精细化管理理论在机关事业单位档案管理中的应用研究

王殿利

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-108-02

摘 要 机关事业单位的重要决策依据来源是档案信息，细化分解各个档案管理中的环节并在实际工作当中融入落实精细化管理的理念才能将最优的工作方法及流程归纳总结出来，才能使机关事业单位的工作效率及质量切实提高。精细化管理模式作为当前一种全新的管理理念将准确、精细、严谨的原则包含其中，真正认识到精细化管理的重要意义才能真正推动档案管理工作向科学化方向良好发展。

关键词 精细化管理理论 机关事业单位 档案管理 应用 研究

精细化管理作为管理理念的同时也是一种管理技术，借助规范精细的细化流程操作使每项工作得以标准化和数据化，这项技术可帮助档案管理中的各项流程严格按照每个环节高效、精确的运行，从而使岗位职责明确并将档案管理责任落实到位，同时应用精细化管理可以及时查找、发现、处理工作当中隐藏的问题，从而使机关事业单位的档案管理工作能够顺利进行，本文针对该理论在基层社会保险管理局档案管理中的应用进行探究。

一、基层社保档案管理存在的问题

（一）薄弱的档案意识和落实不到位的立卷归档

当前某些基层社会保险管理局中档案立卷归档工作依然会受到某些客观及主观因素的影响，导致该项工作无法得到应有的重視。从客观方面来讲某些经办机构因为面临较大的业务量且人手不足，导致经办机构不能对业务档案的收集整理工作顾及到，从而单纯重视业务办理工作；从主观方面来讲某些基层社会保险管理局的领导没有高度重视档案管理工作的重要性，缺乏立卷归档的时间观念，未能真正落实和安排好档案管理工作；某些经办人员没有真正认识到档案管理工作的重要性，单纯认为将业务办好既是将本职工作做好，致使档案管理工作成为附加的额外工作，经办人员通常不愿意主动承担文件材料的立卷归档工作而总是尽可能推脱；某些乡镇劳保所档案工作更是没有引起足够的重视，面对庞大的业务量，盖章不全、日期望填等诸多问题出现在财报登记表中[1]，从而导致不能及时的将档案资料上交到县城乡居民保险管理中心进行归档，种种问题均显示和反映出工作人员薄弱的档案意识和工作责任心，致使立卷归档和收集工作迟迟无法落实到位[2]。

（二）简陋的答案保管条件和不完善的配套设备

多数基层经办机构由于受到办公条件的限制不能将符合面积标准的档案管理室建立起来，没有独立的办公场所导致办公用房面临极为紧张的状态，即使已经将综合档案室设置，但一至两间的档案室面积加上无法存放大量档案的铁皮柜，导致多数业务档案仍在各个业务科室分散无法进行集中的统一管理。城乡居保档案在乡镇劳保所更是随意堆放，形同虚设的综合档案管理室如果没有进行及时整理将会造成极大的安全隐患，当出现工作人员调动时便会容易出现档案资料的流失状况[3]。另外基层社会保险管理局由于受到经费不足的影响，无法将相应的设施设备按照档案保管的要求配齐，因此导致无法有力保障档案资料的安全且无法满足八防要求。基层财政不能将良好的社会保险硬软件环境提供，单纯对社保经办机构的基本运转进行保障。

（三）偏低的信息化应用及有限的档案资料利用水平

不少基层社会保险管理局对档案功能性发展依然存在较大滞后性，导致无法转变档案旧有的利用观念，同时现有的档案管理流程不能对查询和调阅档案资料的功能提供便捷的支持，致使档案资料利用率无法提高[4]。档案管理部门较低的资金投入因缺乏高效的管理设备，导致标准化工作流程的开展受到制约。

二、应用档案管理精细化管理理论的方法

（一）与时俱进将档案管理先进理念不断更新

为了与当前时代快速发展更好的适应，机关事业单位应当对档案管理的先进理念进行不断更新，以往传统的观念中对档案管理工作未能高度重视，认为这项工作属于附属工作，不能将更多的经济效益直接带来，同时无法有力推动机关事业单位的运营及生产，因此档案管理工作所获得的投入不多，软件支持及硬件设备等诸多方面的缺陷较大，从而导致机关事业单位档案管理工作的内在价值和作用不能真正发挥。精细化管理理论的融入需要单位领导层高度重视大力开发及利用档案信息资料及资源[5]，在现代化的创新及管理优化体系中真正纳入档案管理工作，从而在资金和政策完善等各个方面进行支持，更好的专业化、精细化及科学化档案资料的整理、收集、归纳利用等各项工作的开展，进一步提升该项工作的服务质量，真正将储存和收集单一的档案资料信息转变为多元化的面向大众的知识服务工作，从而使档案管理工作的产出价值充分发挥。

（二）构建专业化的档案管理人才团队

精细化管理理论在档案管理工作中的有效运用离不开专业化的档案管理人才团队，为了使人才保障层面将档案工作的全面化及专业化有效实现，需要向大管理专业人才团队分配精准的工作目标及细化的工作任务。一是对档案管理人才团队层次的不断完善可借助人才吸纳机制，将拥有直接管理经验或档案专业教育背景的社会优秀人才大量吸收；二是针对档案管理工作中先进的管理理念及科学的工作方法借助继续教育和岗前培训，对于工作资历老的职工借助精细化管理理论的思维使其能够对自身的知识薄弱环节不断完善[6]，从而紧跟当前时代发展的步伐。例如基层社会保险管理局面对当前互联网时代给机关事业单位档案管理带来的巨大挑战和机会，为了将档案管理工作的信息化、一体化和现代化更好的实现，档案管理部门应当有效结合传统管理理念和信息化管理理念，使基层社会保险管理局档案管理人员的思想能够与时俱进并树立起长远的发展眼光，这样可协调统一档案管理人员的思想并提供多种途径使档案管理工作的效率和质量有效提升。以往传统的档案管理方式在实际应用过程中虽有一定的优势，但面对当前社会对档案信息资料的快速整合和管理，传统的管理方式已无法满足社会信息化进程。因此基层社会保险管理局在进行的管理工作时，其入手点应当以档案管理信息化的目的为准，有效结合现代信息化和传统的管理理念才能使两者档案管理的优势得到全面发挥，并使档案管理工作的效率和质量不断提高。基层社会保障局一定要将职工的培训工作认真落实到位，定期组织档案管理人员进行相关培训，保证其能够对信息化软件技术和硬件设备准确使用，同时为了能够协调统一先进的管理和传统管理，应当按照实际状况对合适的信息化管理技术进行选用。