论我国档案数字化建设实践与发展策略

朱佳宜

摘 要：档案信息化建设是信息时代我国档案工作的主题，也是今后档案工作发展的必经之路，而档案数字化建设作为档案信息化建设中一个重要的内容，是顺应社会潮流，适应信息时代发展的新举措、新要求。本文阐述了档案数字化建设的基本内涵，具体分析了档案数字化建设的必要性，并针对我国档案数字化建设的基本现状，提出了档案数字化的发展方向和路径。

关键词：档案数字化；数字化建设；外包服务

档案以其自身世代相传的作用与价值，在进入文明时期以来就注定成为一个亘古通今的文化事业。作为智力活动的产物，档案承载了人类厚重的精神记忆，为很多现实的可能性提供了历史依据，铸造了一脉相承的存储基因。随着社会文明程度的提高，以及大数据、云计算、物联网等数字媒介的发展与普及，新的载体和新的传输方式使人们对于档案管理事业的理念模式也有了更为高效与科学的要求，因此档案的数字化必然会成为不可逆的时代潮流。

1 档案数字化对于档案利用的重要地位

檔案数字化是满足互联网+时代利用需求的必经之路。当今的时代无疑是一个信息化瞬息万变的时代，可谓是数字化的“微时代”。计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用强烈地冲击着社会的各个领域，改变着人们的工作方式、学习方式乃至生活方式。满足信息时代档案利用的需求也有着与时俱进的各种变化，这种变化主要体现在以下几个方面：一是利用档案的意识有了显著的加强，利用档案的领域越来越普遍；二是对档案利用的时间值开始有了更为高效的要求，要求尽最大程度的做到迅速、及时、准确；三是对档案利用的便捷性开始有了更高的期待，希望能通过网络快捷的方式进行自动检索、编目、统计、立卷等一系列繁琐的程序。

2 档案数字化建设的必要性及意义

档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，已深入到社会活动的每一个角落，贯穿于人们的日常生活之中。档案信息化建设已成为信息时代档案工作者面临的重要课题和发展契机。档案数字化建设作为档案信息化建设的基础工程和重要内容，不仅是档案工作未来发展的主流，更是当下时代特征的重要表现。因此档案数字化建设对我国档案事业和社会实践活动具有如下几点意义。

2.1 档案数字化建设是信息时代发展的迫切要求

当今人类社会已迈入了信息时代，计算机网络技术的迅猛发展和广泛应用，正深刻地影响着社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮的冲击，同样也给档案工作带来了新的契机，使得档案数字化逐渐被提上日程。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。

2.2 档案数字化建设是社会发展的实际需要

档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。当今社会，机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需要量正不断增加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又不会对档案原件造成损坏。因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。

3 我国档案数字化建设的发展方向

在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发显得效率低下，且力不从心。鉴于此，国内的一些档案馆开始尝试将自身力量同社会力量相结合，实行档案数字化业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司来进行档案的数字化建设。这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。虽然目前来说，档案数字化的业务外包工作基本上还处于尝试和探索阶段，但是它已然成为我国档案数字化建设的发展方向与趋势。

3.1 档案数字化业务外包的内容

业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方式。它是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、提高效率、增强自身竞争力的一种管理策略。具体来说，档案数字化的业务外包内容应包括档案资源的数字化整理、档案数据库的建设与管理，档案信息网络、网站的建设与维护，档案管理软件的开发与设计，计算机、网络硬件设备的管理与维护等内容。在数字化过程中，档案馆要积极做好数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收。

3.2 实施档案数字化外包的策略

首先，要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司。档案部门在选择外包服务提供商时，要根据自己的实际需求，在认真听取内外部专家意见的基础上，对外包商的技术能力、业务处理能力、财务状况、对新技术的研制与开发能力等进行全面的评估与审核，选择业务能力强、信誉好的服务商。具体来说，一是要对外包商的专业实力进行资格审查，审查其是否持有相关的资质证书或证明，如信息产业部颁发的系统集成商证书，认定的软件厂商证书等，资质证书与证明是否与外包项目的要求一致，证书的种类、级别、允许承接的业务范围要作为资格审查的主要内容；二是要对外包商的能力进行审查，通常判断专业公司是否具备外包的能力，就要审查其所拥有的技术设备和所开发的软件或其他信息技术产品能否满足要求；三是要对外包商的经验、品牌和信誉进行审查，通过该公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平，并针对其他客户对该外包商的满意程度，进行外包商的选择。

4 结束语

总之，档案数字化建设是一项复杂而庞大的系统工程，也是一项长期而艰巨的战略任务。在数字化进程中采取档案馆与档案数字化专业外包公司合作的模式是一种大胆的尝试，不仅有利于优化社会资源配置，更能够提高档案馆的工作效率、降低业务运行成本。对于这一模式在实践中出现的问题，我们应认真总结经验教训，使之不断在推广中走向规范与完善。

参考文献

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