事业单位档案数字化现状及路径探索

姚君

摘要：档案管理是事业单位内部管理工作的重要组成部分，在事业单位改革持续深化下，传统档案管理工作局限性较大，已经无法满足实际工作需要，档案管理工作水平偏低，可能发生档案丢失问题。而在数字化技术支持下，推动事业单位档案管理改革，可以降低人工工作强度，将档案资料数字化处理，切实提升管理效率，对于档案资料原有价值充分发挥具有积极作用。本文就事业单位档案数字化建设进行分析，提出合理的实施路径，发挥档案资料价值优势，为后续事业单位管理和决策提供可靠依据。

关键词：事业单位;档案管理;数字化

前言

在改革持续深化下，传统档案管理工作主要是以纸质资料为主，通过手工方式整理，工作效率和质量不高。而在信息化背景下，推动事业单位档案数字化改革，促使档案资料存储载体多元化，在提升工作效率同时，保证档案资料安全性，充分发挥档案资料原有价值，为后续管理和决策提供可靠依据。通过事业单位档案数字化改革发展，有助于深入挖掘档案资料潜在价值，为事业单位健康持续发展奠定基础。

1 事业单位档案管理数字化的意义

事业单位具有一定社会公益，推动事业单位档案管理数字化发展，有助于改善传统档案管理的不足，深入挖掘档案资料原有价值。事业单位档案管理中的内容包括基建档案、人事档案和文书档案，可以为事业单位正常工作提供可靠依据，促使事业单位健康稳定发展[1]。推动事业单位档案管理数字化建设和发展，深入挖掘档案信息潜在价值，充分发挥档案资料公益性组织功能，在提升档案管理效率的同时，解决传统档案管理工作中工作量大、管理效率低的问题。与此同时，传统纸质资料可能受到环境影响出现霉变、损坏问题，不利于档案资源共享和利用，降低档案管理效率和质量。所以，事业单位档案管理数字化，是推动事业单位改革发展的必然选择。

2 事业单位档案数字化的问题

2.1 档案检索效率不高

事业单位档案数字化改革，依托于计算机技术检索档案资料，可以有效提升检索效率。但是，当前事业单位档案数字化改革还不彻底，尽管计算机检索代替传统人工检索方式，但是检索多为手工检索阶段，极大的影响到档案资料检索效率和质量。诸如，事业单位内部上下级的档案资料保存差异显著，在不同程度上影响档案检索效率，不利于档案资料原有价值发挥。

2 2档案数字化设施不健全

事业单位档案数字化建设和发展中，作为一项复杂工作，涉及到众多环节内容，需要相应硬件和软件支持。尽管当前事业单位对档案数字化工作重视程度较高，但是资金投入力度较小，档案数字化网络设施和附属设施配置不充分，即便部分事业单位引進专门数字化设备和软件，但是硬件和软件未能定期更新升级，存在很大的安全隐患，严重影响事业单位档案数字化进程，不利于事业单位档案数字化发展[2]。

2.3 人员素质水平不高

在事业单位档案数字化发展中，数学化档案管理相较于传统档案管理方法优势较为突出，集合了信息技术、网络技术和数字化技术等多种技术，对于管理人员的专业素质要求较高。但是，从当前事业单位档案管理人员队伍来看，无论是知识结构还是素质能力都处于较低水平，多数人员年龄较大，认为档案管理工作较为枯燥、乏味，加之薪酬待遇不高，难以充分调动档案管理人员工作积极性。

3 事业单位档案数字化改善路径

3.1 建立档案数字化管理系统

事业单位档案数字化改革中，应该增加资金投入力度，不断引进前沿技术和设施，实现档案资料数字化管理，最大程度上规避传统管理模式的不足。推动纸质档案资料朝着数字化转变，建立档案管理信息系统，可以实现档案信息资源存储、共享和传输[3]。这就需要事业单位建立特殊域名网站，建立档案存储库，保存档案数据信息，较之传统人工方式可以实现档案资料高效开发和利用。需要注意的是，事业单位应立足实际情况，建立更具特色的数字化管理系统。

3.2 推动档案数字化管理规范发展

事业单位档案管理工作是一项枯燥的工作，不仅仅是档案管理部门的工作，同时也是事业单位所有部门的工作。档案部门管理中，各个部门所提交的档案资料格式有所不同，这就需要结合实际情况来尽快收集资料和归档，统一档案格式，便于后续档案管理。同时，对传统的纸质档案资料数字化扫描，建立档案表格，结合整体规划来细化档案管理指标包括员工个人档案、发展规划档案以及会计管理档案等，设立不同指标和范本，及时将范本递交给相关部门，保证档案管理规范化开展。

3.3 强化数字化档案安全管理

档案数字化主要是依托于信息技术、网络技术和数字化技术实现，由于网络开放性特点，可能受到外部恶意攻击和病毒感染，导致重要数据信息丢失，存在一系列安全隐患。这就需要推动档案数字化发展的同时，加强数字化档案安全管理，建立数字库的同时，完善基础设施，定期更新和完善软硬件。按照数据库标准进行数字化档案管理，便于数据库功能充分发挥，维护档案数据库信息安全，促进系统性能发挥的同时，为事业单位管理和决策提供可靠依据。

4 结论

综上所述，事业单位档案数字化建设和发展，是迎合信息时代发展的必然选择，在转变管理理念的同时，推动档案管理手段创新和完善的同时，建立档案管理信息系统，收集档案信息的同时，持续提升档案数字化水平和档案管理效率的同时，推动事业单位健康持续发展。

参考文献

[1]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察，2019（03）：88-89.

[2]孙明.交通运输事业单位干部人事档案专项审核问题研究[J].办公室业务，2019（02）：153.

[3]李希茜.关于新时期机关事业单位档案管理工作的创新性思考[J].科技风，2018（22）：238.