城建档案收集工作的实践与思考

孙福萍

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）12-138-01

摘 要 城建档案的收集工作是在项目完成之后，各种文件材料转化为档案的基础环节，需要工作人员有着丰富的档案管理经验。城建档案资料保存的是否完整，准确，直接影响着城建档案资料的利用率。本文基于城建档案收集工作现状与实践中存在的问题，分析了相应的实践策略。

关键词 城建档案 收集工作 实践与思考

城建档案记录着城建活动的历史，是针对城市建设的设计，实施以及管理控制等工作形成的归档储存工作，如文字材料，数据材料，以及音频等技术材料等。由于城建项目的种类繁多，涉及范围广，相关的建设单位较多，这些都给城建档案收集工作带来了一定的难度。

一、城建档案收集工作的意义

城建档案资料真实的记录着城市建设发展的过程，因此，档案资料不仅有经济价值，还具有一定的政治价值。想要切实做好城建档案收集工作，就需要媒体做好城建档案价值的宣传工作，让工作人员以及人民群众认识到城建管理工作的重要性，以此提高城建档案收集的工作效率，使档案收集工作稳定运行。

二、城建档案收集工作存在的问题

（一）内容不全数据不准

由于城市建设本身的复杂性以及系统性的特点，所以要做好城建档案收集工作就要保证数据资料的可靠，准确，原始三大特征。[1]但是在实际工作中，部分档案资料在交接时就会出现虚报内容，少项以及手续不完全等问题。如移交的资料不是原始材料是复印件，肆意涂改文件，文件缺少或者装订顺序不对等现象，甚至还出现了移交的材料本身就不是需要的材料等问题。

（二）档案收集方式单一

在实际城建档案收集工作进行中，会出现工程方面的档案能在现有的制度下顺利进行，但是如城市规划，建设管理业务等方面的档案收集工作开展起来较难。主要是没有有效的行政手段干预，想要收集城建系统中的交通，电力，管线类的档案颇为困难，进而导致了城建档案收集工作一直处于被动服务状态。

三、关于城建档案收集工作的实践策略

（一）强化档案收集意识

充分的结合有关媒体，宣传城建档案资料的重要价值，提高社会影响力，促使城市建设者主动记录建设过程，进而促进城建档案收集工作有序开展。

（二）充分落实档案收集工作

有关部门要严格遵守相关法律规定全面收集整理城建档案资料。在收集资料的过程中，要根据价值性区分是必须归档的资料还是可以选择性归档的资料。[2]与此同时，为了保障档案收集的及时性以及完整性，相关部门还要依法对建设项目进行执法检查，针对一些有问题的单位提出整改意见。

如汪清县进行的北方大陆长白山生态产业园一期、富鑫石墨产业园以及吉林汪清北耳种植加工等项目，有关部分依法收集档案资料，切实的掌握了相关数据。在2018年的努力下，汪清县粮食产量高达24.9万吨，现有畜禽存栏197万头，黑木耳总量达6.5亿袋。[3]以及工程项目城市棚户区改造1220套，国有工矿棚户区380套等。这些数据真实的记录了汪清县的发展，所以说充分落实档案收集工作，对于城市的发展建设有着重要的历史意义。

（三）丰富档案收方式

为了保障档案资料完整入馆，需要采用更加高效的收集手段。档案收集工作大体上分为强制性和非强制性两种形式，因此有关项目档案可以采用行政手段干预收集入馆，对于其他档案可以通过完善法制建设督促自愿移交入馆，如交通建设档案，城市记忆档案以及水利工程檔案等。当出现非自愿移交档案情况时，可以采用协商，捐赠，有偿转让以及代管或征购等方式，收集散落在个人手中有价值的城建资料。从而确保收集档案的水平及质量，为城建档案的有效利用奠定坚实的基础。

（四）建立完善的收集制度

城建档案收集工作中，会涉及到很多部门和个人，所以档案收集工作具有一定的难度。但是目前城建档案收集工作的管理制度相对不完善，导致部分资料残缺不全，在一定程度上影响了城建档案的质量。[4]所以相关部门要在实践中发现问题，依法完善相应的管理制度，明确档案收集管理工作者的责任。与此同时，要明确档案收集的要求，如档案材料要完整真实，文字清晰。其次要明确资料的移交时间，档案负责人要在规定时间内准备齐全转交给档案接收人。最后还要明确奖罚制度，鼓励配合收集工作的单位或个人，也要适当的惩罚不负责任的单位或个人。有了档案收集制度的制约，可以有效的提高收集工作质量。

四、结语

总之，为了适应时代的发展需要，城建档案管理部门要完善档案管理制度，落实档案收集工作，保障档案的完整性以及准确性，更好的为现代化城市建设服务。

参考文献：

[1]陈健.怎样加强城建声像档案收集、整理、管理工作为查询利用服务[J].居舍，2018（13）：158-159.

[2]田学.城建档案收集工作的实践与思考[J].城建档案，2018（07）：101-102.

[3]林云.档案管理过程中的主要问题及对策措施[J].城建档案，2018（12）：55-57.

[4]谢洪运.新形势下加强城建档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（09）：40+42.