集团公司资料信息存管信箱体系研究

文/邱耸，同方股份有限公司

集团公司的出现使得企业的信息量呈现出几何级数的增长。进而产生如资料信息量庞大，存放地域分散，信息、数据碎片化凸显，各企业管理口径不同步、不统一、不规范等一系列问题，集团公司与各下属企业之间的信息不对称，严重影响了总部的决策效率和决策准确性。

资料信息存管信箱体系（以下简称信箱体系）是一种融合了企业生命周期、镜像检索和网络拓扑结构等理论创新出来的一种资料信息存管体系，该体系是通过对资料的镜像跟踪实现对全公司宏观信息管理的一种方法，可成为集团总部跟踪和管理各下属企业资料信息的可选方式之一，同时也为对标和考评提供了客观依据。

1 集团公司资料信息管理的难点

1.1 信息量大、难以把握

集团规模越大，涉猎行业越广，信息量就越大，如此庞大且不断增长的信息量，使很多集团总部往往疲于应对，进而产生信息不对称、办事效率地、决策风险大等一系列问题，一些公司试图通过分权管理来化解信息淤积的难题，但分权管理又造成集团总部很难完整、直观的看到各公司资料信息情况，很难从整体上把握发展进程，并不能从根本上解决信息淤积与宏观管理之间的矛盾。

1.2 路径不畅、信息孤岛

作为产生资料信息的一线企业和一线工作人员，缺少必要的资料存储机制和信息传递渠道，产生的一手资料信息甚至很多都保存在相关工作人员的个人电脑中，形成了“信息孤岛”，使得信息在横向企业间和纵向上下级间很难实现有效流转，资源共享变得遥不可及。同时，企业工作人员的流动，也使资料信息不可避免的会出现外泄、丢失、损毁等现象，给集团公司带来商业风险和利益损失。

1.3 形式各异、效率不高

集团公司各下属企业很多都是独立法人单位，有自己的一套管理体系和机制，对于资料信息的管理也形式各异、力度有别。集团总部在检索和收集特定资料信息时往往会面对五个“难”，即：精准定位难、人员对接难、完整提取难、及时反应难和准确提供难。上述问题严重影响了集团总部信息获取的效率。

1.4 各成体系、不易对比

集团公司各下属企业之间相对独立经营，不易开展横向比较或对标管理，使得成熟的企业管理经验很难对管理水平薄弱的企业起到借鉴作用。集团总部虽然为更高一级管理平台，可以履行信息共享和管理指导的职能，但受限于资料信息的不完整、不统一等因素，也很难从真正意义上承担起树立标杆、弥补短板的任务。

2 信箱体系的介绍

信箱体系的基础结构是通过拓扑结构连接的一套标准统一的资料目录表格，目录表格的横向是企业典型的生命周期，可分为：前期、筹备/建设/投资期、生产/经营期、整合/退出期。各个时期分别以“A、B、C、D”代表。目录表格的纵向是企业典型的资料类别，可分为：基本资料、决策资料、数据资料、管理文件、合同协议、图纸规范、证照票据、批复核准和其他资料。各项资料分别以“1、2、3、4、5、6、7、8、9”代表，各集团公司还可以根据具体的行业类型和业务形式做相应调整或增减，本文仅以上述提到的分类进行举例论述。横向与纵向的交集就形成了从A1到D9的36项代码，因为整个结构类似于“信箱”，故称为“信箱体系”。如下图所示：

图1 信箱体系基础结构

企业可以根据上述目录表格中的代码，运用Excel软件进一步编制资料登记的工作子表。如下图所示：

图2 公司基本信息工作子表（举例）

资料信息体系的拓扑结构：是指将各下属企业的信箱体系通过拓扑结构与集团总部信息管理部门相连接，期间还可根据集团公司的具体组织结构进行多层整理，进而形成一套完整的资料信息跟踪系统。如下图所示：

图3 资料信息体系的拓扑结构

3 信箱体系的优势

3.1 整体把握、有效评价

信箱体系通过将企业生命周期与主要资料类别进行组合，能够比较清晰、完整的呈现出企业从诞生到退出各个阶段，各项登记资料的完整情况，避免了资料信息的遗漏。集团总部通过可视化的资料台账，可以很方便的通过跟踪和观察目标企业资料状况和更新情况，从宏观层面判断该企业的工作进展情况，进而作出客观评价。

3.2 镜像管理、避免过载

集团总部定期收集的只是各下属企业资料信息的统计台账，类似于计算机系统中的 “镜像”，每一个镜像的背后都是一个或一套资料信息，而这些资料信息的原件分散保存或备份在特定的存储单元中，而镜像本身并不占用存储空间，镜像与资料信息之间通过拓扑结构相连接，使得集团总部可以很容易的通过对“镜像”的管理，实现对资料信息的间接把控，避免大量资料信息汇集到总部造成信息过载等问题。

3.3 形式统一、高效检索

通过向全集团推广和应用“信箱体系”，可以在整体上规范和统一资料信息管理的基本形式。优势在于：首先，有利于集团总部按照相同路径向各个不同的下属企业检索和收集资料，提高了资料信息传递的效率；第二，有利于在集团内部形成一致的资料信息统计和管理口径，降低管理成本。

3.4 横向比对，树立标杆

集团总部根据各个下属企业的资料信息台账可以很方便的进行横向对比，尤其是对于同属于一个行业，规模、属性相似的企业，对比的效果更佳明显，很容易捕捉到参与对比的企业之间各自的优点和薄弱点。在此基础上还易于树立标杆企业，实现正向激励。

3.5 资源共享、扬长“补”短

集团总部对资料信息的宏观管理，有利于实现集团内部资源共享，在特定信息分享权限机制的约束下，最大程度将各个企业的信息、资源、方法和经验等匹配给其他有需求的企业，快速补齐企业短板，提高资源效率，促进整体发展。

3.6 用途广泛、兼容性强

信箱体系虽然是一种统一、规范的资料信息管理方式，但其内在形式也有一定的灵活性，各个集团公司和企业可以根据各自特点调整或增减登记表的横列和纵列内容，亦可以调整或增减各个exce l工作子表的格式或内容，只要做到形式统一，完整充分即可。同时，该信箱体系作为一套资料信息管理方法，与例如OA等办公自动化系统并不冲突，也不重复，还可以与其他管理系统实现配合或补充，具有较强的兼容性。

4 实施的要点或难点

4.1 体系全面实施难推广

信箱体系在集团全面推广可能会面临阻力，原因在于：一是登记、汇总和管理资料信息会增加一线企业的工作量，甚至还要委派专人负责该项工作；二是引入新的资料信息管理体系可能会打破企业原有的管理体系。因此，短期内全面推行该管理方式有一定困难，需要循序渐进、留出适应和调整的过程。

4.2 原始资料上传难监管

信箱体系有效运行的基础在于各个一线工作人员能够自觉的、持续的、准确的、完整的将各自的一手资料及时上传至信箱体系，但相关工作人员是否能充分履行职责，很难监控。同时，上传资料的质量和所处阶段也会有所差异，给信箱体系的整体准确性带来影响。

4.3 资料信息质量难筛选

由于资料信息的原始存档文件分布在各个存管单元中，通过信箱体系管理的仅仅是各个信息点的“镜像”，属于间接管理，所以一线企业的上级管理平台和集团总部在不启动具体资料检索程序时，很难界定某些资料的真实性、完整性和可靠性，对于资料信息的质量难以批量筛选。

4.4 资源共享权限难界定

各个企业资料信息很多都涉及到商业秘密，即使是办法流程等管理资料，也是各个企业的经验和智慧总结，具有一定的价值，无条件的共享是不可能实现的。资源的共享需要另外建立一套约束机制和有偿使用机制。但是，由于资源本身价值难于界定，同时又因为集团总部通过信箱体系仅仅管理的是资料信息的“镜像”，资料的具体内容并不完全知晓，这就造成了作为资源共享平台的集团总部很难界定哪些信息是可以共享的？哪些信息是有限共享的？哪些信息是公开共享的？资源的共享能够给提供方和需求方各自带来哪些益处、哪些效果，各方应获得哪些回报？

5 相关建议

5.1 自上而下、循序渐进、试点测试

新式管理体系的推广必然面临诸多阻力，一是需要得到集团管理层的重视和支持，自上而下的进行推广和实施方能见成效；二是各下属企业在原有管理体系基础上，变更新的管理方式需要有适应和调整过程，这个过程可能长、可能短，可能顺利也可能阻力重重，需要循序渐进，一边推进一边调整、优化，不适于搞一刀切；三是向全集团推广之前也可以选取某些有代表性的行业和企业做试点测试，通过一段时间的测试，不断发现问题、解决问题，为全面推广和实施总结经验。

5.2 提高自动化水平、降低人工工作量

信箱体系可以与集团公司内部使用的各种自动化办公系统进行技术性对接，实现资料信息自动录入、动态调整、同步上传、智能检索等功能，提高信箱体系的自动化、智能化水平，提高管理效率，减少工作量和人工误差，降低管理成本。

5.3 激励措施、专人管理、对接终点

首先，针对原始信息录入难监管问题，可以引入适合的激励措施，为能够持续、完整、及时上传资料信息的有关人员提供一定的激励或奖励，促使每个一线员工能够重视该项工作的重要意义，从按要求履行职责逐渐发展成为习惯性的工作方式。第二，各个企业亦应该设置专职的资料信息管理人员，专职负责汇总、整理和筛选本企业各项信息，按照规定期限开展资料信息盘点、对账工作，并开展资料信息的备份等工作。第三，为保证上传资料信息的质量，建议与各项业务流程的终点环节进行对接，保证所获资料信息是最终版本。

5.4 理清权限、制定机制、严格保密

资源的共享必须要有保密权限的限制，根据资料信息的性质，科学设置不同的保密级别，各项资料信息再在上传之初就应该标明保密类别，方便后续区分。因为各项资源都具有自身价值，所以还要设置相应的有偿使用机制，使得各方均能够因为资源共享获得应得利益。作为资料信息的最高管理平台，集团总部应委派专职管理部门，按照保密要求，对各个下属企业上传的资料信息严格履行保密制度。

6 结语

“信箱体系”作为一种面向大型集团公司的资料信息管理方式，可以有效的帮助集团总部丰富宏观管理手段、提高管理效率、共享信息资源。在管理实践中具有重要的指导意义。