高校设备管理服务一站式大厅的建设探索

彭晶

【摘要】各高校针对固定资产的主要组成部分“设备类”资产，一般设有专门的设备管理部门。近年来，高校设备管理部门不断强化信息化建设，简化办事流程，逐步实现“让师生少跑腿，让数据多跑路”的目标。为更顺畅地与信息平台对接，地域空间上的服务大厅建设也应运而生。

【关键词】一站式 设备管理信息系统 服务大厅

一、大厅建设背景

1、服务理念的贯彻

一站式服务的理念最早产生于西方国家，源自商务活动，是指企业一次性为客户提供完整的“一条龙”服务。而针对高校设备管理服务，一站式服务指的是对设备的全生命周期的全流程服务，包含有：设备采购申请、合同签订、验收入库、使用管理、报废等。

2、信息系统的催化

近年来，各高校着力推进资产管理信息系统建设，依托信息化手段优化设备管理全流程。系统通过“线上+线下”受理、办理模式，更便捷地服务师生。但值得注意的是，“线上”虽实现了一个平台集成多个业务，但“线下”办理时，教职工仍需根据不同业务前往不同科室。所以信息系统的发展，催化着一站式大厅的建设。

二、大厅建设模式——以中国地质大学（武汉）为例

1、科學设置窗口

中国地质大学（武汉）设实验室与设备管理处，针对设备管理服务的岗位职责，在一站式大厅内设“设备采购岗”、“设备入库岗”、“装备管理岗”、“材料入库岗”及“咨询服务岗”，每个岗位设置醒目标识，目前各岗位服务范围如下。

“设备采购岗”：设备采购申报表审批、非招标国内供货合同审核签章、协议供货合同审核签章。

“设备入库岗”：设备入库审核签章、设备二级单位间变动审核签章、设备处置审核签章。

“装备管理岗”：实习装备借用、实习用品领用、实验材料费执行。

“材料入库岗”：低值易耗（耐用）品入库审核、盖章。

“咨询服务岗”：答疑解惑、引导分流、机动应急。

2、规范服务标准

一站式大厅每周设一名值班处领导，负责监督大厅工作人员的在岗情况、工作状态及服务质量，如遇突发问题能及时协调、解决。大厅内醒目位置张贴“服务规范”，明确大厅人员纪律、仪表形象、服务态度及服务行为规范，为每位大厅人员定制工作牌，必需佩戴上岗。制定大厅人员考核办法，建立合理激励机制。

3、梳理优化流程

在实行一站式大厅前，该校实验室与设备管理处下设资产管理科和设备科，各项服务相对独立，老9币办公地点分散。实行一站式大厅后，打破传统模式、整合梳理流程，办公地点全部归为一个办事大厅内，目前各岗位办事指南如下。

“设备采购岗”：（1）设备采购申报表审批：办理设备采购前，须统一填写《科研仪器设备采购申报表》。其中“归口管理部门（单位）意见”，须至该岗签署采购意见，采购意见共四类：自行采购、合同采购、协议供货及同意采购;（2）非招标国内供货合同审核、盖章：经办人携带乙方签章且甲方收货人签字确认后的供货合同至该岗登记后办理;（3）协议供货合同审核、盖章：由协议供货商出具协议供货合同并签章，甲方收货人签字确认后，经办人携带协议供货合同至该岗登记后办理。

“设备入库岗”：办理设备入库、变动、处置业务时，须登录“学校资产管理系统”办理。（1）入库：填写相应内容并上传支撑材料照片，经采购单位资产管理员及归口部门在线审核通过后，经办人打印《固定资产入库验收单》并加盖采购单位公章，至该岗办理入库并打印资产标签;（2）二级单位间变动：经双方单位使用人、资产管理员在线审核后打印变动单，并经双方领导审核签字后，经办人携加盖双方单位公章的《变动审批表》至该岗办理设备变动;（3）处置：使用人提交处置申请，资产管理员在线审核、汇总、提交，经归口部门审核通过后，资产管理员打印并持经单位负责人审核签章后的《资产处置表》至该岗办理，并按约定时间送交实物到待报废实物仓库。

“装备管理岗”：（1）实习装备借用：申请人填写《实习用品借用申请》，签字并加盖所属二级单位公章后，至该岗办理借用手续;（2）实习用品领用：实习用品的发放严格按照学校教务处下发的年度实习计划、以学院为单位执行。学院委派一名负责老9币按预约时间至该岗领取;（3）实验材料费执行：经办人携实验中心主任确认签字确认的发票至该岗办理。

“材料入库岗”：办理低值易耗（耐用）品入库业务时，须登录“学校材料管理系统”办理。填写材料入库信息，上传支撑材料照片，提交后等待该岗在线审核，若审核未通过，根据审核意见修改完成后再次提交，若审核通过，则可在线打印纸质《低值易耗品入库验收单》并签字，携纸质单据至该岗盖章。

三、大厅的便民实例——以中国地质大学（武汉）为例

以该校某教9币购买一台5000元电脑的和一个900元的移动硬盘为例。实行一站式服务之前，该业务涉及的流程须至以下科室：1、《中国地质大学（武汉）科研仪器设备采购申报表》到设备科A办公室确认采购方式并签章;2、销售合同、电子验收单到设备科B办公室盖合同章;3、电脑入库到资产管理科c办公室盖归口章并领取资产标签;4、移动硬盘材料登记到设备科D办公室盖归口章。而实行一站式服务后，以上在多个办公室分别办理的业务，全部归到一站式大厅内完成。

一站式大厅让工作人员更便于现场解释各项工作规程，同时也便于指导经办人在办理业务中的某一流程后，及时衔接至下一流程。借助资产管理信息系统不断优化一站式服务流程，提高部门办事效率，提升服务质量，逐步将管理模式提升为服务模式，为高校教职工提供更便捷、更满意的设备管理服务。