科技报告文献质量控制研究*

黄晓林 王 辉 夏艳红 黄 卉

（湖南省科学技术信息研究所 湖南 长沙 410001）

1 研究背景

科技报告是科研人员为了描述其从事的科研、设计、工程、试验和鉴定等活动的过程、进展和结果，按照规定的标准格式编写而成的特种文献[1]。在我国，科技报告作为政府科技管理部门要求科技项目承担者强制提交的技术性文件之一，与科技项目关系密切，是对科技项目科学技术内容的完整阐述，对科研项目的监督管理和科研成果的继承创新有重要价值，是重要的国家战略资源。

我国自2012年启动国家科技报告制度建设以来，覆盖全国的科技报告工作体系已基本建立，科技报告收藏量增长迅速。截止到2018年12月，国家科技报告服务系统已收藏各类科技项目产生的科技报告16万余份，各省科技报告系统也已收藏科技报告数百至万余份。但是由于我国民口的科技报告工作开展时间不长，许多问题尚在探索阶段，导致在科技报告数量激增的背景下，收藏的科技报告质量参差不齐、监督管理功能未完全发挥和利用率较低等问题显得尤为突出。文献质量是科技报告质量的重要方面，它是指科技报告的表述、语言格式以及内容陈述等层面的基础质量[2]，一般包括元数据规范、语言语法、篇章结构和格式规范等。作为科技报告质量的基础，文献质量的优劣直接影响科技报告的可读性、内容的完整度，影响后续的科技报告资源挖掘和利用。

2 文献回顾

科技报告制度起源于美国，科技报告质量控制研究最早也开始于美国。1996年，美国学者Wang即提出了信息质量IQ四维评价体系[3]，随后美国政府对其加以利用颁布了《信息质量法案》，提出了包括客观性、实用性和完整性的三级信息质量控制体系，对包括科技报告在内的政府信息质量作出了原则性的要求[4]。朱丽波、裴雷等在我国最早开始研究科技报告质量控制与评价，提出了科技报告质量评价指标体系设计的原则、方法、描述框架和参考体系，并将科技报告质量分为文献质量、专业质量和效益质量3个层次（如表1所示）[2,5]。任惠超等参考借鉴国防科技报告评价经验，将科技报告质量分为科学价值、编制质量和使用价值3个方面，将科技报告质量评价分为验收阶段和收录1～2年后两个阶段，并分别赋予不同的评价指标及其权重[6]。宋立荣等就科技报告资源建设中存在的类型众多、管理环节繁杂、标准不统一等问题，提出了提高科技报告资源质量的对策建议[7]。乔振、高巍等提出了基于PDCA循环的科技报告全面质量管理流程，探讨包含质量管理标准、质量管理主体、质量管理方法和质量管理流程的科技报告全面质量管理内容；并从科技报告质量控制与评价标准、评价指标体系、控制与评价方法对山东省的科技报告工作现状和存在的问题进行了分析梳理[8-9]。陆海燕等则分析了影响农业领域专业研究所科技报告质量的具体因素，并提出了加强宣传指导和进行指标评价的质量控制工作思路[10]。

表1 科技报告质量评价体系层次构成[2]

综上所述，科技报告质量由多方面构成，文献质量是其中的基础性质量。但是已有的研究中，只有少数研究将文献质量单独列出来研究，有些研究仅提及某些指标，尚未见有专门针对科技报告文献质量控制的相关研究。本文从科技报告文献质量影响因素、评价指标体系构建和质量提升策略3个方面对科技报告文献质量控制问题进行了研究。

3 影响科技报告文献质量的因素分析

关于科技报告文献质量的影响因素，部分学者的研究已有提及，但尚未见完整的阐述。本文认为，影响科技报告文献质量的因素主要包括：科技报告政策规范的制定及宣传、撰写者的认识和写作水平、项目的属性及实施情况和科技报告审核的控制。

3.1 科技报告政策规范的制定及宣传

科技政策和规范标准是科技报告质量控制的原则依据。在政策制定方面，国家已经发布《关于加快建立国家科技报告制度的指导意见》和《国家科技计划科技报告管理办法》，各省也陆续发布了科技报告相关指导意见和管理办法，为科技报告工作的开展提供了政策依据。在规范标准上，国家已发布了《科技报告编写规则》（GBIT 7713.3—2014）、《科技报告编号规则》（GBIT 15416—2014）、《科技报告元数据规范》（GBIT 30535—2014）和《科技报告保密等级代码与标识》（GBIT 30534—2014）4个国家标准，这4个标准为科技报告的撰写提供了通用性的规则。科技报告工作体系虽然已基本实现了全国覆盖，但各地方出台对应的配套政策情况不一，对科技报告政策和规范标准的宣传力度也不一。这些都会影响科技报告工作的落实情况，进而影响科技报告文献质量。

3.2 研究者的认识和撰写水平

研究人员作为科技报告工作的主体之一，是科技报告初稿撰写的直接责任人。研究者对科技报告的了解程度和态度将直接影响其撰写出的科技报告文献质量。对科技报告政策背景、工作流程和撰写要求有较多了解的研究者，如已经参加过相关学习培训的，或者以往提交过科技报告再次提交报告的，往往也能撰写出文献质量较好的科技报告。而对科技报告了解甚少，或存在应付监管等被动情绪的研究者，往往对科技报告工作不够重视，撰写的科技报告文献质量也较低。另外，研究者的撰写水平也体现在文段结构的布局、语言的表达、用词的把握上。撰写水平的高低影响研究内容的表达是否准确到位，以及报告的可读性，从而影响科技报告的文献质量。撰写水平影响科技报告文献质量这一情况在中小企业承担研发项目产出的科技报告中较为突出。

3.3 项目属性及其实施情况

国家虽然已经出台了4个标准来控制科技报告的文献质量，但是不同科技项目类型千差万别，其形成科技报告的难易度也不尽相同。科技项目根据其科技活动性质可以分为基础研究、应用研究、试验发展、研究与发展成果应用、推广示范与科技服务、生产性活动6个大类。前3类属于研发（R&D）科技项目，有大量的理论和数据支持，项目团队也多为大学或科研机构，撰写科技报告较容易，科技报告文献质量也较高；而后3类属于非研发（非R&D）科技项目，常见的创新成果转移转化、新技术推广示范、科技平台建设、科技扶贫等类型的活动均属于非研发类科技项目。这一类项目往往更注重经济或社会目标的实现，而研究性活动和直接产生的科学数据往往较少，且项目的实施团队层次不一，部分团队研发能力较弱，有的项目承担单位甚至是农民专业合作社。因此，这部分科技项目产出的科技报告内容质量和文献质量也往往参差不齐。

项目的实施情况直接关系到研究内容是否得到充分研究，有没有达到预期的研究目标。由科技报告的定义可知，项目研究的过程和结果数据是科技报告的重要内容。没有较好地实施执行的科技项目，其科技报告内容完整性欠缺，文献质量也必然受到影响。

3.4 审核的控制

科技报告形成初稿提交后，必须经过科技管理人员的加工审核，存在问题的还需要退回给作者修改，直至合格，才能审核通过成为终稿，并根据报告密级，面向公众提供报告摘要或全文。因此科技管理人员对科技报告加工和审核标准的把控，将直接影响科技报告终稿文献质量。目前的科技报告加工审核工作均是由人工完成，部分科技管理部门实行二级审核（初审和复审）制度，而有的科技管理部门则实行一级审核（一审终审）制度。各科技报告管理机构之间在审核时没有严格的统一规范，因而在文献层面的审核控制难免出现疏漏和严格程度不一的问题，导致科技报告终稿的文献质量不一。

4 科技报告文献质量评价指标体系

科技报告文献质量的影响因素作用于科技报告形成的全过程，影响着科技报告文献质量的所有构成要素。对科技报告文献质量的构成要素进行整理并建立评价指标体系，可以有效地对科技报告文献质量进行定量评判。合理的科技报告文献质量评价指标体系也是科技报告文献质量控制的重要工具。

已有的研究中，裴雷[2]、朱丽波[5]和任惠超[6]等均提出了科技报告质量评价体系，但这些科技报告评价体系比较宏观，关于文献质量的评价指标较少也较抽象，不够具体，或者在实际评价中应用较困难，尚需进一步细化。

本文基于作者工作经验和专家建议，运用头脑风暴和专家调查问卷的方法，首先列出了所有的科技报告文献质量评价指标，然后在此基础上对这些评价指标进行归类，形成了基本信息质量、结构布局质量和正文格式质量3个一级评价指标（如表2所示）。再以定义清晰具体、可操作性强为原则，对每个大类下的评价指标进行筛选整理，最终确定了14个二级评价指标。评价指标层次结构关系及其说明如表3所示。该指标体系中指标具体、易于评分，可以为科技报告文献质量评价提供参考。

表2 科技报告文献质量一级评价指标

表3 科技报告文献质量二级评价指标

5 科技报告文献质量提升策略

科技报告文献质量是科技报告质量的基础，直接影响科技报告文献的可读性和知识传播效果。本文根据科技报告文献质量的影响因素和评价指标构成，提出有针对性的科技报告文献质量提升策略，改善科技报告质量，提高科技报告的文献价值。

5.1 细化政策落实，提供规范、有代表性的范文模板

国家和各省虽然已经制定了科技报告相关的政策，但是这些多为规范性和原则性的指导文件，而各个科技项目属性不一，都有具体的研究对象。有些项目，尤其是生产应用类的项目，在撰写科技报告时找不到合适的参考范文，导致撰写时无法确定格式规范和内容取舍等问题。这一情况，不少基层科研人员和科技管理人员也有反映。因此，有必要依据这些已出台的文件，结合实际情况制作更接近实操层面的指导手册，以指导包括提高报告文献质量在内的具体工作。针对不同科技活动类型的科技项目，对其撰写的要点进行区分和明确，并提供相应的优秀科技报告模板或范文，以供科研人员撰写科技报告时参考。

5.2 加强宣传培训，提升科研人员撰写能力

在科技报告工作中，科研人员是科技报告的撰写者，是科技报告文献质量最重要的责任主体，同时科研人员也是被管理者，是科技管理活动的被动接受者，倾向于被动接收科技管理人员发出的信息。因此要提升科研人员的撰写能力，提高科技报告的文献质量，需要科技管理人员加强宣传培训，积极主动地把工作做到高校、科研机构、医院和科技企业等基层单位，并建立高效便捷的科技报告线上、线下指导咨询服务途径。为科研人员解读科技报告政策，讲解科技报告撰写、提交的规范和要求，对科技报告撰写、提交过程中的常见问题及时进行解惑，以培养科研人员的科技报告意识，提升科研人员的科技报告撰写能力。

5.3 明确审核分工，实行多层次审核

审核是从管理者的视角对科技报告质量进行查验和控制。产生科技报告的科技项目属性多样，且科技报告大部分篇幅较长，有的甚至多达上百页，另外不同审核人员对审核业务的熟悉程度不一，因此“一审终审”的模式往往不能较好地控制科技报告的文献质量，而多层次的审核则可以有效避免这一问题。将科研人员撰写完成的科技报告，首先经由项目承担单位的科技管理部门进行科技报告内容的真实性和完整性的初审，通过的科技报告再提交到科技报告管理中心。科技报告管理中心实行二级审核制度，提交上来的科技报告首先经过初级审核员的初审，初审通过的再进行修改加工，使其形式上更为规范统一，然后由经验丰富的高级审核员对初审加工后的科技报告文献质量进行复审确认，复审通过的，即可认为审核通过。其中任意环节不通过的，科技报告都将退回到下一级审核者或者科技报告作者，进行返工修改，直至合格。

5.4 落实评价制度

关于科技报告评价，已有一些学者做了研究，提出了不同的科技报告评价体系。但是目前尚未发现这些研究应用于实际工作中的报道。科技报告评价可以对科技报告的文献质量、专业质量和效益质量进行评定，分出高低优劣。评价为优秀的科技报告，不但表明被评报告形式规范、内容专业、参考应用价值大，更是对科研工作者所做工作的肯定，反之则表示不但科技项目产生的科技报告质量存在问题，科研工作者所做的工作可能也未被重视，甚至是不被认可。科技报告工作应及时启动科技报告评价机制，推动以评促改，倒逼科研工作者重视科技报告文献质量的提升。

5.5 纳入项目管理考核，实施激励机制

科技报告是科技项目的成果产出之一，应将科技报告工作纳入项目管理流程，严格执行《关于加快建立国家科技报告制度的指导意见》[11]和《国家科技计划科技报告管理办法》[12]的有关要求。将科技报告的提交，作为项目结题验收的必备条件之一；将科技报告的提交情况和评价结果，作为对科研单位和科研工作者后续滚动支持的重要依据。使撰写质量合格的科技报告成为完成科研项目的基本要求。同时引入激励机制，对科技报告工作完成较好的先进单位和个人给予适当的表彰和奖励，提高科研工作者重视科技报告工作、提升科技报告文献质量的积极性和主动性。

6 结语

科技报告既是科技管理部门进行科技项目监督管理的重要工具，又是科研工作者开展后续科研活动的有益参考，还是公众了解财政科研投入产出的有效途径。作为科技报告的基础性质量，科技报告文献质量将直接影响科技报告的可读性和内容的完整度。科技报告文献质量受科技报告政策制定及宣传、研究者的认识和撰写水平、项目属性、项目实施情况及审核控制等因素的影响。建立科技报告文献质量评价指标体系可以明确文献质量构成要素。通过细化政策落实，加强宣传培训，优化审核流程，实施评价、考核和激励机制，有助于提高科技报告文献质量。