基于OA工作流的高校教务办公信息化应用研究

徐微微?赵倩?徐嘉?王一凡?马超华?郝鹏昭

摘要：当前，OA系统已经被广泛应用。各大高校也纷纷引入OA系统改善学校的教务办公方式，但在具体的应用过程中仍存在一些问题。本文对高校OA办公系统中存在的各种问题进行了阐述和分析，并说明了工作流在OA系统中产生的作用，并针对相应的问题给出了相对完善的解决策略，最后举例说明了OA工作流在高校教务办公方面发挥的重要作用。

关键词：OA 教务办公 高校

一、基于OA工作流的高校教务办公信息化应用概述及现状分析

OA（Office Automation）即办公自动化，是指利用计算机、网络、通讯等技术收集、传输和存储信息，来提高办公效率和辅助决策，使办公事务实现自动化、网络化、无纸化，达到各部门协同工作，降低管理成本的目的[1]。OA工作流是建立在网络办公自动化基础上的事务行政审批，业务申请审批、公文、信息等的网上流转，是发展最迅速的办公自动化技术之一。基于OA工作流的教务办公信息化则是将教务办公工作中的各项审批、申请等需要纸质的活动转化为利用互联网技术的电子办公活动，从而使教务办公工作更加简便化。

目前高校OA系统的来源一般有两种方式，一种是高校根据本校情况进行开发，另一种是从外界购买。大部分高校选择便捷，且能够快速投入使用的购买方法，但从外界购买的系统并不能完全适应各高校不同的办公特点。教务办公系统的信息化需要高校各部门之间的配合，但现在高校各部门、院系之间并没有形成一个系统合作的体系，严重阻碍了办公环境，使得现有OA系统难以在全校的范围内运行。再加上各高校合并和校区扩建等情况的发生，使办公情况变得更加复杂，更加突出了从外界购买的OA系统与高校实际办公情况不兼容的问题。

此外，办公自动化目前已广泛应用于各类企事业单位，但部分高校的教务办公管理仍然处于手工纸质业务审批层级上，迫切需要进行信息化改造。以某高校的教务办公系统为例：该高校由两所高校合并组合而成，2016年正式将两校区合并并迁至新校区。而此次搬迁暴露了该校教务办公系统中的各种问题。除了上述系统操作与实际办公情况不兼容的问题之外，最大的问题就是学校的各项教务审批工作仍是以手工填写，纸质审核的方式进行，效率低下，给学生和教务工作人员带来了额外的工作负担。

二、系统问题分析

经过调查与分析，我们发现产生办公效率低下和OA系统与高校办公方式不兼容的问题原因其实并不复杂，归纳起来主要有以下几点：

（一）传统办公方式与现代办公系统的冲突

现代办公系统在短短十几年的时间里，几乎全面覆盖。短时间的快速发展取得很大的成果，但也产生了一些问题。OA系统在完全掌握使用方法之前，需要投入时间和精力进行学习。而大部分的高校教务办公人员已然适应传统的办公方式，他们更愿意顺应以往的办公方法，不愿改变，更不愿意学习OA系统的操作。教务办公人员是办公信息化的重要组成部分，但目前来看，大多數办公人员对办公系统的操作能力较弱，信息处理能力不够，给高校OA系统的推行造成了极大的阻碍。

（二）部分院校仍然存在纸质办公方式

经过调查与研究我们发现部分高校教务信息化覆盖不够全面，仍有部分工作须使用纸质版文件或表格，纸质版表格和文件不容易保存，各项活动的审批不易记录，不便于日后对已审批活动的查询与管理。以高校教学变更审批为例，此类院校的教学变更审批流程如图1所示：

可以看出这种人工纸质填写并提交的办公方式不仅浪费申请者的精力和时间，也大大的影响到了整个学校的教务办公效率。高校只有改变这种手动办公的方式，才算是真正进入高速的信息办公状态，从而整体上提高学校办公效率。

三、问题解决方案

首先，针对OA系统办公流程与高校实际办公情况不兼容和纸质办公效率低下的问题，解决办法主要如下：高校可以以开源OA系统为平台，将OA工作流引入教务办公管理工作中，将纸质表单转换为OA系统电子表单，定制教务办公工作流，实现多级审核签字、多人会签等教务管理审批功能，高效完成日常教务办公管理工作，探索通过信息化手段将相关教学管理人员从繁重的、重复性的、事务性的工作中解脱出来，更多的关注教务管理工作本身及执行效果。

实现上述功能的具体流程如下所示：

（1）进行需求分析。了解高校的实际办公情况和流程，对教务办公人员和教务系统的使用人员进行需求调研，切实了解教务办公人员的具体要求，最后进行项目需求分析和总体目标设计;

（2）流程设计。通过对高校教务办公中各项需求的分析，得到项目管理的标准流程。根据我们对大部分高校的调研情况，可以将高校OA教务办公系统分为三个具体的部分：表单填写子系统;表单管理子系统;表单会签子系统;

（3）总体设计。根据需求分析和流程分析进行系统功能结构图、表单定制的设计，以及总体概念结构、逻辑结构、物理结构设计;

（4）系统实现。通过OA工作流的梳理，实现项目从申请到多级审批到运用完成的全部管理过程的系统运行;

（5）系统测试。主要对系统进行功能上的稳定性和兼容性测试，并对多浏览器兼容性进行测试。

四、高校改善OA办公系统后的效果对比

（一）提高教务办公效率

传统教务办公流程通常是申请者以纸质表格申请方式，办公人员手工签字盖章审批的方式进行。这种方式效率低下，不仅浪费人力资源，而且容易出现各种突发状况。而信息化的普及改变了这一现状，办公人员可以通过网络进行文件的批示和下达，申请者也可以直接用网络设备提交申请。使用基于OA工作流的教务办公信息化应用后的高校教务办公审批流程以教学变更审批为例，如图2所示：

由上图看出引入OA工作流后的高校教务办公系统不仅省去了申请者下载和打印申请表以及人工提交已填申请表的过程，还方便了教务办公人员的审核操作，提高了教务办公工作的效率。

（二）推进教务办公规范化和透明化

OA系统的工作是完全按照办公系统的内置流程进行的，操作者必须严格的按照节点进行操作，完全可以保证各项办公活动的规范性，避免了以往手动办公可能出现的各种人为失误。由于办公人员能力和水平的不同，往往会在纸质办公的过程中出现遗落错误的情况，而在OA系统中可以通过必填项和所填内容的格式限制等设置避免这些失误的产生，使教务办公工作更加规范化。

同时由于高校OA系统是严格按照流程进行的在一定程度上约束了办公人员，督促其按时、保质的完成相应的教务办公工作。与一般OA系统相比，高校OA系统的工作流程相对固定，并且由机要秘书、办公室主任这样的角色进行调度[2]。这样的制度有效的落实了OA系统的责任制，实现了教务办公工作的透明化。

五、结束语

基于OA工作流的教务办公系统在各高校的教务管理工作中是不可或缺的服务工具，其产生和发展是高校工作运行的必然要求，是顺应时代发展的要求。作为高校管理人员应当重视高校OA系统的发展建设，作为高校系统开发人员应顺应发展规律开发高校办公系统，作为高校办公人员应该积极学习和掌握办公系统操作流程，三者协同合作才能共同加快高校教务办公信息化、现代化的步伐。

参考文献：

[1]邓大庆，杨勇.高校OA系统正式运行前的工作[J].办公自动化，2009，7（14）：19-20

[2]吴开军，顾乃达，胡光民，张澍.基于Web下OA的设计与实现[J].上海水产大学学报，2006，15（7）：345-349