优化办公室秘书公文写作能力的对策思考

牛凌霞

【摘要】在企业中，办公室是重要的部门，要转达各方面的消息，这就对办公室秘书做出了严格要求，尤其是在公文写作方面，要具有良好的写作能力，能够准确表达领导的意见。本文介绍了公文写作的类型及要求，分析了办公室秘书的写作现状，提出了优化公文写作的对策。

【关键词】办公室;秘书;公文;写作能力;对策

当前社会各个行业的竞争越来越激烈。办公室是公司的重要的部门，在办公室中，秘书扮演着重要角色，对领导的日常工作具有很大影响。作为办公室秘书，最关键的工作就是辅助领导做好各项工作，最关键的就是要负责公文写作。由于公文写作会涉及方方面面，办公室秘书不仅要具备良好的写作能力，还要掌握丰富的知识。因此，加强办公室秘书的写作能力非常重要。

一、公文写作的类型以及要求

公文具有一定的法律效应，往往代表着书面命令，主要与组织机构内部以及行政命令有关，也会涉及一些管理工作，需要管理人员通过公文的发布，下达一些管理命令。从广义视角分析，主要包括三类：一是不同层级的党政机构;二是公司的阶层;三是事业单位应用的书面通知。根据现阶段的管理情况来说，对相关组织进行管理的过程中，经常需要公文写作，这是十分重要的。在写作公文的过程中，应该根据写作的类型，区分对待，表达支持、反对等观点。

对公文进行写作时，要符合国家的政策方针与公司的有关规定。在公文写作之前，一定要正确理解国家的相关政策，并且要坚定政治立场。在公文的写作内容方面，一定要真实、有效，让写作内容一目了然，表述的内容应该条理清晰。在公文写作中，应该对人物、地点、以及引序等明确标记出来，同时，在文末，所著的写作时间应该精确到年月日。

二、办公室秘书公文写作能力现状

（一）公文写作单一化和格式化。在公文写作的过程中，不少办公室秘书将精力放在了公文的格式方面，有的秘书过度关注内容的标准以及写作的格式，以此为前提进行写作，这就会使写作内容比价单一，格式化较严重，实际使用价值不高。

（二）公文写作的经验不足。对于办公室秘书，在实际写作公文的过程中，应该根据具体的写作对象，对相应的内容做出适合的调整，应该体现出较强的针对性、实用性。不过，根据目前的写作情况来说，因为受到了教育体制等诸多方面的影响，不少办公室秘书均是毕业之后直接从事办公室工作，没有与相关的组织机构进行充分接触，缺少实际工作经验，由于工作经验的不足，导致写出的公文不具有较强的实用性。

（三）公文写作的积极性不高。对于办公室的秘书人员，很多人的基本出发点都是为了自己的工作能够足够舒适，希望享受安逸的生活，而不是自身真正喜欢的工作。办公室的工作比较单调，重复性比较强，很多办公室秘书都会出现抵触情绪，在公文写作方面，缺少积极性，也不能写出高水准的公文。

三、优化办公室秘书公文写作能力的对策

（一）提前完成领导安排的工作。对于领导安排的任务，应该提前完成，帮助领导人员提供可靠的决策依据。作为办公室秘书，应该事先收集整理相应的资料，在开始会议之前，需要对前期的工作进行统筹。在领导人员进行批阅文件之前，办公室秘书就应该将相关的处理文件准备妥当，与领导积极交流，准确掌握领导的想法，了解领导的工作模式，拟出符合企业发展目标的公文。

（二）深化扩展领导所批示的工作。当领导人员明确了某项事务的决策之后，身为办公室秘书，应该根据相关的指导文件，开展公文的写作，写作之后，要将领导的表达意见公开，及时传达给各个部门，在部门间，通过文件的形式，能够准确传达领导命令，避免理解偏差。另外，办公室秘书还应该根据领导的具体指令，及时处理相关的事务，对相关事务要进行合理调整，进而成为领导人员的得力助手，发挥辅助作用。

（三）需要具有深厚的阅读积累。在日常工作中，要想写出优秀的公文，要具备良好的写作功底，不断积累方方面面的知识，所以，办公室秘书应该不断积累公文的写作经验，跟上时代步伐，及时掌握新生事物，更新自身的知识，广泛阅读，进而接受更多的新生事务，强化自身的写作水平。除此之外，办公室秘书也要充分重视与自身工作有关的阅读，明确与秘书工作有关联的内容。在平时工作中，不断积累阅读经验，通过知识的融合，强化自己的写作能力，在实际写作中，可以运用准确的文字，表达出正确的意见。

（四）养成日常写作的习惯。为了真正强化写作能力，在日常工作中，应该积极写作，养成写作的习惯。作为办公室秘书，应该随时记录、写作。对于写作能力，不是一天养成的，知识的积累需要不断的学习，因此，办公室秘书应该坚持学习，形成自身的知识系统，在实际工作中，能够找到适合的文字，写出高质量的公文。

（五）坚持正确的政治方向。在写作的过程中，办公室秘书应该坚持正确的政治立场，遵循国家的有关政策、方针，体现政治的正确性。对于公文写作，基本国情是基础，在实际写作的过程中，应该将我国的体制、思想等体现出来。在正式写作之前，准备工作要做足，例如：收集信息，组织讨论，明确公文格调，构建写作框架等。同时，办公室秘书还要反复修改公文内容，提升公文的写作水平。

四、结语

在组织机构中，办公室是重要的部门，是各种信息的中转站，与各个部门都要打交道。所以，作为办公室的秘书，应该及时掌握各个方面的动态信息，促进组织内外的交流，不断扩展公文写作，开阔自己的眼界。在实践工作中，还应该积极总结写作经验，进而强化自身的写作能力，成为领导的得力助手，为办公室工作作出应有的貢献。

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