海事档案管理的问题与优化策略

孟方红

摘 要：海事档案管理是海事管理工作之重要内容，其主要是对海事管理工作中产生的各类资料进行归档管理。海事档案管理具有服务性、管理性以及政治性等特点，既是对海事管理工作之记录，也能为后续工作的开展提供资料参考。在水上交通管理日益加强的当下，国家对海事管理工作逐步重视，海事档案管理工作也应得到加强，并严格落实相关管理制度，了解当前工作中存在的问题，探究有效的解决对策，以促进海事管理工作之更好开展。

关键词：海事档案管理；问题；策略

近年来，我国海事事业不断发展，对海事档案管理工作提出了更高的要求，也使得海事档案的重要性日益突显。在此背景下，如何进一步加强海事档案的管理，使之求真求实、记录历史、服务现实、鉴往知来，成为了各海事档案管理人员需要探究的课题。对此，本文笔者结合工作实际探讨了海事档案管理工作中现存的问题，并提出了相关优化策略，以供业界同仁参考。

1 海事档案管理概述

海事档案管理涉及的内容较多，集中来看主要是对海事业务的管理以及口岸管理，具体包括通航管理、船员管理、船舶监督、危险品与防污染管理等的信息记录与整理。海事档案管理需要档案管理人员确保档案内容的完整性、真实性以及可利用性，体现档案管理工作之政治性、服务性与管理性特点。这就需要海事档案管理人员在明确自身职责、提高工作认识的基础上进行档案资料的广泛收集与严格鉴定，并完善管理制度以及移交程序，构建信息化档案管理体系，统一电子文档格式，以充分发挥海事档案管理之价值作用。同时，档案管理人员还应把握以下工作要点：第一，确保档案资料的完整性，避免档案残缺现象出现；第二，确保档案之关联性，避免档案资料杂乱无章；第三，确保档案调阅权限的控制，规避安全风险；第四，确保机密档案的安全，避免破坏档案的行为。总之，应对海事档案管理工作引起高度重视，并使之得以最大化利用，以提高档案管理的质量与水平。

2 当前海事档案管理工作中存在的问题

2.1 规范化程度低，管理制度有待完善

海事档案管理的专业性很强，需要按照规范的制度流程进行科学合理的管理，才能实现档案管理工作的顺利开展。此外，海事档案管理需遵循的程序也很多，包括定义档案、移交档案、整理档案、档案价值鉴定、档案存储、档案安全性与原始性保证、档案检索与利用等；同时，还有特定的术语标准、文件格式、资源描述、元数据以及对象数据格式标准等，这些都需要海事档案管理人员做到心中有数，按要求进行档案管理工作。然而，当前一些海事档案管理部门并未严格规范员工的工作行为，也未建立完善的规章制度，致使部分员工为方便完成工作而不按规程办事，造成了档案管理工作中存在一些隐患与问题，降低了档案管理工作效率。

2.2 资金投入不足，信息化管理有待加强

随着管理信息系统的广泛应用，各行各业都逐步开展了信息化建设，海事档案管理也不例外。加强海事档案信息化管理不仅可提高管理效率，还能优化档案资源的共享形式，提高档案利用率。然而，海事管理工作涉及范围较广，海事档案管理没能获得足够的重视，导致相关部门在档案管理工作中的资金投入不足，档案信息化管理水平还有待提高。一方面，信息化管理的基础条件还较为薄弱，未能引进先进的计算机设备、扫描仪、刻录机，也未能开发专业的档案数据管理软件，致使电子文档的生成和管理还存在部分问题，一些专业材料难以进行电子化转化，数据分类不清、遗失等现象时有发生，急需引入先进的管理软件与技术设备进行档案的信息化管理。

2.3 管理力量薄弱，管理人员素质有待提高

海事档案管理的专业性很强，需要专人进行管理，然而，当前很多档案管理人员都未接受过专业的档案管理知识培训，或是虽为专业出生，但对于海事档案业务并不熟悉，或对于相关管理细则不太了解，如海事档案的分类编号细则、业务文件归档范围、保管期限、保密级别等没有深刻的认识，致使管理不规范，影响工作效果。此外，管理力量十分薄弱，专业人员不足，有的档案管理人员身兼数职，难以全身心投入档案管理工作，这都需要加强对人员的管理，提高人员的专业素养以及业务水平。

3 海事档案管理问题的优化策略

3.1 健全档案管理制度，统一管理标准

所谓无规矩不成方圆，要加强海事档案的管理需从制度建设入手，通过健全档案管理制度，统一管理标准，提高档案管理工作水平。一方面，应根据《档案法》、《交通部科学技术档案分类编号办法》、《档案法实施办法》等各项规章制度，结合本单位实际工作情况制定海事档案管理制度，使各项工作有据可依，有法可循；另一方面，要统一档案管理格式，规范入档范围与入档时间，并严格规范海事档案对外利用的对象以及申请流程，以保证档案资料的安全高效利用，做到档案资料的有效跟踪以及科学管理。此外，为提高档案管理工作人员的工作积极性，还应出台科学合理的工作考核制度，加强奖励与惩处，使档案管理人员能够明确自身职责，遵循海事档案管理工作流程以及规章制度开展工作，提高工作效率。而对于海事档案的信息化管理也应出台专门的信息化管理制度，以提高信息化管理水平。

3.2 重视档案管理工作，完善信息化管理

信息化建设是当前海事档案管理之大势所趋，是提高档案管理效率的有效举措。海事档案资料繁多，且档案的形式也十分多样，既有文字档案、图片档案，还有音频档案、影像档案，这些动态与静态档案的保存需要分门别类，妥善处理，不仅需要耗费人力物力，还对存储条件有着不同的要求，加大了管理难度。而开展档案信息化管理能够实现各类档案资料的集中转化处理，通过计算机进行统一管理，有效降低管理难度，提高管理效率。因此，相关领导应对海事档案信息化管理提起高度重视，极大资金投入，引入先进的管理软硬件设备，构建专业化管理网络平台，使各类档案资料都能实现电子化转化，共同存储于计算机内，同时要做好档案资料的备份管理，以避免不必要的风险。此外，档案管理部门还可联合兄弟单位打造档案管理局域网络，统一电子文档格式，建立网络共享平台，实现档案资料的局域共享，以提高档案资源利用率。

3.3 科学开展人才培养，构建专业管理团队

海事档案管理工作的开展离不开专业人才队伍的支持，面对管理力量薄弱、人员素质不齐的问题，海事档案管理部门有必要加强人才培养工作，通过引进来与走出去策略进行人才的专业化培育，不仅可通过对外招聘引进既懂专业知识又具备海事业务能力以及计算机技能的专业性人才，还可加强对现有档案管理人员的培训，通过外派进修、专业学习、举办知识讲座、进行问题探讨等方式进行人员的在岗培训，使之不断提升专业水平。此外，海事档案管理部门还可经常性地举办技能比拼、业务交流等活动，不断加强人员培养，构建专业管理团队。

4 结语

总之，海事档案管理部门应时刻遵循“三个海事”“三个一”“三个追求”“四型海事”之发展理念，全面推进档案管理工作的科學规范化开展，通过完善制度建设、加强信息化管理、加快人才培养，实现海事档案管理工作的转型升级，为海事管理事业之发展贡献力量。

参考文献

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