基于数字化环境下的声像档案管理实践

刘秀敏

摘 要：在当前信息时代，档案作为最重要的信息来源，其在社会和经济发展过程中发挥着越来越重要的作用。目前档案载体类型更具多样性，声像档案作为一咱新型载体档案，其主要是通过声音、影像等形式来复现历史，更具生动性和形象性，便于复制、转换和携带，因此受到人们的青睐。随着声像档案数量的增加，需要加快推进声像档案的数字化发展，以此来提高声像档案管理水平，更好的发挥出声像档案的重要价值。文中分析了声像档案数字化建设的实际意义，并进一步对基于数字化环境下的声像档案管理实践进行了具体的阐述。

关键词：数字化；声像档案；意义；档案管理实践

声像档案作为档案工作中的一种重要载体形式，其以声音、影像来对社会活动进行记载，记载的信息更为真实和准确，这也使声像档案具有更好的参考、凭证等价值，因此需要做好声像档案管理工作。由于传统声像档案管理工作中还存在一些弊端，这对于档案的发展和利用带来了较大的影响。因此基于数字化环境下，需要加快促进声像档案的数字化建设，通过创新声像档案管理模式，采用数字化方式来实现对声像的科学化管理，使声像档案能够更好的满足社会发展需求。

1 声像档案数字化建设的实际意义

1.1 提升储存和保管效率

在声像档案中包含的信息具有多样性，如音频信息、视频信息和图片信息等，单纯的采用传统的方法来管理声像档案必然会对声像档案的价值带来影响，极易造成声像档案损坏或是无法播放的情况发生，造成无法挽回的损失。同时声像档案涉及的信息还具有冗杂性，保管方式过于混乱，不同载体的声像档案在不同环境下会产生不同的反应现象，在传统保管方式上必然会对声像档案信息的统一性造成较大的阻碍。通过实施声像档案数字化建设，可以有效的规避传统声像档案管理中存在的问题，确保声像档案信息的真实性和完整性。而且在数字化环境下，声像档案与数字化技术结合也是时代发展的必然要求，通过充分的利用计算机技术和电子设备来实现对声像档案的管理，可以打造传统管理模式中档案保管的空间局限性，进一步拓展声像档案存储空间，能够最大限度的延长声像档案保管期限，更好的发挥出声像档案的重要作用。

1.2 便于档案检索与利用

利用传统档案管理模式对声像档案进行管理时，信息检索查询时所花费的时间较多，这就必然会对档案信息应用效率带来较大的影响。通过将声像档案加快数字化转化，可以有效的缩短档案信息检索查询的时间，实现档案信息的高效利用。利用聲像档案数字化管理模式时，档案人员根据相应的条件能够实现对档案信息的分类处理，同时根据具体的类别来对声像档案进行存储，可以有效的提高档案保管的安全性和关联性，进一步提升档案检索与利用率，可以为档案保管和利用提供重要的保障。

2 基于数字化环境下声像档案的管理实践

2.1 数字化采集

对于声像档案进行数字化采集与转录，可以利用扫描仪来对图处类档案进行扫描，并对信息进行编码，完成图像档案的数字化存储。数码胶片形式的声像档案，可以利用互联网技术将资料下载至计算机中，并对其进行分类编号，完成数码胶片档案的数字化采集工作。声像档案实现数字化采集后，可以更便于管理和保存，而且对提高档案信息的应用价值也十分有利。

2.2 利用相同的标准进行编码

通过对声像档案的合理编码，可以有效的提高档案检索效率。在实际对档案信息进行编码时，宜采用相同的标准来进行。在实际声像档案编码过程中，工作量较大，而且具体的流程相对复杂，因此为了全面提高编码的准确性，需要重视声像档案管理人员专业素质和责任心的提升，这样有利于声像档案编码水平和质量的提升。

2.3 建立在线数据库

通常来讲，信息资源共享有助于提升声像档案资料的利用价值与服务价值。因此，在线数据库的建立，对于提升新时代下声像档案管理的水平有着不可或缺的关键意义。其中，为了可以快速检索相关声像档案，需要对其按照图片、视频以及音频等形式进行详细的分类。另外，为了提升在线数据库的应用价值，在建立数据库环节中，其需要与单位的实际特点相适应，例如，某单位通常需要对大量的声像档案进行管理，并且存在管理工作量较大的特点，同时对于声像管理工作而言，其通常需要繁琐且复杂等特点，所以在一定程度上提升了声像档案管理的难度，所以单位在建立在线数据库时，需要根据其实际需求来科学、规范的建立其在线数据库，以便声像档案资料可以通过资源共享来提升其应用价值。

2.4 选择性设置在线声像档案

在声像档案管理的过程中，由于资源占据的空间非常大，需要大量的存储空间。因此，可以通过建设在线声像档案的办法来节省存储空间。具体的办法为：把所有的磁盘数据分为两个类型，一个是近线数据流磁带库，一个是离线数据流磁带库。同时，分析数据库的利用率。按照利用率的多少再进行分别储存。该模式在应用的过程中具有很大的优势。具体为：在声像档案管理的过程中，增强了存储空间的利用率，减轻了空间的压力，缓解了数据库空间利用的压力。实践证明，建设在线数据库没有安全方面的风险，而且效果比较突出，这无论是对于声像档案的管理还是声像档案的利用都具有极其重要的作用，因此需要加大推广力度，重视在线声像档案数据库的建设。

2.5 声像档案的云端储存

在当前云计算的快速发展和应用下，依托于云计算来对档案信息数据进行存储，这样档案信息的利用不会受时间和地点的限制，在有网络的情况下即能够实现档案利用。由于声像档案信息对于环境具有较高的要求，因此在实际管理工作中存在较大的安全隐患。但将声像档案在云端进行存储，其完全不同于传统的实物储存，通过将声像档案转化为数据在云端存储。在声像档案云存储时，安全隐患主要来自于存储过程及存储防护系统，因此需要提高档案管理人员的安全意识，避免档案信息的泄露及遗失。同时档案管理人员还要具有专业的档案知识及较高的职业素养，具有较强的责任感，并能够在实际工作中不断学习，充分的运用现代化技术来确保声像档案信息的安全。

3 结束语

近年来信息技术和互联网技术取得了较快的发展，这也使人们处于数字化的环境背景下，人们的工作和生活对网络依赖程度不断增加。在这种情况下，声像档案管理工作也需要与时俱进，积极创新管理方法，并以数字化为基础，加快推进声像档案的数字化转化。在实际声像档案管理工作中需要加大投入力度，进一步完善软硬件设施，打造一支高素质的档案管理队伍，实现对声像档案的数字化管理，这不仅有利于提高声像档案的管理水平，而且对声像的利用也具有积极的意义。

参考文献

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