基于PDCA循环管理在优化综合性三甲医院门诊药房自动化系统中的作用▲

阳 昊 席加喜 张华君 陈晓宇 陈 英

(广西壮族自治区人民医院1 院办，2 药学部，南宁市 530021，电子邮箱：yh_gxhostpital@163.com)

药房自动化在德国、美国、日本等发达国家率先研究，目前已成为药店运营领域的一项成熟技术而普遍应用[1-2]。随着我国医疗行业信息化的深入发展，医院内建立的信息系统不断完善，越来越多的先进自动化设备与成熟的医院信息系统相结合，使医疗工作更加高效和规范[3]。门诊药房自动化系统也得到了快速发展，自动化药房不仅有效提高了药学服务质量，节省了患者的取药时间，而且还可用于合理用药的分析，促进了合理用药的发展[4]。但由于各种原因的限制，在自动化药房的管理和实施过程中还存在很多亟需解决的问题，因此自动化药房管理的优化显得格外重要。PDCA循环是一种质量管理模式，其将质量管理分为四个阶段，即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和处理(Act)，反映了质量管理活动的规律。PDCA循环的目的是通过找出问题、解决问题、再次找出问题、再次解决的循环而逐渐减少管理活动中存在的问题，提高质量和效益。本文基于PDCA循环理论对综合性三甲医院门诊药房自动化系统进行优化，探索PDCA循环管理在医院门诊药房自动化系统优化中的作用。

1 资料与方法

1.1 资料来源 收集我院未实施PDCA循环管理干预前(2015年7～12月)的门诊药房工作相关数据作为研究基线(干预前组)，并收集实施PDCA循环管理干预后(2016年1月至2017年12月)的门诊药房工作相关数据作为干预后组，其中2016年1～6月为第一阶段、2016年7～12月为第二阶段、2017年1～6月为第三阶段、2017年7～12月为第四阶段，第一阶段针对优化软件设计管理方案，第二阶段针对精化流程设计管理方案，第三阶段针对细化管理设计管理方案，第四阶段针对详化培训设计管理方案。收集的数据主要包括患者取药时间、员工工作效率、处方调配差错率等工作及质量指标。所有数据由医院门诊药房自动化系统优化干预小组负责收集和统计，处方数由系统提取，员工工作时长由门急诊药房组长记录统计，每月数据由药学部主任核对校验。

1.2 方法

1.2.1 计划阶段：成立医院门诊药房自动化系统优化干预小组，小组成员由药学部副主任、临床药学科副主任、门急诊药房组长和课题组成员组成。小组成员针对我院2015年7～12月门诊药房工作数据进行分析总结。结合相关资料总结出门急诊药房工作存在的主要问题如下：(1)人员因素：① 人员对仪器的熟悉程度不同；② 人员对调剂的流程掌握不同；③ 人员的知识水平和知识结构不同。(2)系统因素：① 自动发药机配药差错；② 自动发药机运行差错；③ 自动发药机的系统差错。(3)管理因素：① 调配流程不统一；② 工作强度、效率无考核；③ 发药差错无处罚。根据上述发现的问题，制定评估的项目和具体量化指标，设定实施PDCA 项目的预期目标值，并根据上述存在的问题寻找解决方法，针对性地制定优化措施和行动计划。

1.2.2 执行阶段：针对查找出的门诊药房自动化系统存在的问题，制定具有针对性的优化措施，主要包括：(1)优化软件：由于软件在实施的初始阶段存在诸多的协调、适用问题以及系统本身存在的系统误差问题，因此在PDCA优化的第一阶段以优化软件为主。① 联系自动化系统厂家工程师，积极沟通，对在实际工作中自动发药机、处方传送系统、直发传送系统、排队叫号系统软件等出现的问题，及时解决处理；② 督促工程师根据我院的实际情况对软件与硬件进行改进；③ 针对相似药品、易混药品差错出现情况，建立相似药品库和易混药品库，提高识别能力，减少补药差错。(2)精化流程：规范化的调配流程是保证调配效率与调配准确性的保障，而针对发现的问题及时优化流程是最快速的全员推广模式，因此PDCA优化的第二阶段以精化流程为主。① 明确规范配药流程、发药流程，剔除无实际意义的操作步骤，细化步骤，提高调配效率和准确性；② 针对系统出药问题，加装药槽轨道，减少出药药品掉落；③ 发现问题及时设置并规范流程，促进全科调配统一化。(3)细化管理：在实现上述优化软件、精化流程，解决了软件和流程问题后，如何让员工具有更高的工作效率和严格按规定执行是进一步改善的关键，因此PDCA优化的第三阶段以细化管理为主。① 对员工工作强度进行考核，记录每位员工的处方量及其工作数量，并以此作为部分绩效的分配依据，提高员工的积极性；② 对加药差错、配药差错和发药差错设立明确的处罚方案，并遵照执行，提高员工的责任意识；③ 建立员工考勤细则以及考核方案。(4)详化培训：PDCA第四阶段的优化内容主要集中在学员培训，旨在提高员工的专业素养和行业水平。① 开展药学专业知识专项培训，提高员工对药品知识、药物相关作用、药理学、药代动力学相关知识的知晓率；② 开展药学服务能力专项培训，提高员工药学服务意识和服务能力；③ 开展设备操作与故障排除培训，提高员工对仪器设备的熟悉程度及处理仪器故障的能力。

1.2.3 检查阶段：按照计划实施干预措施，由医院门诊药房自动化系统优化干预小组定期、不定期地对干预措施的实施情况进行监督，对每项措施的完成进度以及成效进行记录和总结，并完成成效考查和收据收集。

1.2.4 处理阶段：分别对4个阶段的干预措施实施情况进行总结，结合我院实际情况，将切实可行、具有明确效果的干预措施制定成科室制度和操作标准，实现干预成果的持续有效和转化。

1.3 观察指标 收集干预前和PDCA干预后4个阶段的相关数据，比较干预前后患者取药时间(指患者在取药时的等候时间)、日均处方量、每张处方用时(指调剂人员调剂一张处方的耗时)、系统出药差错率、药师加药差错率、系统调剂差错率、总体处方调配差错、日均补药盒数、每月机器故障次数等指标。其中月系统出药差错率=每月系统出药次数/每月总处方量×100%；月药师加药差错率=每月药师加药错误盒数/每月总加药和数×100%；月系统调剂差错率=每月系统调剂处方差错数/每月总处方数×100%。计算目标完成率和改进率，判定优化效果，目标完成率≥100%判为有效优化，改进率≥20%判为有效优化。目标完成率=(1+│完成值-目标值│/目标值)×100%；改进率=(完成值-原值)/原值×100%。

1.3 统计学分析 采用SPSS 22.0软件进行统计学分析。计量资料以(x±s)表示，多组间比较采用方差分析，两两比较采用t检验，以P<0.05为差异有统计学意义。

2 结 果

2.1 PDCA优化前后患者取药时间、日均处方量比较 与优化前相比，PDCA优化后各阶段患者取药时间、每张处方用时、每月机器故障次数均降低，日补药盒数、日处方量均升高(均P<0.05)，见表1。

表1 PDCA优化前后患者取药时间、日均处方量、每张处方用时、日补药盒数、机器故障比较(x±s)

注：与优化前比较，#P<0.05。

2.2 PDCA优化前后调配差错率比较 与优化前相比，PDCA优化后各阶段系统出药差错率、药师加药差错率、系统调剂差错率均降低，PDCA优化第二、三、四阶段的总体处方调配差错均低于干预前(均P<0.05)。见表2。

表2 PDCA优化前后各阶段调配差错率比较(x±s，%)

注：与优化前比较，#P<0.05。

2.3 循环管理评估结果 实施PDCA循环管理干预后，患者取药时间、每张处方用时均减少，日处方量增加，调配差错率均降低，除日均补药盒数外，其余指标的目标完成率均达标，所有指标改进率均达标。见表3。

表3 PDCA循环管理评估结果

3 讨 论

医院门诊药房自动化系统降低了患者取药时间、调配差错率，同时极大地改善了医院药房的环境[5-8]，给医疗机构带来诸多益处，但是由于自动化体系是工厂流水线产品，并不能根据每家医院的实际情况设定适宜的程序，因此门诊药房自动化系统改造后的优化显得尤为重要，自动化系统需要根据实际工作不断做出调整和优化[5]。由于综合性三甲医院患者的疾病多样，日均处方量大，药品种类繁多，员工数量大且受教育水平不一致，因此在实施门诊自动化系统过程中会遇到更多的问题。

PDCA循环管理法是一种强有力的阶梯式管理工具，被广泛应用于各个领域的精细化科学管理中，该方法技术和理论成熟，方法清晰，优化结果可靠且具有成效和可持续性[9-13]。本文通过对我院门诊药房自动化系统分阶段、分重点进行全方位PDCA优化，不断提高自动化系统的效率和准确性，在优化软件、精化流程、细化管理、详化培训方面详细的采取多种切实有效的干预措施，从全方位、多阶段观察采取之干预措施的实际成效，结果显示，与优化前比较，PDCA优化后患者取药时间、每张处方用时、每月机器故障次数降低，日均补药盒数、日均处方量升高，系统出药差错率、药师加药差错率、系统调剂差错率降低(均P<0.05)，除日均补药盒数外，其余指标的目标完成率均达标，所有指标改进率均达标。提示在门诊药房自动化系统优化过程中实施持续的PDCA循环管理，不仅可以提高门诊调剂的效率和准确性，还能提高员工的专业素养和药师服务能力，为药师树立良好的社会形象。本研究中每个阶段针对不同问题设计管理方案，采取具有针对性的措施，在优化效果上更具操作性和实用性，其中第一阶段通过系统优化数据改善最为明显，之后3个阶段的专栏优化则不断巩固和加强优化软件的效果。因此，优化软件、精化流程、细化管理、详化培训4个干预方面各有特点，在优化过程中各有作用，起到了相辅相成的作用，可为综合性三甲医院门诊药房自动化系统优化提供参考。虽然本研究中日均补药盒数最终未能达到目标值，但其改进率为34.23%，较干预前增高，分析原因主要是因为前期设定目标值过高所致。

综上所述，PDCA循环管理可以有效缩短患者取药时间，提高工作效率，降低调剂差错，不断改善和提高综合性三甲医院门诊自动化药房的准确性和实用性。