原始、最初级的阶段，比如还在采用单计算机、单人管理甚至纸质管理，这造成了檔案管理效率低下，已经不能适应社会和企业的发展需要。因此，开创新的档案管理模式已经迫在眉睫。

3 创新国企档案管理模式的有效措施

开创新的国有企业档案管理模式，对于提高企业的管理效率，促进企业的可持续发展具有划时代的意义，这也是当前发展趋势下国企所应做的必要性革新之一。

3.1 培养档案管理人员对企业档案的管理意识，提高档案管理人员的职业素养

首先，如果国企档案管理人员对档案管理工作重要性的认知仍然不够深入，那么将很大程度上抑制企业的发展。在国企档案管理过程中应该持续创新思想，充分认识到档案管理工作对整个企业的发展的不可磨灭的作用，时刻改进管理模式，促进企业的健康发展。

另外，档案管理人员的素质对于企业来说也是至关重要的影响因素，势必会对企业的发展产生十分重要的影响。因此开创新的国有企业档案管理模式最先考虑到的就应该是提高档案管理人员的职业素养。具体来说，不仅要加强对档案管理人员的理论知识，还要把理论和实际相结合，提高实际操作能力和应变能力。同时，加强档案管理人员的计算机技术培训，使他们掌握各种现代化信息管理技术，得以提高工作效率并保证档案信息的安全性和稳定性。另外，国企还应该培养档案管理人员具有“活到老学到老”的精神，注重提高员工自我创新意识，开创更高效的档案管理模式；也要充分认识到自己工作对于企业的重要性，提高自己的工作责任心和敬业精神，努力工作，热爱工作，全方位提高管理效率。

3.2 完善档案管理制度

对于一个国企来说，只有越完善的规章管理制度才越能顺利完成各项任务。

所有国有企业都应根据我国有关档案管理的法律法规，结合档案管理的各个环节，制定一套较为完善的管理制度。只有这样，国有企业的档案管理才可以遵循规章制度，各个工作环节和流程才能更加明确化、更加规范化。

3.3 提高档案管理的信息化水平

如上所述，信息化水平是国有企业档案管理现代化的重要标志之一。国有企业领导应把档案信息化建设放在平日工作的首位，加大人力、物力、财力的投入，充分利用好当代计算机信息化技术，全力推动档案管理信息化的发展。其次，档案管理人员要善于探索档案管理的新模式，开拓创新，提高现有档案管理的技术水平。第三，加快档案数据库建设，争取早日把纸质、手写档案转化为电子文档，最终实现管理“无纸化”，实现更方便快捷的管理，更加节省管理空间和成本，提高档案利用率的同时，建设环保型高效企业，与时代接轨。此外，国有企业要加大现代化档案信息网站的建设，并积极投入使用，以充分发迅速形成覆盖各下属单位在内的档案信息网络，为企业员工提供使用机会。

3.4 规范文书档案管理

国企在实际管理和操作过程当中，会产生相当数量的档案，这些档案虽然量大又繁杂，但是对企业来说却有着非同寻常的意义。在一些必要的时候，档案可以为企业提供发展方向的指导，甚至提供法律方面的援助。我们必须要认真、仔细地管理那些相对繁杂琐碎的日常文件档案，以确保其管理效率和管理质量，例如档案的归类与存放、档案形式、档案纸张大小，排版等问题，一定要有明确的规章制度，如果是手写纸质版，必须要保证其字体、自己的清晰度。

3.5 建立国企档案管理责任制度

档案管理的责任制度不够严谨是当前众多国企档案管理工作中的一个重要的问题，遇到问题时不能把责任落实到具体人头，这会阻碍问题的及时解决和企业的健康发展。因此在建立国企档案管理责任制度时，一定要把具体责任落实到人头。

很多企业档案管理过程中存在的一个严重的问题便是档案管理责任制不够严格，一旦遇到各种问题，相关人员不能将具体责任落实到人头，这样势必会影响档案管理工作中各类问题的有效解决。因此，建议建立国企档案管理责任制度，做到权责分明，把责任落实到具体人头，以便一旦出现问题能够立即追查责任人及问题出处，以及迅速解决问题。

第一，相关领导要肩负起责任。国有企业领导应与档案管理人员联手负责企业的档案管理工作，但同时调用其他部门或第三方对档案管理人员和其有关人员进行监督，确保档案管理工作公平公正、有效地进行。第二，具体化档案管理人员的职责，使档案管理人员能够在平日工作中有责任感地收集整理各类相关档案资料。三是加强责任制创新。档案管理的过程中，国有企业需要调整管理结构，建立科学的档案管理体制，矫正不良作风和不合理的管理制度，简化可以简化的各个操作环节，做到权责分明，把责任落实到具体人头，以便一旦出现问题能够立即追查责任人及问题出处，以及迅速解决问题。

4 结束语

国有企业管理层必须充分认识到目前形势，了解自身档案管理工作的现状，全面调查清楚到自己企业档案管理工作中存在的问题，结合自己企业实际，智慧择优管理方案，携手本企业档案管理人员，通力合作，对新形势下档案管理工作进行改革，以不断促进企业适应社会的发展需要，朝着未来更好更快的发展。

参考文献

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[2]周洪艳.如何创新国企档案管理工作的若干思考[J].兰台世界，2013（3）.

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