档案管理工作多元化协同模式的探讨

梁平

摘 要：档案管理事业随着社会和时代的发展日益重要，成为了现代社会治理的重要组成部分，档案管理的主体也从由档案行政管理部门主导发展至多元化主体共同参与，包括政府机关、企事业单位、中介组织、信息技术服务公司和个人等。甚至随着技术的进步，还有电子化的档案智库和档案在人工智能方面的应用和发展等，这使得档案管理工作从内涵到形式都发生着深刻变化。因此，新技术条件下的档案的协同化管理和应用是档案工作发展的必然趋势。新的形势也给档案管理工作带来了新的挑战，这就要求我们积极适应新形势，加强各主体的协同，完善规章制度，在新时代开创档案管理工作的新局面。

关键词：档案管理；工作多元化；协同模式

1 档案管理主体的多元化及存在的问题

纵观历史发展的各个阶段，我们不难发现，在有意识的档案的管理和保存方面政府一直是占主导地位的，从古代设置专门的机构、配备专门的官吏管理档案到近代档案室的成立，组织机构的名称一直在变，但是档案管理工作由政府主导的性质没有变，可以说政府是档案管理的完全主体。新中国成立后，各类档案馆出现，承担了政府机关和企事业单位的档案管理任务；随着经济体制的改革，非公有制企业大量出现，也管理着越来越多的企业运行过程中的档案；随着档案管理工作需求的膨胀，档案服务公司等中介组织也参与进来；科学技术的进步，个人的邮件、文件、數据保存使得公民也成为了档案管理的主体。档案的数量随着时代的发展迅速增长着，时代发展的轨迹也告诉我们档案管理的主体突破了政府主导的单一模式走向了多元化。

档案管理主体的多元化是社会发展的必然趋势，但是存在诸多问题。在市场化的模式下，大量的档案以各种形式被管理着，抛开政府的档案来说，部分企业和组织内部或是通过成立部门雇佣人员进行管理，或是通过委托外包的形式让中介公司进行管理。这些档案管理模式满足了企业和公民的需要，也在一定程度上保护了档案，维护了档案所有人的权利，但因为缺乏有效的监督和制约也存在档案流失的风险。特别是信息技术的发展带来的电子文档和数据管理依然有其滞后性。在尚有监管空白的情况下，记录着企业和个人档案的庞大信息被保存于服务器中存在安全隐患。

2 多元化主体中的档案管理工作规章制度探讨

档案管理的多元化主体要求档案工作的协同治理，而多元主体的协同是档案管理工作新的探索和市场经济下的有益补充，弥补了单一主体管理模式的缺陷，不仅有利于提高档案管理和应用的效率，也是档案管理工作模式转变的行动抓手。档案行政管理部门、企业、中介组织、技术服务公司、个人等共同参与，采取有效的协同机制，实现效益的最大化，这是档案管理工作发展的必然要求，又是社会治理模式变革的应有之义。

2.1 完善法律法规，明确档案管理主体地位

《档案法》作为档案管理工作的基本法律，随着档案工作要求的变化已经两次修改，但就档案管理工作的协同治理来说，对档案管理行政部门、企业、中介组织、公民等主体的地位还缺乏规范的制度保障，并且权利和义务不对等、不平衡的关系影响了档案管理主体的积极性，也阻碍了协同治理的进程。根据依法治国的要求，档案管理必须按照法律进行，档案管理多元主体的协同也就相应地需要完善法律制度来保障和推进。实际上随着发展的需要，档案管理的相关法律在不断完善，这必将会消解多元主体协同过程中的消极因素，推进档案管理的现代化。

完善法律法规要在内容上要建立起符合新时期档案管理工作特点的系统性、全面性的法律体系，对档案管理部门要做到充分授权、充分肯定，理顺各个主体的地位和关系；设立相关的委员会参与到档案管理的协调工作，加强主管部门的业务指导和监督；鼓励相关的档案管理部门与技术服务公司共同研究开发新的档案管理系统，创新档案管理模式。在层级上，国家的相关档案法律要有效地指导各级各类的档案管理工作，注重推广成熟的可复制的经验和做法。各档案管理部门应在相关的档案法律的框架内制订相应的符合本部门档案管理特点的规章，增强档案管理法律的补充力量。档案管理主体还应做好法律、规章的解释工作，学习政策内容，运用好专业知识服务于档案管理工作，档案管理工作才能有法可依、有章可循。

2.2 凝聚社会共识，畅通民主参与和监督管理的渠道

从档案管理工作的实践情况来看，档案管理目前还缺乏社会主体、市场主体、公民等的积极参与，同样监督机制也有提升空间。档案管理工作是一项系统性工程，离不开公民的参与和社会治理的共同完成。“规范档案行政管理部门的档案事务处理行为，档案管理其他主体的直接参与，对档案管理工作形成有效监督，完善档案管理工作制度，既有助于提高档案行政管理部门公信力，又能形成一个完整有序的档案管理参与网络。”但是在一直以来的观念中，档案管理工作都处于组织日常工作的边缘，负责档案管理职能的人员对自身的工作也缺乏认同感、归属感和使命感，档案工作的重要性往往被忽视。

3 新技术有助于档案管理的主体多元化

随着档案管理主体的多元化和档案资料的不断丰富，档案管理也日趋复杂，所以有必要加强档案管理工作的顶层设计，以适应新形势的体制机制和先进的信息技术来不断完善档案管理工作。做好以下方面的工作或许有助于建立起高效的档案管理系统。

3.1 档案管理工作中的顶层设计

档案管理工作实施的主体是各类社会组织，比如企事业单位都有各自的行业属性和专业领域，所以可以按照行业和专业的不同来细分档案管理工作，根据领域的特点有针对性地选择相关的信息技术来建立起相应的档案管理系统，并制订管理制度，形成特色的管理方式和方法。每个行业和专业的档案管理形成模块化的管理方案。对于横跨多个行业和专业的企事业单位，可以在模块化的档案管理方案中选取并组合，形成本单位特有的档案管理信息系统。这种系统可以在档案进行电子录入时即进行资料信息和数据的结构化并标记，为今后档案的综合利用打下基础。

3.2 培育专业化的档案信息技术服务机构

由于行业和专业众多以及档案信息化管理的趋势，档案管理系统的开发和维护的工作量巨大，在档案管理主体加强专业化建设的同时还需要着力培育专业化的档案信息技术服务机构，使得档案管理主体在利用服务机构提供的最新的信息技术的同时能够不断优化人员结构、降低档案管理的成本。专业化的分工能够使档案管理工作的效率获得较大提升。

3.3 利用人工智能技术增强和拓展档案的应用

结构化的档案信息和数据可以使得档案资料在日常工作中通过人工智能等技术手段不断获得价值挖掘和应用，而不是仅仅作为存储和备份，这就要求在档案电子录入时的系统中配置相应的功能，并在今后的工作中逐步进行结构化的优化和算法训练。随着信息和计算机技术取得突破必将给档案的管理和应用带来新的生命力。

4 结束语

档案管理多元化主体的协同是一个较为复杂的社会治理问题，牵扯的部门、组织和系统较多，需要各系统、组织的协同合作，这个过程既需要高屋建瓴的顶层设计，又需要蹄疾步稳的细节完善，真正实现多元的协同。总体来说，档案管理多元化主体的协同是对档案管理范式的一种积极探索和实践。政府和档案行政管理部门、非国有企业、中介组织和公民的协同和深化合作，对于建立高起点的平台、完善相关机制、获得多元主体协同的巨大效应具有重要意义。这不仅是市场经济和社会发展对于档案管理工作的时代要求，又是社会治理现代化的现实课题。

参考文献

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