新时期事业单位档案管理的创新思路与方法探讨

程小琼

摘 要：文章先针对档案管理对于事业单位发展的重要意义进行分析，随后介绍了新时期事业单位的档案管理现状特点，包括档案管理意识不足、管理手段落后、管理机制不完善等，随后介绍了事业单位档案管理创新思路与创新方法，包括提高档案管理意识、使用先进的管理技术、健全管理机制、提高管理人员综合能力等，希望能给相关人士提供有效参考。

关键词：事业单位;档案管理;创新思路

档案管理是事业单位实现高效、有序、协调发展的重要保障，同时还拥有维护人民正当权益、建设精神文明社会、单位科学发展的功能，为此，需要针对新时期事业单位的现实发展状况，进行深入的研究和分析，提出单位档案管理的新方法与新思路。

一、强化档案管理对于事业单位的重要意义

档案管理是事业单位中基础性工作，在考察事业单位内部各项基础工作时，能够提供可靠的参考依据，帮助事业单位维系好和工作人员之间的关系，保护工作人员合法权益，为其维权提供基础凭证。为此，需要加强事业单位中的档案管理力度，尤其是地址单位中的档案管理工作，对其中的各项地理信息需要进行深入分析，比如强化档案记录等信息的分析与汇总，针对项目现场的设计实验数据勘查、工程数据分析等工作，需要结合档案管理实践，通过系统观点进行科学分析，保障单位管理的规范性和科学性。档案管理工作的基础性任务是汇总和分类统计各种档案数据，从而实现对档案信息的科学利用与合理开发，避免将档案管理单纯看做是资料的归档和储存工作，需要全面总结单位实际生产状况，掌握档案信息的最新进展，科学调整管理策略，满足事业单位的业绩分析需求，为其发展提供可靠资料，还原历史真实面貌。科技发展背景下，针对事业单位中的档案管理也提出了新的要求，为此，需要立足发展战略角度，积极寻求创新发展。

二、新时期事业单位的档案管理现状特点

（一）档案管理意识不足

结合事业单位中的现实档案管理发展状况分析，大部分单位在思想层面上都没有意识到档案管理对于单位发展的重要作用，不管是单位领导，还是相关管理人员，没有准确估量档案管理工作所带来的经济效益，在职员的年度考核与管理职责划分中，没有添加档案管理指标，并将其从考核项目中排除在外[1]。此外，因为对于档案管理的忽视，导致管理中的软硬件基础设施不足和资金短缺等问题出现，弱化档案管理效率。从档案管理人员角度分析，其没有在心理层面上了解自身工作的重要作用，工作态度不端正，责任意识不足，针对档案文件基本上是以一种不泄密、不丢失的原则，从完成任务角度进行管理工作，容易出现档案资料随意堆放、分档归类不合理、收集整理不全面等问题，进而降低了档案管理经济效益于工作效率。部分领导干部意识不到自身和档案管理工作之间的密切联系，对于两者的联系存在一定消极性，经过应付日常的档案管理工作，致使档案管理陷入一种被动的工作状态，无法从标准化、规范化档案管理过程中获得有效信息。

（二）管理手段落后

管理方式是影响事业单位档案管理工作发展的主要因素，从目前的实际发展状况来看，大部分事业单位中的档案管理设施建设都存在差异，软硬件设施标准不一，投入程度不同，没有达到国家标准要求。此外，事业单位中的管理资金投入较低，甚至部分单位中没有专门存放档案资料的空间，单纯将档案资料与其他杂物混放到一起，容易导致档案损毁或丢失。档案管理方式落后，随着科技的发展，计算机技术逐渐普及，但部分事业单位依然使用传统方法管理档案资料，降低管理质量。比如，新时期档案信息资料逐渐增加，通过人工管理方式根本无法满足大量的管理需求，所有在社会发展新时期，要积极创新管理手段。

（三）管理机制不完善

事业单位中缺少健全的档案管理机制，就会影响管理工作的落实状况，容易产生落实差距，特别是结合我国事业单位内档案管理相关调查分析，大约百分之八十的单位中都存在混乱管理等问题，通过分析这种状况，能够发现下面几项问题：第一，大部分事业单位中存留朝令夕改问题，导致管理人员整理档案时无从下手;第二，档案管理机制只是一种表面形式，没有真正落实各项管理制度，降低制度管理功能;第三管理制度中缺少相应的奖惩措施，导致管理人员存在侥幸心理，工作状态不佳，比如在重要资料管理工作中容易出现互相推诿的问题。

三、事业单位档案管理创新思路与创新方法

（一）提高档案管理意识

强化档案管理意识，提高单位领导的重视。比如，某水利局就充分利用单位中的宣传栏、内部期刊、广播和例会等方式宣传档案管理对于单位发展的重要作用。同时在举办宣传活动的过程中能够认真听取员工的建议和意见，增加基层员工参与渠道，激发出员工的积极性，以更加饱满的精神投入到日常档案管理过程中[2]。此外，事业单位中的管理者还需要在新时期的档案管理工作中以身作则，加深员工对于档案管理工作的认识。详细分析所有员工的作用和能力，合理进行责任划分。在新时期的档案管理中，还需要积极学习借鉴国外的一些成功案例，结合我国实际发展需求，进行针对性選择，创建新型的档案管理方法，提升管理效率，减少管理风险。事业单位中的档案资料关系到国家的利益安全，需要提高档案管理重视，做好档案资料的保密工作，从国家危害角度上谨慎对待相应的管理保密制度，结合国家具体要求、规定选择档案管理地址，对进出人员、库房专管人员和资料与办公区距离等因素提出具体要求，全面控制和记录档案室的进出人员。

（二）使用先进的管理技术

在新时期发展过程中，只有不断提高档案管理的软硬件设施建设，才能实现预期的管理目标。为此，需要事业单位加强基础设施的投资力度，积极引入各种先进的管理技术，挑选出较为优秀的管理职员前往其他同属性单位中交流与学习，提升其综合管理能力。比如在硬件设施层面上，该水利局的领导人员为下属的档案管理部门专门配置了档案资料储存室，将档案资料和其他杂物以及易燃易爆性物体有效隔离开来，进一步提高了档案管理的安全性。从软件设施层面上看，该单位的高层管理者针对相应的档案管理提出下面几项要求，需要具备熟练的计算机操作能力，同时利用计算机的兼容性、适用性和可延伸性等性能，提升计算机实力[3]。要求档案管理者能够通过计算机处理档案信息，将档案信息转化成电子资料。在档案管理过程中如果遇到人工汇总的问题，针对普通文件资料，可以创建电子形式的存储空间，针对那些比较重要且复杂的文件，需要派遣专门人员进行处理，方便日后的档案整理工作。

（三）健全管理机制

档案管理机制是提升档案管理效率、保证管理质量的基础条件，为此，需要相关事业单位在国家制定规定范围内设置科学有效的档案管理机制，并在平等性和普遍性的档案管理制度基础上，建立针对管理人员和高层管理者的双向约束机制，确保档案管理制度的有效落实，而非流于表面形式。比如某一事业单位在开始制定档案管理机制前，会对单位中的所有职员进行全面考察，主动询问员工建议和意见，保证最终的档案管理制度满足所有员工的需求。此外，该事业单位针对档案管理新时期的发展特征，将各种动态性因素和灵活性因素也逐渐融入到档案管理机制当中，为后期的制度创新与改进打下良好基础。

同时，该事业单位创建的档案管理制度已经细分到管理的各个环节当中，包括相应的奖惩措施、管理人员能力要求、工作要求和档案管理标准等。通过这种做法能够提高单位管理人员的工作积极性，用认真负责的态度去面对各项管理工作。针对该单位的工作特点，还加强了档案资料的安全性管理。尤其是在新时期信息技术和电子科技快速发展阶段，电子档案信息容易受到各方面的影响，针对这种状况，需要创建全面的档案保护制度，明确档案管理规定，不被允许的严谨访问电子档案，禁止移动终端输入或输出电子档案，通过严厉的方法保护好档案资料，预防其受到任何侵害。

（四）提高管理人员综合能力

档案管理人员是决定档案管理工作是否达到预期目标的重要因素，为此事业单位在档案管理人员的招聘环节中需要加强审核力度，进行严格把关，除了对档案管理人员提出学历方面的要求外，还需要其拥有专业的档案管理技术实力，具备高水平管理能力。此外，事业单位要想留住优秀的档案管理人才，需要设置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。比如对于拥有突出表现的档案管理工作者提供相应的物质奖励，由单位提供资金给优秀工作者提供外出游览的机会。针对档案管理工作者开展定期的培训课程，保证所有档案管理人员都能达到基本合格线，不断提高优秀管理人员对业务实力。档案管理质量由管理人员综合实力所决定，为此，需要从档案管理能力和职责等方面入手，强化管理队伍建设。比如在单位内部出现岗位变动问题时，需要从稳定管理角度入手，提升管理人员整体水平，加强相关人员的技术指导和培训，比如组织各种拥有较强专业性和实践性的档案管理活动，完善管理人员知识结构，丰富其管理经验，通过培训不断提高其职业道德和责任意识。

四、结语

综上所述，在社会发展新时期，促进事业单位创新档案管理方法和思路，对其整体发展具有重要作用。但从我国事业单位的实际管理状况来看，还存在一定的問题，进而导致事业单位管理质量水平降低，此外，我国对于事业单位档案管理的创新方法与创新思路还没有研究到位，增加了创新的难度，针对这种状况，需要积极学习先进管理理念和管理技术，为事业单位的档案管理开创新的发展渠道。

参考文献：

[1]王德英.探讨新时期机关单位档案管理的创新思路与方法[J].办公室业务，2018（21）：106.

[2]王立英.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].中国国际财经（中英文），2017（21）：277.

[3]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018（02）：181.