关于桂林若干连锁超市如何加强采购内部控制的探讨

黄志媛

一、内部控制对连锁超市采购环节的重要性

连锁超市采购具有规模大、品种丰富、供应商类型繁多、价格控制严等特点，对连锁超市而言，采购环节是连锁超市获取其商品的重要经营环节，采购环节若是控制不当将会给连锁超市企业带来诸如成本增加、商品质量下降、资金流失等不良后果。因此，连锁超市内部控制在建设过程中要特别重视采购过程的控制，采购环节将影响采购成本和经营绩效，对连锁超市的可持续发展至关重要。

二、桂林若干连锁超市采购环节内部控制主要问题

（一）采购需求制定不准确

采购需求制定不合理，造成存货短缺或积压是大部分连锁超市面临的问题，连锁超市雖会制定门店请购计划，但是在具体执行采购任务时，往往是根据以往经验来制定采购计划，没有考虑最佳购货时间和购货批量的问题。由于缺乏合理的预算方法，超市的存货周转率不能达到最佳水平，造成部分存货积压，占用了企业资金。

（二）采购环节监管不严

一个健全而独立的内部控制组织结构是公司是企业内部控制有效运行的重要保障。桂林连锁超市基本都没有设置独立的内部控制组织结构，缺乏严格的监管体系，在监督方面显得较为薄弱。虽然采购业务会经过相关部门审批，但是没有对采购业务进行内部审计控制，无法预防潜在的风险。

（三）采购供应商资质管理不善

连锁超市在选择供应商时，虽然会凭供应商提供的纸质文件经行评价，但是不会自行搜索与供应商有关的资料，也不会执行竞标和招标来选择供应商，采购人员在确定供应商时缺乏货比三家的环节，确定供应商后没有进行持续跟踪和考查。

三、改善连锁超市采购环节内部控制的措施

（一）合理确定订货量

合理订货是连锁超市经营过程的重要环节，在订货的时间和数量上不应依靠人为主观判断。对于有利用系统管理库存的经销情况的连锁超市可依靠自助订货系统来完成。系统计算订货量一般依据如下公式：

订货量=订货周期*日平均销售数量*（1+送货期/订货周期+安全库存天数/订货周期）-期末库存

该公式综合了销售、库存、送货期等因素，可以合理确定超市订货量。

（二）完善采购规章制定

采购规章制度在制定内容上要全方位的涵盖采购各个环节，具体内部控制要点如下：1.建立采购岗位责任制，明确采购权责，并与付款岗位相分离;2.建立严格的采购授权审批制度，保证审批人在授权范围内审批;3.大额采购执行集体讨论，领导审批制度;4.制定科学采购计划，限量采购;5.付款审批控制，检查采购发票、验收单、采购合同等单据的真实性和合理性。6.制定验收制度，确定验收人员岗位职责，设置专门的验货岗位，避免采购人员进行验收，验货单至少应该有两名验货员签字。

（三）加强供应商管理

采购是一个繁杂的过程，既要考虑商品的质量，还要考虑商品的价格。因此供应商选择正确与否会影响到超市的声誉和盈利能力。在选择供应商时，连锁超市应该综合考查供应商的情况，可以通过其他客户评价、多家比对、组成评审委员会进行公开评审等手段选择合格供应商，防止个别采购人员利用职务便利从中谋取收益，避免采购腐败风气的产生，防范采购过程中可能产生的风险。此外连锁超市也可以制定考查期，及时考评供应商情况，对于不合格供应商及时取消合作。

四、提高全员内部控制意识

员工内部控制意识淡薄将导致内部控制执行效率低下，甚至形同虚设，因此加强连锁超市全体员工的内部控制意识显得尤其重要。通过定期培训、定期审查、违规处罚、适度奖励等策略，加强内部控制执行效果，营造良好的内控环境，降低企业运行成本。（作者单位：桂林理工大学博文管理学院）

本文为2018年度广西高校中青年教师基础能力提升项目的阶段性成果，项目名称：基于全面风险管理的桂林若干典型连锁超市内部控制研究，项目编号：2018KY0843