新时代下的医院声像载体数字化档案的管理

萧启明

摘 要：在这个数字化信息化充斥着各行各业的新时代，医院声像档案的数字化管理也凸显出重要的作用，在新旧管理模式的变革时期，为进一步加强医院声像载体数字化档案的管理，使之更加制度化、规范化、科学化、合理化，充分体现声像档案在医院建设发展中的重要价值提供一些行之有效策略和方法，供大家借鉴和参考。

关键词：新时代;医院声像载体;数字化档案管理;策略

数字化档案管理已成为新时代档案管理的全新模式，势不可挡的替代了传统的档案管理手段，特别是声像载体的档案，因其信息量大，内容丰满，对存储条件、存储空间以及对档案管理者的专业水平要求都比较高，如何加强新时代医院声像载体数字化档案的管理，发挥档案在医院发展建设中的独特价值，是一个值得思索和探讨的课题。

当前，在人类科技高速发展的新时代，计算机数字信息化迈着“六亲不认”的革命性步伐走在人类文明发展的前沿，几乎充斥着生活的每一个角落。大到卫星发射、航母入水，小到微信支付、制作电子相册，无一不让人感受着数字信息化带来的便捷，精准和高效。档案管理领域也率先引进计算机数字信息化管理手段，大大提高了档案管理的便捷性、高效性、准确性、紧凑性和持久性。声像档案以照片、视频、影像、音频等为载体，涵盖了声音、图像、文字等多种形式的信息资料，更具直观性、形象性、时效性，更加真实客观的记录特定历史时刻，更加方便调阅、保存。对于现代化医院管理体系来说，其优越性和实用性尤为突出。当然，每一项工作都会存在各种实际问题，需要不断积累经验，总结方法，促进工作的顺利开展。

一、医院声像档案数字化的必要性

医院的声像档案如史官一般记录着一个医院波浪壮阔的的一脉相承的发展历史，为医院的建设管理提供重要的历史依据。来自医院的每一次重要会议、每一个重大活动，每一个精彩的教学课程、每一项优秀的科研成果，每一位杰出的人物，每一个崇高的荣誉，都是组成医院发展建设的声像档案的宝贵记录，都需要完好无损的保存下来。传统的档案管理手段就是领用纸张、磁盘、磁带等作为载体，其不足之处显而易见。纸张存储，占用了太多的保存空间，容易受保管空间的影响，易受潮、发霉、破损，并且不便于查阅;磁盘和磁带因为是以磁介质为载体，保存起来不稳定，容易磨损，拷贝的资料容易丢失，所以传统的声像档案管理手段，都无法完好无损的保证档案的完整性和清晰度，一旦遭到破坏，将使档案失去重要的保存价值和使用价值，造成严重影响，所以加快声像资料数字化管理是势在必行的。当然，时下的数码相机等数字化电子产品已经很好的顺应时代需求，与计算机有机结合，利用数据库服务器、移动硬盘、光盘等存储工具，节约了大量的存储空间，将纸质存储和磁带、磁盘存储模式取而代之，有效融入大数据时代，更加方便查阅和下载、推动资源共享，提高声像档案的管理质量。

二、现有的声像档案管理的制约因素

纵观历史，任何新生事物的成长，都要经历庄稼生长拔节般的阵痛。由传统的档案管理方式向现代化数字信息管理模式转变，也是一个推陈出新、历史变革的特殊节点，某些制约因素的存在，限制了医院声像载体数字化档案管理的推进和发展。

（一）医院重视不够，投入欠缺

医院是一个特殊的服务部门，服务宗旨是以病人为中心，医疗护理质量是医院管理工作的重中之重，相比之下，档案管理工作看起来不是那么至关重要的，不会对医院的技术水平和社会声誉起到多大的作用，仅仅起到辅助性作用，因此受重视程度远远不够，在人力物力的投入上相对欠缺，一般都是由其他工作人员兼职管理，没有专门的场所，没有专业的档案管理人员。使得档案管理总体水平不高，管理质量差强人意。

（二）管理制度尚不完善

声像档案管理的工作制度职责规范还不够完善，因为没有制度的强制要求，各科室对收集来的声像资料的归档意识不强，有的各自为政，声像资料零散存放，甚至有的不慎丢失，归档率较低，档案管理缺乏制度保障。

（三）档案管理人员水平参差不齐

医院里的人员都是以医学类专业为主，档案管理之类的工作大都是其他工作人员兼职，没有经过系统培训，专业水平不高，在一定程度上影响了档案管质量。

三、关于声像载体数字化档案的管理策略

如何加强新时代下医院声像载体数字化档案的管理，克服管理短板，切实发挥声像载体数字化档案在现代化医院发展中的重要作用呢？

（一）重视档案管理工作，加大政策性投入，制定相关制度，开展人员培训工作

医院管理者应当把声像档案管理工作重视起来，发掘声像档案的潜在价值，比如，一份有医院档案支持的合同，因为依据充分，事实清晰，说服力强，可能会给医院带的来意想不到的巨大效益，这时就会觉得先期投入的意义非同一般。医院在经济条件允许的情况下，适当加大对档案管理工作的政策性投入，成立专门的数字化档案管理科室，引进档案管理计算机信息系统，提高计算机硬件配置，提供专门的档案存放场所，安排专职管理人员。

定期对管理人员进行档案管理相关知识的培训，包括《档案法》的内容和计算机操作技能等。建立健全档案管理工作的相关制度，从制度上保证档案管理工作的有序进行，制定档案管理人员工作职责，使得档案管理工作有计划、有执行、有检查、有改进，从而更加规范化、制度化。

（二）将原有声像资料数字化处理，将现有资料及时收集整理，立卷归档

医院的声像档案按照其内容大致分为照片档案、录音档案及录像档案。及时将原有的声像资料进行数字化转换，比如，利用数码相机或扫描仪将照片转换成电子版的图片保存到计算机硬盘中，将磁盘或磁带中的声像资料拷贝到计算机中，合理的剪辑，利用视频影像处理软件将声像资料用科学的手段修饰编辑好，该压缩的压缩，该剪辑的剪辑，该修饰的修饰，转变成数字信息在计算机中存储起来，按照资料的内容，分类、排序、标注，立卷归档，按照时间顺序和声像资料记录的内容，录入到档案管理信息系统，设置好查询编码和查询范围，方便保存和调阅。

同时要做好所有电子档案的备份工作，“鸡蛋是不能放在一个篮子里的”避免各种人为或非人为因素导致资料丢失，无法找回，造成严重损失。根据档案的保密级别对整理好的档案设置查阅权限，防范档案泄露风险。

（三）加强档案的开发和利用率，发挥最大价值

档案管理的最终目的就是保存医院日常工作中的精彩瞬间和展示有声有色的情景再现，为医院的医疗、教育、科研等活动提供真实有效的参考依据，推动医院的发展建设。在档案管理工作中，要不断总结档案管理的经验，研究档案的潜在价值，开发档案的信息资源，拓展档案管理功能，完整记录医院发展建设史，保留珍贵档案资料，发挥档案的多种价值，提高医院的经济效益和社会效益。

为确保档案管理的安全性，防止档案保管不慎，丢失、错漏，要建立档案调阅制度，调阅前审核、签字，调阅后签字，保证档案材料完好无损，安全、持久的保存下来。

四、结语

医院的声像档案见证着一个医院的历史发展，是一个单位发展的重要见证，能给医院的管理提供重要的依据，因而，医院的档案管理工作与保护工作都不容忽视。新时代下，数字化信息化的飞速发展，也为有效地管理這些声像资料提供了良好的契机。充分地利用现有的数字化技术，提高声像档案的高效管理，可以使医院的长足发展得到推动，使其更好地为医院的科研、医疗等工作提供服务。

参考文献：

[1]医院档案管理现状分析及主要应对措施[J]. 薛喆.  电子制作. 2015（11）