高校办公室档案管理工作的优化措施研究

陈瑛

【摘要】高校都重视教学的效果，打造良好的高校口碑，殊不知在高校的学生管理之外，档案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。本文主要对目前办公室管理工作中存在的问题进行简要分析，探索高校办公室档案管理工作的优化措施。希望提高对高校办公室档案管理工作的重视程度，优化高校办公室档案管理工作质量，推动高校教育与管理事业健康发展。

【关键词】高校办公室;档案管理;存在问题;优化措施

随着社会的发展和进步，办公室管理各部门之间的职责更趋于细分化，档案管理工作的规范化发展十分重要，办公室的工作就是连接学校和学生的纽带，也是高校快速发展的强大后方，新时代，高校办公室更应该发挥带头作用，不断提高办公质量，保证学校各项工作有效运转。

一、办公室档案管理常见问题

（一）高校领导对档案管理工作重视程度不够。对于人员档案工作这些后方工作，虽然不出彩，却不可或缺，但是档案工作没有被纳入高校考核体系中，学校领导对于科研成果和学术研究十分重视，而对档案管理工作重视程度低，导致各方面支持不够，同时档案管理工作者意识薄弱，没能意识到档案管理工作的重要性，其管理工作发展规划缺乏规范性、全面性与深入性，甚至因为领导不重视而放松自己的工作標准，从而造成档案管理工作的实效性缺失，影响到高校整体工作的开展。

（二）档案管理工作人员能力不足。正因为高校领导对档案管理不重视，所以在招聘员工的时候，并没有严格的要求，另外由于高校的行政管理部门多是“认亲唯贤”许多管理者工作者能力不强，水平不能满足实际工作要求。还有的人手资金不够，兼任档案管理工作，他们都缺乏档案管理的相关经验，更不用说专门的学习和培训，所以导致档案管理工作混乱，工作效率低。

（三）档案管理工作方式僵化。随着科技的发展，我们已经进入互联网时代，但是许多地方的管理方式还是手写和纸质档案的收藏，这造成了存储工作不完善，极大地降低了办事效率，同样也造成了资源浪费。另外，档案管理工作需要多个部门的协助，但是在档案的创办组档中，每个步骤都需要走繁琐的程序，这让复杂的管理工作变得更加繁琐，不利于实际工作的有效开展。

（四）基础设施较差，防范意识薄弱。档案工作没有纳入高校考核体系中，学校领导对于科研成果和学术研究十分重视，所以学校的资金也有所偏重，导致许多高校的档案管理室没有消防、保卫、温湿度控制等设备，有可能造成高校档案资料损坏，另外投入资金不足也会造成软硬件基础设施得不到有效的维修与养护，就会给不法分子可乘之机，技术水平不足阻挡黑客袭击，就会导致档案信息资料泄露。

三、新时期高校办公室档案管理工作的优化措施

（一）管理者需要重视办公室档案管理工作。档案管理工作是高校管理工作的一部分，将档案管理工作融入学校发展规划中，领导需定期去视察并指导工作，加强档案管理的监督工作，以提升档案管理人员对于自身工作的责任感。另外要设立专门的档案管理工作岗，具体明确每个人的工作责任，使办公室档案管理工作定期得到考核与督察，以促进档案管理工作的健康开展。

（二）招聘专业档案管理人才。档案管理工作是一个繁琐复杂的工作，需要有专业的人员来操作，我们应该严格规定招聘标准，同时也要对员工进行专业知识的培训。组织他们定期开展会议，谈论问题，解决问题，可以派骨干人员去别的高校学习档案管理经验，另外档案管理人员也要切实做好机密文件的管理工作，保证档案的安全性。

（三）档案材料的全网信息化管理。随着时代的发展科技的进步，我们应该与时俱进，对于常见的会议记录与决策、人事资料、重要电话记录、重要图片以及带有实用价值的文书稿件等，我们需要妥善保存，管理人员对档案只需要检索与查阅信息就可快捷查找资料。同样，高校信息资源各部门人员也可以通过登录网址的方式直接共享档案信息，我们实现电子化管理可以替代人工避免实际工作中出现的问题。电子化管理把纸质文件、声像文件这些传统文件转型为电子档案，这样可以减少资源浪费和不方便查找等问题。另外各个单位应该通力合作，积极协调内部关系，努力加强高校档案管理的信息化建设。

（四）加大现代化基础设施建设。对于档案管理工作我们应该加大资金投入，配置现代化的档案设施，在高校的档案管理教室配备消防、保卫、温湿度控制等设备，并定时检查，同样招聘专业的技术维修人员，定时对软硬件基础设施进行有效的维修与养护，加强电脑防护墙的建设，防止不法分子窃取资料。

四、结论

我们必须重视档案管理工作，档案管理工作需要多个部门的协助，我们要积极加强办公室档案管理工作的合理化利用，努力实现信息化与数字化管理，加大资金投入力度，落实基础设施建设工作，同时加强管理工作者的相关专业的培训，提高其专业技能和相关的知识。进一步完善档案管理制度，确保档案管理制度得以规范化发展。办公室的工作是连接学校和学生的纽带，也是高校快速发展的强大后方，新时代，高校办公室更应该发挥带头作用，不断提高办公质量，保证学校各项工作的有效运转。

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