中小企业员工社保缴纳规范操作实务

摘 要 当前相当多企业在公司注册地以外有员工负责所在地区市场业务维护，因大多数中小企业未能在所有地级城市全都注册分公司，现实中，外地员工社保费一般通过中介或个人缴纳，该行为虽普遍存在，但违反我国现行法律规定，使用人单位管理存在一定法律风险，甚至可能对企业以后做IPO上市造成影响，本文仅从依法合规角度探讨该类企业规范员工社保缴纳之实務操作。

关键词 社保 外地员工 社保缴纳

作者简介：王志辉，北京凤仪堂医美科技有限公司，二级劳动关系协调师。

中图分类号：F231                                                             文献标识码：A                         DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.04.193

根据《中华人民共和国社会保险法》第六十条第一款“用人单位应当自行申报、按时足额缴纳社会保险费”之规定，企业通过社会中介机构代缴职工社保费、个人缴纳后予以报销及未按法定要求比例足额缴纳行为均违法，根据《社会保险法》第八十六条之规定，社保部门有权对相关用人单位加收滞纳金，或对用人单位处以社保费欠缴数额一倍以上三倍以下标准罚款。除社保征收机构可对用人单位进行处罚外，劳动保障监察部门亦有权根据国务院《社会保险费征缴暂行条例》第二十三条之规定，对用人单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员最高处以5000元以上10000元以下罚款。为符合社保法规定、规范社保缴纳行为、规避相关法律风险，存在上述情况之用人单位社保缴纳及人员结构应做相应调整，实务操作建议如下。

一、公司注册地员工缴纳社保需规范事项

已正常营业公司都经过工商注册登记，属于可自行缴纳职工社保费之合法主体，注册营业地（即公司总部）职工已经在公司缴纳社保费的可继续缴纳，但应以上一年度职工本人平均工资收入为缴费基数进行足额缴纳。这里所指工资收入不仅包括底薪，根据原劳动部所制定劳部发（1994）489号《工资支付暂行规定》第三条：“本规定所称工资是指用人单位依据劳动合同的规定，以各种形式支付给劳动者的保酬”。据此，职工工资应当包括底薪、绩效奖金、补助及津贴;社保缴费基数计算方法是：（1）职工工资收入高于当地上年度职工平均工资三倍的，以当地上年度职工平均工资的300%为缴费基数。（2）职工工资收入低于当地上一年职工平均工资的60%的，以当地上一年职工平均工资的60%为缴费基数。（3）职工工资在60%-300%之间的，按实际收入申报。职工工资收入无法确定时，其缴费基数按当地劳动行政部门公布的当地上一年职工平均工资为缴费工资确定。需要注意的是各地社保部门每年核定基数的时间不统一，但通常会在3月-7月，公司人事部门应关注所在地区社保基数核定时间及准备工资表做为证明文件。

二、现存非由企业自行缴纳社保需规范事项

目前非经公司自行缴纳社保一般分两种情形：（1）企业委托社会中介机构代缴部分职工社保，（2）由员工个人在户籍所在地社保机构自行缴纳，费用公司报销。以上两种情形原为企业照顾外地部分职工权益、便利职工在户籍所在地缴纳社保费之权益考量，但因两种情形均不符合国家现行社保法规定，合法及规范途径建议考虑以下几种：

1.用人单位可以在有公司业务员的相关地级城市进行分公司工商注册登记，取得合法资质后即拥有自行足额缴纳分公司职工社保资质。

2.所有非经用人单位直接缴纳社保的职工全部转由总部在公司注册地缴纳，并且职工社保必须由公司按法定比例足额缴纳。

三、不愿转由公司缴纳或不接受足额缴纳之职工规范途径

若有代缴和自行缴纳员工不愿将社保转由用人单位注册地缴纳，或部分本来已由公司直接缴纳社保的职工无法接受以后按法定比例足额缴纳的，公司可与其协商解除劳动关系，或由员工提出离职申请而解除劳动关系，劳动关系解除过程及解除后合作分两类情况：

1.每家用人单位几乎无法做到100%无冗员，对于原本工作态度不积极，劳动关系解除后彻底与公司结束合作关系的员工，公司可在此过程中与其彻底解除劳动关系，该类员工协商解除劳动关系的具体操作要点有：（1）需明确劳动合同协商解除的意见是有哪方提出，用人单位还是劳动者，并明确经济补偿金是否支付及需支付金额。按照《劳动合同法》规定，劳动合同解除由用人单位提出的，需向劳动者支付经济补偿金或赔偿金，而由员工提出解除合同的理论上则不必支付。因此，用人单位在与员工协商解除过程中应尽量让该部分员工主动提出辞职申请，以降低公司解除劳动合同的成本支出。如员工坚持不提出辞职申请，用人单位只能向其提出解除劳动关系，并按法律规定对其进行资遣，即支付经济补偿金或赔偿金，但上述解除劳动关系不论是由员工提出还是由公司提出，双方均须签订书面解除劳动合同协议书，如果不签订协议书，将来一旦发生争议，可能会因此产生不必要纠纷：第一，双方解除劳动合同的具体时间无法确定;第二，没有解约协议，则无法确定该解除行为究竟是合法解除还是违法解除，涉及用人单位向劳动者支付解约经济补偿金还是赔偿金的问题，如果因此产生争议，双方各执一辞，劳动者说是公司违法解除，用人单位将陷于被动处境;第三，没有协议书明确说明是用人单位还是劳动约提出的解除，会直接影响用人单位是否支付经济补偿金（或赔偿金）;第四，解除劳动合同书签订时企业可借机将员工可能提起的所有劳动争议解决方案一并规定在协议内，所有可能产生的劳动纠纷得以一次性解决，错过此机会将可能在一年时间内留下不稳定因素，因此，对于该部分员工的劳动关系解除，公司必须制作并与对方签订规范的《解除劳动合同协议书》。

2.对于平时工作认真、业绩突出，公司欲继续合作的员工，建议规范程序为：首先，由用人单位提出与其协商解除劳动合同，公司按法律规定向员工支付经济补偿金，该部分业务人员离开公司后在当地另行注册公司，转做经销商，专业经销用人单位所经营产品，授权经销市场与现有服务区域相同，公司所付解约经济补偿金由其交付公司做为经销保证金，合作中双方具体权利义务以合约形式予以明确。经销商公司成立后，该部分已离职员工成为经销公司职员，社保费全部转由经销商缴纳，至于缴纳是否足额，原用人单位可不必干涉;另外一部分内勤人员、促销专员、不愿成立经销公司的业务人员，可采取劳务派遣形式与公司合作，由劳务派遣单位与该部分职工订立劳动合同，劳务派遣单位再将被派遣员工派至原用人单位实际工作。在该形式操作过程中需注意事项：（1）建立合作关系的劳务派遣公司必须具备劳务派遣资质，必须经过劳动行政部门审批，获得《劳务派遣经营行政许可证》。（2）根据人社部《劳务派遣暂行规定》要求，用人单位雇佣劳务派遣用工数量占比不得超过用工总量10%，有此规定，用人单位需严格遵守，不得超过10%比例。（3）《劳动合同法》修订案第三条规定了劳务派遣用工的岗位性质，即派遣用工岗位的三性要求，只能用于临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上。存续时间不超过六个月的岗位属于临时性岗位;因用人单位有员工参加脱产学习、休假等原因无法在岗工作，此时由其他劳动者替代该员工工作岗位的为替代性岗位;辅助性岗位指的是该岗位工作是为主营业务岗位提供服务。在三性岗位中，认定为辅助性岗位的对用人单位最为有利，《劳务派遣暂行规定》第三条对辅助性岗位认定标准规定的是“民主协商+公示”程序，即企业内部经过全体职工讨论或职工代表讨论，经平等协商确定，确定标准后再企业内部履行完公示程序，即可认定任何一个岗位为辅助性岗位，该岗位用工方式即可以采用劳务派遣形式，并且不受六个月时间限制，辅助性岗位员工社保由劳务派遣公司缴纳，可以解决职工不愿异地投保问题，至于劳务派遣公司是否足额缴纳，可由员工与派遣公司协商。但用人单位应注意的是《劳务派遣暂行规定》第十八、十九条规定：“跨地区劳务派遣的，应在用工单位所在地缴纳社会保险”，这里的用工单位所在地，指企业注册地，而非实际工作地。至于用人单位如何在用工所在地缴纳社会保险，暂行规定表述为：“劳务派遣单位有分支机构的，利用分支机构缴纳，没有分支机构的，由用工单位代为缴纳”。根据以上规定，用人单位在选择劳务派遣公司合作时，不仅需审核对方企业劳务派遣资质，还需该派遣公司在拟使用派遣员工住所地设有分支机构，否则缴纳社保费责任又归于用人单位，采用劳务派遣方式将失去意义。至于必须在用工单位注册地缴纳社保的法律风险，只要劳务派遣公司在员工所在地已经为其缴纳社保，用人单位则无需再承担任何责任，无论员工是在用工单位缴纳还是在劳务派遣单位缴纳，都属于已经缴纳社会保险，社保管理部门不会让企业再缴纳一份社保。同时，关于劳务派遣，用人单位应当与劳务派遣公司明确合同期限，《劳动合同法》第五十八条规定用人单位单位与劳务派遣单位必须签订两年以上固定期限劳动合同，因此用人单位在确定派遣员工人选时须慎重;最后，关于用人单位采取的上述劳务派遣方式，法学理论界有一个专用名词——“逆派遣”，该行为本身不违法，只要用人单位在用工过程中做到“同工同酬”，司法实践中逆派遣是合法有效的，注意管理中不要让派遣员工感受到不平等待遇。

员工离职阶段是劳动争议易发期，用人单位若采取上述措施规范社保缴纳过程中需要人事部门做好充分准备，一切程序在依法律办理基础上也应充分考虑情理，尽量避免劳动纠纷产生。

参考文献：

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