企业档案信息的收集与管理研究

王小岑

摘  要：企业的档案信息管理工作一直是企业的重要工作之一，可以为企业的运行打下良好的基础。企业档案管理工作的两个重点就是档案信息的收集工作和档案信息的管理工作，只有做好这两方面的工作，才能保证企业档案工作的科学合理化进行。通过档案管理工作，可以为企业的发展进步提供方向，促进企业经济利益的增加，本文根据收集与管理两方面进行研究探讨，希望可以为企业今后的发展提供帮助。

关键词：企业;档案;管理;收集;档案信息

随着企业的不断发展运行，会产生很多具有经济价值或者社会价值的文件材料，保管这些材料的工作就是企业的档案管理工作。档案的管理工作可以为企业之间的权利义务提供证明，是保证企业正常运行的重要基础。随着市场经济的不断发展与改革，企业档案管理已经成为企业正常运行不可或缺的一部分。为了保证企业的发展与进步，需要对企业档案管理工作进行重点关注，通过多方面共同管理促进企业档案管理工作科学合理的进行。

1 企业档案信息的收集工作

作为企业档案管理工作中最基础的工作，档案信息的收集与归档占据了档案管理工作的大部分内容，只有保证这部分工作的合理进行，才能为后续的档案管理工作提供最基本的依据，需要根据以下几方面进行工作，才能保证企业档案信息收集工作的完整性和有效性。

1.1 档案信息收集的完整性

企业档案收集工作中最需要重视的就是企业档案收集的完整性，只有保证档案收集的完整性，才能为后面的档案管理工作提供基础信息资源。首先要进行收集的就是企业内部的档案资料，这是档案收集工作的基础。这部分收集工作通过在公司内部就可以进行，将收集的内部资料进行整理归档。接下来需要我们对跟企业具有一定联系的其他公司档案资料进行收集，例如说企业下属公司或者企业合作公司等等，将这些公司的档案资料进行收集归档，才能基本保证企业档案收集工作的完整性。

1.2 档案信息收集的侧重性

企业档案信息资源是比较庞大的，众多档案信息在企业管理中起到的作用不一，需要对作用较大的档案资源进行重点关注。首先需要对企业的发展与运行具有一定的了解，才能知晓档案信息资源中比较重要的部分，对这部分信息资源进行重点关注，保证这部分信息资源收集工作的完整性和高效性。只有将重要的企业档案信息进行合理关注，才能保证企业档案收集工作的有效性。

1.3 对体现经营特性的档案资料进行重点关注

每个企业都具备自身独特的经营特性，是保证企业发展运行的重要性质。档案收集工作需要对这方面进行重点关注，保证这部分资料的实时更新和完整性，才能为企业的经济发展提供帮助，促进企业的经济效益增加。

1.4 加强全体员工对档案收集工作的重视性

档案管理人员只是占据工地全体员工的一小部分，可能对一些新的档案信息资源无法及时收集，对于一些变动的档案信息也不能及时了解，为了保证企业档案信息收集工作的合理进行，需要企业的全部员工具有档案收集的意识。在日常的工作中，将企业出现的新档案资源或者在出现档案资料变动的时候及时通知档案管理人员，保证档案资料可以保证实施更新，还可以保证档案资源的完整性，避免出现人员变动时造成的档案资料缺失情况。

2 企业档案管理工作研究

为了保证企业档案管理工作的科学有效性进行，需要制定有效的管理措施保证档案管理工作的正常进行。本文根据已有的理论知识结合工作经验提出几点研究，希望可以为企业档案管理工作带来帮助。

2.1 以各种先进技术手段逐步实现企业档案资源的信息化

随着时代的发展和科技的进步，计算机技术和网络技术已经成为各个领域发展的主流技术，档案管理工作也不例外，通过合理的信息化建设，可以有效提高企业档案管理的效率和准确性。首先需要保证企业内部具有足够的硬件支持，选择合适的档案管理系统，将企业已有的档案信息资料进行信息化的转换，可以实现企业档案的信息化管理，增加了企业档案管理工作的效率。随着时代的不断发展进步，企业档案的信息化建设已经成为一种必然。当企业档案信息化建设体系趋于成熟，就可以实现所有企业档案管理工作的网络联系，实现资源共享。

2.2 深化企业档案信息资源的开发程度

企業档案信息资源作为对企业在现代经济社会发展全过程的系统概况，不仅是对企业各项经济活动与业务往来情况的说明，更是对企业在经济背景下发展综合实力的概括。企业各级管理人员需要认识到企业档案信息资源不仅具备上述信息化职能，同样能够在企业生产经营过程中发挥管理与利用的服务化职能。

2.3 建立相应制度，加强档案利用监督

档案利用规章制度，一般有查阅、外借、复制等。要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。在此基础上，正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守企业机密是每个员工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员要高度重视档案保密，尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策提供服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。

2.4 做好档案开放中的保密工作，准确判定档案的开放与控制使用范围

保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。一是做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。二是做好档案的解密工作。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值。

3 结束语

随着市场经济的不但改革和社会经济的迅速增长，对企业的档案信息收集与管理工作提出更高的要求。需要我们根据时代变化的特点，不断改革企业的档案管理工作，才能保证档案管理工作的科学合理进行。企业档案资料需要通过收集和管理两个方面进行合理管控，才能保证企业的档案工作的正常进行，为企业的发展进步提供最基础的保障。虽然我国现阶段的企业档案工作还存在很多问题，只有我们不断进行改进完善，终究可以形成成熟的管理体系。

参考文献

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