浅谈工程档案资料的有效管理措施

刘敏

摘要：工程档案管理工作对工程质量的控制，投资控制，项目建成以后的使用，维修方面都有着非常重要的作用，是企业管理工作重要的组成部分。本篇文章从工程档案资料管理重要性出发，根据实际的情况，提出了相应的工程档案管理解决对策，不断的提高工程档案管理的水平。

关键词：工程档案管理;重要性;应对措施

引言：

工程档案资料是企业根据我国相关的法律法规要求，依照工程施工的合同，通过收集整理，编制归档等活动而形成的一系列的工程资料。它记录了工程施工的全过程以及施工的技术成果，并真正地反映工程项目施工的质量以及重要的技术记录。不断的提高整个工程的建设水平，提升企业自身管理的水平。这项工作应当引起工程管理人员足够的重视。

一、工程档案资料管理的重要性

（1）工程项目负责人可以通过档案资料来了解项目数据，对于整个工程的进度进行全面的监控。如果在工程施工过程中发生一些问题，也可以通过收集各项资料和检验结果，找出发生问题的原因，这样能够有效地减少工作人员的工作量，也可以对各项问题起到一定的预防作用。

（2）完善的档案资料可以为后期的施工起到一定的参考作用。然而，资料的记录可以将工程运用的技术进行全面的分析，这在后期应用的过程中可以进行一定的反馈。在工程档案资料中有很多的数据和信息能够体现它自身的价值，施工中也可以充分的利用自身的优势，在工程完成以后对档案资料进行仔细的分析和研究，总结施工过程中的经验，不断的提高工作的效率，保证整个工程的质量。

二、加强工程档案资料科学化管理

2.1完善相关的管理制度

在工程项目建立的初期，相关的工作部门要及时地制定和完善相关的档案管理规定，并且将各项制度有效地落实到位。加强监督和管理的职能，保证各项制度有效地执行。此外，需要明确工作人员的职责和责任，保证每一项程序有专业的人员来搜集和整理资料，整个施工的过程要与资料的收集相同步，完整的资料收集可以为整个单位发展提供良好的决策。首先要加强组织领导，工程项目建设和工程檔案管理要相结合起来，建立完善的管理网络。项目建设单位也要将施工中的各项信息都加入到管理网络当中，建立档案领导小组，有效地开展工程档案监督和管理工作，加强与各个部门之间的沟通和交流，明确自身的责任。

相关单位的内部也要强化责任考核制度，建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入到综合的考核范围内，可以采用多种形式，不断地提高档案管理的水平。在工程完工以后也加强对各项档案信息的管理，对存在问题的地方要进行及时的整改，如果不能够按时的提交或者出现错误的情况，要进行一定的惩罚，追究相关人员的责任。

2.2推动信息化建设

当前社会在快速的发展，纸质版的资料已经不能够满足当前发展的要求，要将各项信息转化为数字处理。一方面要严格到根据我国相关的管理规定，规范档案数字化技术规范，利用先进的技术，将各项信息进行收集和整理，统一的纳入到数据库建设当中，做好档案信息的存档工作。也要对档案信息进行分类处理，这样能够快速的收集。安全地保管各项信息，保障各项信息不被泄露，不断的提高各项信息的使用效率。相关的单位在档案信息录入的过程中要保证信息的准确性，通过网络可以实现对档案快捷方便的查阅，真正的做到档案内容的现代化，数字化的管理，不断地提高档案管理的水平。

2.3强化工程档案资料管理过程控制

整个工程需要的时间非常的长，要想提高档案管理的水平，就必须实行规范化的处理。档案管理的收集，整理和保管各个环节都要有统一的程序，采用科学的方法进行，保证档案管理和工程建设相统一，不断地提高档案管理的水平。

（1）前期阶段。要坚持从档案材料的源头抓起，做好档案信息的收集工作。工程项目建立以后，档案管理部门对项目管理部门进行档案的交底工作。这项工作的内容为项目前期和工程完成以后各项资料的收集整理的要求。档案管理部门要对整个施工的设计，施工的过程都要进行同步的信息收集和整理，通过各项数据的整理分析，整个工程存在的各项问题，施工部门进行及时的沟通和交流，制定出合理的解决方案。根据各项制度的要求，也要对使用的技术信息形成文件进行储存，同时也要保证各项信息的真实性。

（2）中期控制。工程开工以后，相关的部门要根据现场的实际情况，加强监督和管理的力度，保障工程档案管理的各个环都进行严格的监督和管理。档案管理部门要与其他的部门进行沟通和交流，收集和整理各项材料，对于不符合要求的文件及时的提出意见，并且要进行全面的改正。在业务的指导方面，工作人员要深切地了解工作的项目，随时的对整个项目进行检查和指导。在具体的工作当中，要主动地参与到整个工程的建设过程中。各项工作要提前的进行解决，把问题解决在档案提交之前，积极地向有关的部门领导进行汇报，不断的提高现场的监督和管理水平。

（3）后期控制。工程完成以后要及时的向有关部门进行移交归档工作保证文件的准确性和完整性。并且也要在整项工程完工以后的质量检查工作进行整理，保证整个工程的质量符合国家的标准。

2.4提高工作人员的工作素质

不断的加强工作人员的职业道德建设，提升工作人员的积极性。增强他们工作的责任感，充分地实现自身的价值。当前，信息技术应用非常的广泛，相关的单位也要加强现代办公设备的学习，提高工作人员使用计算机的技能，创新档案管理的方式，满足当前社会对档案管理工作的要求。相关单位的内部也要加强对工作人员的培训，扩宽他们的专业知识和专业能力，提升工作效率。

结束语：

工程建设项目档案资料是工程重要的资料，归档的目的是为了保留工程建设过程中重要的信息，也能够为日常的使用过程中遇到的问题提供良好的数据支持。工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，加快城市化的建设进程。在整项工作中要完善相关的制度，提高档案管理的水平，保障档案管理工作和工程建设相同步，确保档案管理资料的完整性。

参考文献：

[1]黄楚宜.浅谈工程档案资料的有效管理措施[J].办公室业务，2018（17）：91.

[2]付红艳.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].黑龙江史志，2015（09）：126.