信息化背景下高校档案管理工作探究

苟毅飞

【摘要】在信息化进程不断发展的背景下，高校档案管理工作已与信息技术密不可分。本文在对高校档案管理工作新特性进行分析的基础上，提出了信息化背景下做好高校档案管理工作的途径。

【关键词】信息化;高校;档案管理

档案管理工作是高校管理工作中最基础的工作，一个学校档案管理工作的好坏直接反映出学校整体管理水平的高低。随着信息技术的快速发展，为档案管理工作提供了新的技术方法和手段，因此为适应新的发展环境，对档案管理工作进行创新和改革，是广大档案管理工作者需要思考和解决的问题。

一、信息化背景下高校档案管理工作的新特性

在当前信息化的背景下，高校也逐步将信息化技术应用于档案管理，使得高校档案数据有了新的变化，同时使档案管理工作也有了新的发展特征。

（一）档案数据量巨大。高校档案记录着高校在教学、科研等各种办学活动中直接形成的、清晰的原始信息。在信息化背景下，学校的公文系统、教学系统、科研系统、财务系统等等各业务系统时刻都在产生着数据信息，这些业务系统产生的一切具有保存价值的文件、音频、视频、图片均属于档案收集范围。同时，学校各部门开展的各种活动的照片、视频等，也构成很大一部分数据量。因此，使得档案数据量较以前成倍增长。

（二）档案利用需求多样化。信息化时代，高校各业务系统既是档案數据的产生者也是档案数据的利用者，表现在利用档案数据方面涉及教学管理、科研管理、校园文化等各个方面。一方面，广大师生对学校的政策、规定、制度等信息的需求正在不断增加;另一方面，现代高校都非常重视宣传活动，而宣传活动中用到的历史档案、人物档案和特色档案也在不断增多。因此，信息化时代对各种类型档案的需求产生了多样化的态势。

（三）高校档案价值更加高精尖。高校档案记录着高校从事教学、科研、管理等活动直接形成具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是最真实、最可靠、最权威的信息。在信息化时代背景下，高校内部各业务系统产生的各种中间数据、重点数据均是可利用的数据，在对这些数据进行分析、挖掘之后产生的档案数据就变成了高精尖的档案数据，利用好这些数据有助于高校的发展。

二、信息化背景下做好高校档案管理工作的途径

（一）建设规范的档案管理标准。对高校档案管理进行信息化标准建设，需要根据学校工作实际，制定统一的输入格式、代码和规范标准。一是要标准化档案管理业务规范，包括档案处理、档案术语、信息资源标识和数据格式标准等方面的标准化建设。二是标准化档案管理合法性规范，包括档案管理计算机适用的相关规定和信息资源合法性判断标准规则等内容。三是标准化档案管理技术性规范，包括数据加密、存储压缩格式和水印技术规范等方面。为了保障档案信息内容的正确及系统正常运行，就必须严格遵守信息资源的标准规范，因此建设规范的档案管理标准意义重大且十分必要。

（二）运用多媒体信息化技术管理档案。在科学技术快速发展的今天，高校都在利用信息化技术进行自动化办公，尤其是办公自动化（OA）系统的广泛使用，实现了便捷、及时收集资料并建立档案信息数据库，同时也更方便信息需求人员快捷地检索使用档案信息。因此，高校一方面要加大档案管理多媒体数字技术设施软硬件的投入，轻松实现OA系统中的文字档案直接转化为数字档案并存入档案馆中;另一方面要求档案管理人员应及时地使用扫描、拍照等技术将以前仅实体保管的档案材料进行数字化转换并建立成库，配合完善的管理制度，定期、不定期地对实体及电子档案数据进行检查维护。此外，还应建立更为先进的管理模式，运用信息化多媒体技术来进行档案管理，充分发挥科学、高效的管理优势，从而实现高校档案工作的数字化管理。

（三）提高档案信息化管理队伍的素质。为了实现高校档案管理数字化，需提高档案信息化管理队伍的素质。一是要为档案管理工作提供现代化的技术设备，改善传统档案管理环境，并要求档案管理人员及时掌握新设备的操作知识，转变档案管理工作的意识与形式，充分利用信息技术代替纸质档案。二是要定期对档案管理人员进行基本的办公软件操作技能培训，逐步提高档案管理人员的操作技能和综合素质。三是积极引进一些既懂得专业的档案管理知识又全面熟悉信息技术，具备计算机专业方面知识的复合型人才加入档案管理工作队伍，逐步带动档案管理工作内部其他人员不断提升自己的业务技能，最终实现高校档案的数字化管理。

三、结语

高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着信息化技术的发展，档案管理工作要不断地科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。

【参考文献】

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[2]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2017（05）.

[3]程瑞红.信息化背景下的高校档案管理研究[J].中国管理信息化，2018（01）.