新形势下农场人力资源和社会保障档案管理探讨

刘俊凡

在新的发展形势下，农场人力资源和社会保障部门的业务在逐渐增多，而这些业务大多涉及到职工群众的切身利益，如何做好这类业务的档案管理工作，是值得我们认真研究的，本文对农场人力资源和社会保障档案管理存在的问题及新形势下档案管理方法进行研究分析，供借鉴交流。

农场人力资源和社会保障相关的档案管理工作包含着离退休人员的社会保险、人力资源的有效配置、职业技术培训、职业技能鉴定、以及落实社会保险和社会保障关系的转续以及工资收入等资料的收集整理、保存管理和服务等，对农场人力资源统筹运用，以及劳动力丧失后生活保障问题都有积极作用，其管理水平的好坏直接影响到职工群众的切身利益，做好档案管理工作，可以促进人们工作生活的有效性和便捷性。

1人力资源和社会保障档案管理常见问题

1.1劳动保障档案管理重视不足

劳动保障相关的档案大多涉及内容较多，档案类别、操作程序较复杂，如果对此不重视，缺少硬件管理措施，就会使档案资料归档不及时，或保存资料不全，严重的可能造成档案资料的丢失。所以，要对劳动保障档案提高重视。

1.2档案管理分散

目前，农场档案管理相对分散，没有将所有的档案统一到一起，方便查阅，而是不同的相关单位的档案资料都由自己单位保管，每个部门都有自己的档案管理库房，分建在不同的地方。有的单位的档案管理配备的硬件设施较多，投入成本也较高，使库房使用紧张，档案管理不集中，综合调配能力不足，导致档案管理空间紧张。而由于管理分散，对档案的防盗、防潮、防虫、防火等管理的重复投入较大，成本增加。社保档案涉及的范围较广，且内容也类别多样，有的档案由多个部门进行业务监管，但各部门之间又缺少必要的联系，导致一个档案信息由不同单位留存保管，造成了档案管理的成本增加，對于这种重复保存的档案，对档案管理造成极为不便。

1.3管理模式滞后

以往，大部分农场的档案管理还是使用传统的管理方式，即将收集的资料装订成卷进行管理，这种管理模式使档案管理的工作量增多，同时错误率也在增加，管理模式操作起来也比较繁琐，需要的管理人员较多，管理成本增加，操作使用也不方便，在档案收集和使用过程中，由于缺少硬件设施的投入，造成投入的工作量也极大，工作效率相对落后，在管理理念上也缺少档案管理的理念的创新。

1.4工作人员综合素质较差

目前，大部分单位负责档案管理人员并不是具有专业的档案管理知识，大多兼职，不具有专业的档案管理知识储备。在以往的实际工作中，大部分单位都采取的以老带新的学习业务方式，对档案管理人员没有进行系统规范的培训，导致档案管理人员的业务素质没有达到档案管理相关要求，缺少工作的高效性和标准化，影响了档案实际作用的正常发挥;对于这种情况，也是缺少严格有效的考评机制，对工作缺乏必要的工作监督和助力作用。

2新形势下人力资源和社会保障档案管理方法

2.1强化领导对档案管理的重视

领导对档案管理的重视，是推进档案管理快速发展的基础。单位领导应该转变思想，明确档案管理对部门工作质量的作用，并对档案管理工作加以重视，加强对档案管理工作配套设施的投入，改善档案管理的环境，使更多的专业人才愿意参与此项工作。领导重视就会强化制度的完善和人员的管理，就会关注管理制度是否规范，管理是否高效。领导重视就会激发职工的的工作积极性，这样有利于在档案管理上调动各部门人员通力配合。

2.2落实档案管理制度建设

规范的档案管理必须建立一套完备的管理体系，通过制度的建设推动整体工作有序进行。在具体管理制度完善上，有对档案的收集整理、登记管理等操作流程性制度，也有工作人员工作流程、工作职责的规定，使其能责任到人，来增强具体负责人员的责任意识;还应做好奖惩制度的完善和规范监督制度的执行。完善日常管理规定，针对不规范归档现象以及档案丢失现象，要发现问题马上处理，及时纠正制度中不完备的环节，做好工作质量监察考评制度的实施，来约束工作人员的行为。严格落实档案管理的各项制度，使其成为规范档案管理的依据和手段。

2.3提高档案管理技术的先进化

随着我国科技的进步，档案管理手段也在不断地提升，需要在保留传统纸质档案管理的基础上，进一步强化档案管理的先进性建设，做好数字化、信息化档案系统的建设，将信息化建设的多样性、安全性和操作便捷性特点应用到档案管理中来，可以聘任专业的系统建设人员根据农场的实际情况设计档案管理系统，使它的科学性、合理性得到发挥，目前，从安全性上考虑，档案管理操作还处在纸质与电子双重形式的管理状态，并随着信息化的发展速度，而使档案逐渐向全面信息化管理过渡。目前，从我国档案管理的现状分析，马上全面进入数字化档案管理还存在一定的局限性，目前运用现有的数字化档案管理进行有效开发，使档案管理趋向实用性发展，增强档案相关工作的便捷性。

2.4强化档案管理人员素质的提升

档案管理人员的思想素质和业务素质关系着档案管理的质量，必须强化档案日常业务的培训制度，积极进行人才队伍的培养，通过外派学习和采取请进来的方式，组织档案管理人员进行业务培训，提升管理人员的职业素养，来进一步提升档案管理人员的综合素质。

总之，新形势下做好人力资源和社会保障档案管理应与时俱进，在了解现有档案管理内容的情况下，要适应新形势的发展变化，不断强化档案管理的作用，全面采用现代先进管理技术，对档案进行规范化、科学化管理，使档案管理更好的发挥作用。

（作者单位：154350黑龙江省农垦红兴隆管局宝山农场）