分析档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

摘 要：档案管理是社会生产生活中企事业单位经营发展的一项重要基础工作，过去在管理中采取纸质形式来进行管理，这种管理形式显得复杂繁琐，不易于对档案的有效管理，这要求档案管理工作应该转型发展，加快现代档案管理工作的发展。伴随时代发展，社会在日益发生变化，计算机信息技术在现代社会中越加发挥作用，信息化成为现代化发展的代名词。万事开头难，想要做好一件事情先要打好基础，对档案管理工作来说想要实现有效管理，就要发挥好基础工作在现代档案管理工作当中的作用。

关键词：档案管理；基础工作；工作程序；改善策略

很多人对于档案管理的理解是整理文件，认为这项工作很简单，其实不然这项工作包括了很多内容，这是一项具有全面系统性特点的工作。在进行管理工作中重要的一点是要将基础工作做好，只有将基础工作做好，管理工作才会进展顺利，工作效率才会得以提高，管理水平才会得以提升。基于此本文以档案管理为研究对象，从基础工作的重要作用与有效的管理方法展开论述，意在为广大档案管理工作人员有效开展现代管理工作提供可以借鉴的指导策略。

1 在现代档案管理工作当中基础工作发挥的重要作用

1.1 使档案管理标准得以提高

伴随社会经济日益发展，在档案管理方面要求越加提高。在档案管理这方面发展较快速，工作人员在能力上还难以与现代档案管理需求相适应，这使得其管理工作很难开展下去，因此要对管理人员在管理意识上加以培养，了解基础工作具有的重要作用，重视对基本能力的培养，针对保管工作而开展的监管活动更具科学全面性，档案信息更具安全性，因此档案管理工作更具有效的保障[1]。也要对责任制度加以制定，使工作人员具有责任感，为其管理工作顺利开展提供有效的保障，通过奖罚制度的实施对员工的积极性起到激发作用，管理工作能够得到有效完善。

1.2 使档案管理工作更加规范

想要使现代化的档案工作能够顺利开展，就要在管理人员的职业素养、工作技能这两个方面下足功夫，对自身管理能力的提高来说需要全面完善案卷、归类、归档这几项工作内容的要求，使其管理工作越加标准。当不正确的档案信息与不齐全的内容这些问题出现时即便是借助计算机网络信息技术也很难将管理水平提高上去。因此管理部门要对严格规范的规章制度加以制定，根据实际情况对执行标准作出规划，对管理人员在日常工作中的行为加以规范，对各环节的管理工作加强严格的监管，为顺利进行基础工作提供保障，在信息归档后对保存工作也要严格管理，为信息及时归档入库提供保证，确保数据信息在保存中的完整性，為日后信息检索与应用工作提供方便[2]。

1.3 确保检索工作能够更加顺利

在管理工作中最基础的工作是归档与录入程序，将基础的管理工作掌握好了之后执行起来才会更顺利，现代化的档案管理工作水平才会得到提升，档案信息才会更加准确。同时将基础工作做好能够使用户享受检索功能服务，这些检索功能具有完善的特点，为档案信息的查找提供方便。随着社会科技日益进步，在档案管理当中网络信息技术得到了应用，有利于公开的管理工作得到有效开展，管理效率与水平得到迅速提高。在检索工作中确保数据信息与案卷号等各项信息没有出现问题，检索服务才会更加完善。对专业收集小组加以创建，负责收集整理档案信息，对规范的目录进行编制，装订成册后做好保存工作，这对收集整理工作来说极大地节约了时间[3]。

1.4 档案利用率能够得以提升

将其管理工作做好，对档案的利用率也就能够提升上去了。在每年管理部门都会对档案信息进行收集，在整理当中管理速度提高了很多，档案信息使用效率也得以提升。通过对全新电子技术的应用使检索方法得以完善，使用者将关键词输入之后档案信息能够被找到，档案利用率能够得以大幅度的提高，对开展高效规范的档案管理工作起到了重要的促进作用。

2 做好基础工作的方法

2.1 循序渐进地进行数据分析工作

档案利用效率要通过现代化的档案管理工作来实现，要有针对性地有效开展管理工作，结合行业工作情况，结合社会发展需求对重点文件工作加以区分，结合文件缓急程序开展有步骤、有原则性、渐进式的管理。在基础工作当中考虑到社会发展现状与管理人员需求情况，有效地对重点、次重点工作进行分类，优先处理好数据信息工作，做好对工作人员的调拨工作，对重点文件进行集中处理，使工作效率得以提高。

2.2 实行现代化的管理模式

伴随计算机技术日益发展，这种图技术在基础管理当中起到了重要作用，在检索、信息管理中这种技术得到了广泛应用，该项技术和档案管理工作得到了融合，这使得检索工作效率得以提升，也优化了检索方式，对模糊检索应用来说促进检索工作越加精准化。对其管理效率来说现代化技术起到的作用是毋庸置疑的，避免了因人工管理而产生的错误，因此应在其管理工作中对现代技术加以积极应用，广泛应用管理平台软件，统一管理规范化提名等多项工作，促进档案管理工作的信息化与现代化发展。

3 结语

通过以上论述可知，本文从两个方面对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用展开论述。档案管理基础工作为现代档案管理提供了很大的方便，想要做好基础工作，体现出现代化的管理方式，这需要具有良好能力素质的管理工作人员，具有职业素养，具备娴熟的现代计算机信息技术操作能力，重要的一点是要具备一定的管理知识，对档案管理工作有一定的了解，了解档案管理流程，该管理工作包括哪些内容，在工作中要梳理一下流程，从细节入手，防微杜渐，认真对待每一项管理工作，循序渐进地进行每一项流程，开展的基础工作要全面且系统，通过现代计算机信息技术的应用使档案管理工作能够得到切实提高。

参考文献

[1]贾茹.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用[J].办公室业务，2017（24）：131.

[2]李彦东.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技经济导刊，2017（35）：180.

[3]李菲菲.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析[J].才智，2018（31）：213.

[4]谷琳.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].居舍，2018（18）：153.

[5]徐兵.论档案管理基础工作与档案管理现代化[J].传播力研究，2018，2（16）：223.

[6]林明艳.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要性[J].现代国企研究，2018（08）：79.

[7]张永清，柏增秋.浅谈现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].中国民族博览，2018（03）：249-250.

作者简介

曹艳红（1968-），河北省承德市围场满族蒙古族自治县围场镇，满族，档案副研究员。