企业档案管理的问题、对策与归档整理新方法

杨娜

摘 要：企业档案是企业生产经营管理和科技创新研发的历史记载，主要包括文书档案、人事档案、会计档案、工程技术档案等。在这些档案中，工程技术档案与文书档案所占比重较大，但是二者之间又存在很多不同之处。本文基于笔者多年从事企业档案管理的实践，对现阶段企业档案管理存在的问题与如何规范管理，以及文书档案和工程档案管理新方法进行探讨，供业界参考。

关键词：企业档案管理；问题与对策；归档方法

企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累与见证，用得好它就是一座金矿。而档案工作是企业生存发展的管理基础，企业档案工作贯穿于整个企业内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。目前企业档案管理水平亟待提高，针对企业档案管理，本文从以下几个关键的方面进行探讨。

1 企业档案管理发展现状

改革开放以来我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对企业具有新的重要意义，但是档案管理工作长期滞后，不能有效提高企业在激烈市场经济中的竞争力。我国企业档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有企业档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。大型企业比中小型企业做的好，往往越是大型企业，档案管理的水平越能体现出一个企业的管理水平，企业越大，行为越复杂，产生的文件越多，档案管理的重要性就体现的越明显，而小型企业往往重视的是市场和生产，档案工作还未引起领导者的重视。而小部分成功的民营企业档案管理也能达到领先水平，这与领导者的关注不无关系。

2 企业档案管理存在的问题

2.1 体制机制运转不畅

企业改制后，档案工作弱化、边缘化迹象明显，项目档案的管理体制机制运转不畅。一是由集团公司统一领导，按照项目管理权限分级管理，采用“统一制度、统一标准、统一要求、统一内容”，进行统一验收的管理体制受到冲击。二是以垂直管理为主的体制，造成地方档案局对央企项目档案工作指导不够。三是由各级分公司档案馆组织协调项目档案管理的运行机制也难以为继。

2.2 管理制度执行困难

项目档案管理制度是依法依规治档的基础，但有制不遵、随心所欲、各自为政现象比较突出。其原因主要有，国家有关项目档案的管理制度，未进行本地化；行业项目档案管理制度更新滞后，无法与技术发展相适应；参建单位遵循的管理制度兼容性差，标准不统一；项目建设单位和参建单位档案意识不强，项目建设重质量、进度和投资管理，轻档案管理。

2.3 人员配置难堪重任

档案人员专业化是档案管理现代化的标志之一，项目档案管理人才是支撑项目档案实现“完整、准确、系统、安全”管理的基础和前提。目前项目档案人员配置存在四大不足：一是业务素质不高，缺乏良好的专业素养；二是人员更换频繁，队伍不稳定；三是责任感激发困难，岗位与薪酬低于其他专业技术人员，责权利不匹配；四是话语权较弱，在项目管理中处于弱势地位。

3 企业档案的规范管理

3.1 做好公文制发，是档案规范管理的首要条件

档案是由承办完毕的文件直接转化来的，公文制发得怎样，不仅决定公文本身的质量，而且影响日后档案的质量。因此，规范档案管理要首先从公文制发做起：用纸的质量要好，幅面尺寸符合规定；横排横写，左侧装订；签发手续齐全，审批权限正确；字迹牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文种合理，格式规范；落款明确，日期无误，等等。在这一系列过程中，档案管理工作者虽不直接參与公文制作，但负有监督、查验、建议的权利，及时发现公文制作中的质量问题，为文书档案管理规范化奠定坚实的基础。

3.2 加强档案工作培训，全员增强档案意识

不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度文件，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。

3.3 结合现代信息技术创新企业档案管理工作

普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的企业档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。企业可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现企业现代化创新管理。

4 企业文书档案与工程档案归档整理新方法

4.1 收集档案资料

上呈下传形成的企业文件资料往往会在各部门之间传阅，在传阅过程中，如果没有对文件资料进行有效监管保存，往往会导致文件遗失或出现不合理的流动，对企业的文书档案收集整理产生不良影响。因此前提条件就是确保档案的完整性，保证有完好的档案才可以进行有序的分类保存，为今后的运用和查阅提供保证。特别是企业会议记录以及人事变化和相关统计报表等，更是企业需要重点归档整理的档案材料。对于一些领导和业务部门仍在使用的文件，可以使用复印件而将原件妥善保存。通过使用复印件，能够有效防止文件丢失或者发生损坏现象。

4.2 文件分类、排列

企业在不断发展进程中，形成的文件资料越来越多，而且呈多样化发展。很多企业在对文件资料的整理上坚持“谁形成、谁整理”的原则，文件资料在哪个部门形成则需要由哪个部门进行整理，而且对每个部门的归档责任也有明确规定。在新《规则》中，则要求通过三级分类的方法进行分类。而在归档文件排列过程中，则应该根据新《规则》中“按时间结合事由排列”的要求，在对文档进行整理时不再以文档重要性原则作为衡量的标准。

5 结束语

综上所述，为使企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快企业档案管理工作信息化改革与队伍建设，让企业档案管理工作为企业创新改革更好服务。因此档案管理体制改革的重要性也自然不言而喻。随着社会的发展以及经济体制的逐渐完善，过去的档案管理体制已经远远不能够适应当前发展的需求，因此档案管理体制改革势在必行。只有这样，才能够使得档案管理体制能够紧跟时代步伐，真正地为社会服务，成为我国经济、社会发展的强有力保障。

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