高校户籍档案管理的现状与未来

冯康

【摘 要】 本文在分析高校户籍管理现状与存在问题的基础上，探讨了未来户籍管理模式的改革問题，主要是增强户籍管理理念，建立户籍业务办理预约制度，建立电子户籍信息档案等。

【关键词】 高校；户籍管理；现状；问题；未来改革

高校户籍档案管理是高校档案管理的重要组成部分，它管理的对象主要是高校教职工和学生的户籍档案，负责办理落户、迁户、办理身份证件等业务。长期以来，高校作为具有独立集体户口的事业单位，独立行使高校内部人员户籍管理职能，为公安机关大大减轻了户籍管理负担，发挥着不可替代的作用。

一、高校户籍档案管理的现状

高校户籍档案管理职能通常由保卫处来承担。保卫处又称公安处，我国大型企事业单位都设有这个部门，这个部门承担的职能与公安机关有些类似，前者被称为内保部门，后者被称为外保部门，甚至在相当长的时期里，保卫处还具有自己单位内部的执法权。保卫处下设户籍科或者户籍室，专门管理本单位内部人员的户籍问题。户籍室的主要业务主要有以下几个方面：

第一，办理学生和教职工的户口迁入。高校每年都有新生和新入职的教职工，这些人当中有部分人员有意愿将户口迁入学校，户籍室在查看这部分人员递交的落户材料后，开具落户介绍信，由申请落户人员携带落户材料和介绍信前往辖区派出所办理具体落户事宜。

第二，办理学生和教职工的户口迁出。每年的毕业季都会有学生因工作或者其他原因需要将户口迁出，户籍室需要将这部分人的户籍卡交派出所换取户口迁移证，在毕业生办理毕业手续时将户口迁移证发给他们。有一部分教职工也会因为工作调动、买房落户等需要将户口迁出学校，户籍室将集体户口卡交给他们，后者自行前往派出所办理具体迁户事宜。

第三，办理身份证。学生和教职工户口迁入到学校后，其身份证信息中的地址应当相应地改为其所在学校的地址。户籍室开具办理身份证便笺，申请人携带便笺和旧身份证前往派出所办理。

第四，管理户籍档案。高校户籍室日常管理学生和教职工的户籍档案，这种统一管理的方式有利于减轻教职工和学生的负担，高校集体户籍是一张户籍卡，与居民户口本不同，虽然携带方便，但是很容易丢失。按照公安部门的有关规定，高校户籍室有义务保管户籍档案。这样虽然没有自己携带户籍档案方便，但是户籍档案不容易丢失，有利于强化户籍室行使管理职能。

第五，宣传户籍政策。户籍政策在计划经济时代把控严格，变化性很小。但是随着市场经济的不断发展，户籍政策越来越宽松，变动频率也越来越快，尤其是大城市的户籍政策更是如此。每当户籍新政出来，户籍室就必须及时把握、及时宣传，让学生和教职工了解最新户籍政策，以便更好地开展落户工作。当城市需要扩充人口、吸引年轻人落户安家，促进消费、发展经济时，户籍政策就会放开，以便吸引人才落户。2018年以来国内许多二线城市的“强人大战”就是鲜明的例子，许多城市为了吸引人才，纷纷降低了落户门槛，有些城市甚至出台了“在线办理落户”等服务，吸引人才力度之大可见一斑。对于人口已经趋于饱和、控制人口增长数量的城市，户籍政策往往严格，落户到这些城市非常困难。在我国以北上广等一线城市为代表，这些城市经济发展水平高、人口密集、城市规模巨大，已经达到了人口承载的上限，因此不再具有吸引更多人落户的需求，落户门槛非常高。

以上几项业务是高校户籍室的基本业务。不同高校会在其他业务方面有细微差别，例如有些高校户籍室还承担办理校园流动人口居住证的职能，但以上几项是最基本的业务。

二、高校户籍管理方式存在的问题

高校户籍管理方式以传统的纸质化和人工化管理方式为主。户籍档案存放在专门的档案柜中，户籍管理人员一般按照学生的入校年限进行分类，按照学生学号顺序进行排列，这样有利于条理化管理，防止出现管理混乱。但是纸质化管理的弊端还是很明显的，比如对于学生借用户籍卡的情况，学生填写借条，用借条换取户籍卡。但这样做有一个漏洞，由于借条不具有强制性，许多学生借用后不再归还，造成户籍卡脱离户籍室管理的问题。

这种问题在毕业时候会体现出来，学生户口需要迁往外地的，需要用户籍卡换取迁移证，但是借户口卡未还的学生没有及时换取迁移证就会因此影响派遣，造成不必要的麻烦。纸质化管理的弊端还体现教职工落户上，户籍室给教职工或学生开出落户介绍信后，后者在派出所拿到户籍卡后没有交到户籍室而是自己携带，户籍室就不好掌握他们的户籍状况。如果发生自己丢失户籍卡的情况，为了撇清自己的责任，抓住户籍室无法证明自己丢失户籍卡的证据，将丢失户籍卡的责任推到户籍室身上，让户籍室给自己重新开介绍信补办，户籍室百口莫辩，就算知道不是自己的责任，也不得不重新开介绍信补办。这种情况就产生了户籍卡丢失归责不明确的问题。

此外，这种管理方式在毕业生户籍派遣时也会产生很多问题。毕业生派遣时间紧、任务重，给户籍室造成了巨大的工作压力。毕业生集中在某一时间段办理户口业务，容易造成户口卡错拿、漏拿以及遗失等问题，这些问题最终又会导致户籍室和学生责任承担不明确的问题，影响户籍室和学生之间的关系，有损户籍室乃至保卫处在师生心目中的口碑。

三、户籍管理模式的改革

传统的户籍管理模式因为存在管理成本高、归责不明确、管理漏洞多、管理事故发生率较高等问题，必须对现有的户籍管理模式进行改革。个人认为，应当从管理理念入手，根本上对户籍管理体制进行改革，只有这样才能适应时代发展的需要。

现有的高校户籍管理理念是以管理为主，服务是管理职能的延伸。但是随着时代的发展，对服务职能要求的不断提高，这一理念应当改变，户籍室应当更多地提供服务职能，管理职能可以适当弱化。户籍档案管理的主体可以由户籍室转变为学生和教职工，从委托户籍室代管变为自带自管。

这一转变具有重大意义：第一，它大大弱化了户籍室的管理职能，强化了教职工和学生的主体地位；第二，它大大方便了师生员工使用户籍卡，不需要再到户籍室办理借用户籍卡手续；第三，它明确了户籍室和师生员工之间的责任。“自带自管”意味着户籍卡的保管责任由师生员工自己承担，户籍室不再具有保管责任。一旦户籍卡丢失，责任将非常明确地归于师生员工个人，与户籍室无关。如果这一转变能够实现，户籍室将大大减轻管理负担，将主要精力放在履行服务职能、提升服务水平上。提升服务水平应当从以下几个方面进行：

建立户籍业务办理预约制度。一般情况下，学生和教职工在户籍室上班时间前来办理业务，不会产生因时间问题无法办理业务的情形。户籍室工作人员作为教职工，也享有寒暑假的权利。但是每当寒暑假期间，总会有一部分教职工和学生因时间安排不合理或有突发事由等原因前来办理户籍业务，这种情况下，如果高校户籍室人员在校内居住，还是可以给他们办理的。但是如果工作人员居住的地方离学校很远或者在外地度假，这种情形下就无法办理。除非等到户籍室工作人员开学或回校才能办理。这样对办理业务的人来说非常不利，因为他们办理户籍业务肯定是有办理其他紧急业务的需要，这才会在假期办理。如果不能及时办理，会耽误他们办理其他业务。因此，建立户籍业务预约制度就很有必要。具体的做法是通过设置一个户籍业务办理预约平台软件，让学生和教职工下载安装。如果要办理相关业务，可登陆平台填写个人信息和办理事项，户籍工作人员在后台收到之后回复申请人具体的办理时间。这样就解决了户籍工作人员和申请人之间时间不对称的问题，避免了后者白跑路和耽误办理个人业务。

建立电子户籍信息档案。把户口在学校的学生和教职工的信息录入电脑，建立电子户籍信息，如果发生借用户籍卡、户口迁出学校等户籍信息变动事项，户籍工作人员可以第一时间在电脑上予以备注，让户籍状态及时更新，使户籍状态与户籍信息一致，避免两者不同步、不一致。这种做法有两点好处：第一，建立电子户籍信息档案也方便历史记录查询。学生和教职工要查阅自己的户籍状态，只要输入姓名或学号即可查询；第二，可以明确户籍管理责任。户籍卡被学生或教工借走一直未还，如果不慎丢失，到户籍室询问，户籍管理人员查询之后即可明确告诉其户籍档案已经被本人借走，从而证明户籍室没有责任。

随着户口迁移越来越方便，高校户籍管理方式必须与时俱进，由之前管理户籍档案为主转变为以提供户籍办理服务为主，从而根本上改革户籍室的职能，更好地服务广大师生员工。

【参考文献】

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[4] 杨薇.浅谈高校户籍管理存在的问题及对策[J].今日财富（金融发展与监管），2011（12）.

【作者简介】

冯 康，任职西北政法大学，从事户籍管理工作.