关于农场档案管理规范化的探讨

张迈

农场档案管理一直以来是人们关注的问题，管理规范是档案管理的目标，本文针对农场档案规范化管理的必要性和档案规范的一些内容进行探讨和阐述，希望对农场档案管理的规范化有个理性认识，对工作质量的提高有所帮助。

农场档案是对农场农业生产管理、科研项目建设以及农场各项工作的真实记录，对农业生产的发展研究起到关键的作用。做为农场发展历史、重大事项收集整理的档案管理部门来说，做好档案管理工作就是支持农业现代化建设，通过规范的信息服务为农场和农户农作物高产服好务，帮助种植户朋友们收集农业经济信息，努力实现农业的可持续发展与稳定的目标，这也是农场档案规范管理的发展方向和责任所在。

1农场档案需规范管理的直接原因

1.1档案破损问

档案保留虽有期限，虽然已经采用了现代化科学技术手段，但是随着时间的发展变化，档案资料由于保管不善若其它原因，有时易遭到损坏，探索档案管理方法是农场档案管理部门工作人员应该研究的问题，也是一项重要任务。档案破损问题是需要研究的，目前，我们在档案保管上基本是纸制的档案材料，造成破损的原因较多，纸张的好坏，写字墨水问题以及印刷工艺等因素都影响档案的保管寿命，还有档案保管的自然条件的影响，如气候、室内温度以及虫害等因素。

1.2档案丢失现象

档案对于现代信息发展来说具有重要地位，但是在档案收集整理时容易忽视它的重要性程度，对资料收集不全，该保留没有保留下来，造成资料的遗失;还有的在保管过程中，档案借阅人过期不还，催要多次后还回复印件或找不到了的现象时有发生，对重要的档案资料管理缺少必要的管理手段和约束条件，造成资料的丢失现象严重。

2农场档案进行规范化管理的必要性和优势

2.1必要性

农场在创新发展、现代农业发展建设以及生产经营管理等方面的重要举措，都产生了重要的档案资料，真实记载了农场的发展变化，农业生产工作和种植发展情况，为农场农业的科学研究提供了依据，也为广大种植户的权益提供了重要保障。这些年，农场在各个领域形成的档案资料不少，也进行了档案的归档收集，但是随着现代化发展的进程，档案管理也面临着改革发展，从目前农场档案管理来看，还存在着很大差距，现有的档案管理经验式的管理居多，与其他先进单位相比，需要完善的东西还很多，尤其是现代农业的发展需要，我们现有的档案管理与现代的快捷方便、管理规范和立卷标准等档案管理差距很大，有些单位的档案还保留在业务部门工作人员手中，尽管农场都有档案室，但在收集保管的档案类别上还有待创新，还需开拓性思维，跟上农场现代快速发展的需要，在财务档案、文书档案、人事档案的基础上，结合农场现有工作内容和发展方面，进行规范化管理，使农场档案达到标准化要求是必要的。

2.2优势

农场档案经过规范化管理后，具有的优势是查找方便、及时和准确，档案资料作用发挥的较好。在档案查找上更方便。通过集中的整理、组卷、分类、编目，并将档案资料有规律的存放在固定的柜盒内，档案使用者借阅时，档案管理人员可以非常便利地根据目录索引直接查找到存放的地点、柜子和档案盒，不用因一份档案而查找所有的资料，查找起来更方便。可以通过规范的档案分类、编目，以及有序的排架管理，专人负责管理，可以查找非常及时，随时查找随时有人接待。而且各单位的档案资料，经过档案管理人员的系统整理，分类清晰，卷宗标题准确，只要运用先进的计算机检索，就能快速便捷的将使用者所需要的资料查找到并准确提供给使用者。

3农场档案需规范化管理的内容

农场档案的规范化管理是一个重要问题，档案的规范化管理应从基础性工作开展，从档案制度的完善、档案资料的收集、整理分类、编目组卷以及保管利用和人员素质等方面都需要进行规范化管理。

3.1农场档案管理制度的完善

规范管理制度先行。要想系统地管理好农场档案，就要先完善档案管理的规章制度，完善档案管理工作领导小组，使档案管理机构健全，档案管理人员可以依章进行管理，档案管理制度的完善要从实际出发，参照《档案法》管理的要求，从档案归档要求、档案管理人员的职责、档案使用程序等方面都要详细地考虑，使其管理制度符合档案管理标准要求，能够规范指导档案管理全过程。

3.2农场档案基础材料的收集和整理

农场档案管理要围绕服务“三农”来进行，对基层民主管理，科技兴农、农产品市场体系建设，农业产业结构的调整以及农业技术的推广等方面重要工作，都有保存价值，都要形成规范的档案资料，对这些资料产生的用纸、案宗的分类和目录的填写等都需参照相关业务建设规范来实施，在业务指导上要做好基础业务建设标准起点要高，最好一步到位，不需重复整理。

3.3农场档案材料保管条件的完善

为保证档案资料齐全和保管的规范，农场各单位、各部门形成的文件资料经过立卷整理后，还需存放在固定的档案盒、档案柜和库房内，库房内的档案基础设备要完善，使农业机械、经营管理和技术推广等各项档案资料能够统一集中管理，分类规范归档，在对农业档案归档内容、形成时间和归档份数上要严格按要求办理，并由专人负责整理、保管，并做到标准要一致、管理要规范、制度健全要合理。

3.4农场档案材料利用要便捷规范

农场档案通过规范、系统的整理后，用档案的使用奠定了基础，可以随时为农业技术生产和生产经营管理提供各类服务。

总之，农场的档案管理分类较繁杂，各单位、各业务种类也较多，所以农场档案的規范化管理非常必要，只有各部门统力配合，才能确保资料收集的齐全规范，才能为农场的农业生产快速发展和经营建设服好务。

（作者单位：161435黑龙江省七星泡农场就业服务中心）