做好档案管理工作的建议

孟庆玲

摘要：正是因为档案管理工作是一个单位最为重要的管理工作内容。所以本文笔者从收集、管理、应用等几个方面，对如何做好档案管理工作提出几点个人建议，以期为不断提高档案管理工作水平奠定良好的基础。

关键词：档案管理;档案资料;收集;管理;现代化

前言：

档案管理工作不仅是一个单位管理工作的重要组成部分，还为单位各项工作的顺利开展发挥着重要的纽带作用，充分的体现出了一个单位的服务能力与管理水平。尤其是近些年来随着人们对档案重视程度的不断增加，对档案管理工作更是提出了更高的要求。因此本文笔者在认真总结了个人从事档案管理工作实践经验的基础上，提出做好档案管理工作的几点建议，以供参考。

1.做好档案资料的收集

只有做好档案资料的收集工作，才能够使档案资料的收集范围得到有效的拓展，为进一步提高档案案卷的质量奠定下良好的基础。所以要想做好单位的档案管理工作，首先就必须要做好档案资料的实际收集工作。特别是档案管理工作和单位的其他管理体系之间，既是相互独立的，又是藕断丝连的。所以，档案管理部门要想做好档案资料的收集工作，就必须要将档案资料收集机制与监管机制一起融入到单位本身的管理体制之中，构建出一个更加符合本单位管理制度需求的档案资料收集机制。并以此为基础对单位内部的各部门加以协调，使档案资料的收集工作，能够更加的及时、完整、准确，这也是夯实档案管理工作的第一步。如，收集人事档案资料过程中，档案管理部门必须要始终坚持全面、准确、保密、及时的基本工作标准，对档案资料的收集制度加以完善，明确职责。并且要做好与相关部门的沟通与联系，及时解决档案资料在收集过程中可能出现的一些问题，不断的加大对资料收集工作的技术支持力度，严格督促资料收集工作进度和工作质量，进而做到应收尽收、应存尽存的目的，避免档案材料发生丢失问题。

2.推进档案管理工作的现代化发展

现如今的档案资料，无论是在数量方面，还是在种类方面都是越来越多，因此依靠传统的单一化档案管理手段与管理方法势必无法满足档案资料管理的多样化需求，无法有效的适应时代进步对档案管理工作提出的需求。也正因如此，积极的引入现代化信息手段在档案管理工作之中就显得尤为重要。

为此各个单位的领导者与档案管理工作人员就必须要提高管理意识，充分认识到档案现代化管理的重要性，从而给予足够的重视。要努力提高档案管理工作人员的工作责任感，职业素养，端正工作态度。档案管理工作人员要不断的加强自我学习，继续教育，掌握更多的档案管理知识与档案管理技能。

尤其是在档案管理数字化、信息化方面，要结合岗位工作，注重对计算机及程序、信息存储和传输等知识的学习和掌握，使档案管理工作人员能够善于利用计算机等现代科学技术，使现代科技手段更好地服务于档案管理工作。如，在档案整理工作中，利用计算机和管理程序等现代化技术手段，将以前主要依靠手动检索、查阅档案名录的方式转变为依靠计算机管理程序检索、查阅，大大减少了查找时间，提高了查找效率，并且大幅降低了文件归档工作中的人为影响因素，减少了手工操作，在时间效率、资料准确度等方面可以收到事半功倍的效果，使自己成为熟练掌握当代档案信息、网络技术的技术型档案管理人才。

而要想达到这一目的，各个单位就必须要做好档案管理工作人员的培训，使档案管理工作人员能够掌握更多的专业知识，积累更多的管理经验，从而有效提升自身的管理能力，逐渐成长为即具有丰富的档案管理经验，又善于掌握信息技术的档案管理行业专家。还可以采取对外招聘的方法，为单位引进专业技术性档案管理人员，为本单位的档案管理工作注入新鲜的血液，有助于高素质、高技能档案管理队伍的打造。并且还要帮助档案管理工作人员树立理论结合实际的实践意识，从而顺利的将他们在培训中所学到的先进技术手段、管理方法能够应用到实际档案管理工作之中，切实提高档案管理工作水平。

3.完善日常档案管理工作

一切先进理念的应用，先进科学技术的使用，其根本目的都是为了更好的辅助档案管理工作的开展。而在档案管理的日常工作过程中，依靠的还是档案管理工作人员本身扎实的基本功。所以，扎实工作，不断的提高档案管理工作的日常工作水平尤为重要。为此各个单位就必须要构建健全的档案管理制度，为档案管理部门配置完好管理设备，督促档案管理工作人员熟悉本单位档案家底，成为档案管理工作的活字典。

此外进一步提高档案管理资料本身的利用率，也是档案管理工作人员最为重要的日常活动之一。这是因为档案管理工作的开展本身就是为了服务于大家，服务于企业，而资料查找与利用恰恰是档案管理工作的重要内容。所以，在日常档案管理工作中就必须要创新管理手段，不断的提高档案资料本身的利用率。为此，档案资料利用要在便捷化、数字化等方面不断取得新突破，进一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是进一步加大投入，不断更新档案资料利用的硬件和软件，将各类纸质的档案资料，利用计算机、扫描仪等设备，通过相应的档案管理程序，转换为可以被计算机识别并方便通过计算机浏览的数字化信息。组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过信息系统提供快捷方便的档案资料的信息化服务，提高档案资料的利用效率。

结束语：

现如今档案管理工作的重要性早已是不言而喻，因此各个单位要想做好档案管理工作，就必须要投入足够的精力到档案管理工作之中，对档案管理制度加以完善，认真总结档案管理工作的实践经验，掌握档案管理工作的规律与特点。也只有如此才能够为档案管理工作的开展奠定好坚实的基础。同时，档案管理工作人员还必须要紧跟时代的发展步伐，接受新事物、新技术，开拓自己的观念，从而有效的推动档案管理工作向着信息化发展需求而不断的前进。

参考文献：

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