试论大数据时代档案工作面临的机遇与挑战

姚远

摘 要：本文主要针对大数据时代档案工作面临的机遇与挑战展开深入研究，重点阐述了几点有针对性的建议，比如树立全新的档案思想观念、创新档案管理技术、丰富和创新传播手段、加强大数据档案信息安全体系的构建等，不断提高档案管理工作效率，确保档案数据信息的真实性和准确性，充分彰显出大数据的应用价值。

关键词：大数据时代；档案工作；机遇与挑战

现阶段，在经济和社会不断发展过程中，涌现出了大数据时代，对诸多行业领域产生了极其深远的影响，尤其是档案管理工作。在大数据时代出现以后，使档案工作处于机遇与挑战并存的局面之中，档案管理工作要想获得长足的发展和进步，必须要积极抓住机遇、并勇敢地迎接挑战，借助大数据技术的应用，不断提高档案信息资源利用效率，促进档案管理工作的顺利进行，满足时代发展需求，顺应大数据时代的发展趋势。

1 大数据时代档案工作面临的机遇和挑战

1.1 机遇

1）有利于将档案的价值充分体现出来。现阶段，在档案馆档案信息资源数字化不断推进过程中，再加上最新出台的各种电子文件，电子档案数据形成了海量的信息。在大数据中，预测是重要的一项内容，借助大数据，可以及时将数字档案资源中价值较低的档案剔除出来，将有价值的档案信息资源整合在一起，为档案资源的开发和利用创造便利条件，满足节约化需求，并进一步挖掘档案信息的价值。

2）有利于实现档案信息资源的共享性目标。得益于大数据技术的应用，可以充分发挥出档案信息资源的共享性优势，所以，要加强云存储技术的应用，将有价值的信息及时存储在云平台之中，加强云档案系统的构建，给予档案云存储一定的保障。对于云存储来说，可以为档案信息资源的共享性提供极大的便利性，而且也可以对存储管理成本进行有效控制，而且在互联网+技术的强大推动下，可以确保档案信息资源顺利录入到特色数据库之中[1]，形成完善的档案资源数据库，用户通过输入关键词，可以及时获取所需的档案信息资源，进而实现档案信息资源共享性目标。

1.2 挑战

1）在档案收集方面。与传统的档案信息收集相对比，在大数据时代中，档案信息收集的难度性较强，这主要体现在：首先，档案信息资源数量与日俱增，在无纸化办公的影响下，诸多机构和部门大都借助电子文件，以此来进行消息的传递，但是电子文件归档的成熟度不足，严重影响着档案管理和实体档案馆的馆藏空间。其次，非结构化档案信息种类越来越多。不同行业所产生的档案种类是不同的，主要包括传统纸质档案和电子档案，形成了诸多非结构化数据。所以要必须通过数据库等现代化手段，进行规范管理。

2）在档案管理方面。在大数据环境下，档案管理工作必须要具备良好的网络环境和办公平台，比如选择档案管理软件、构建档案网站等，进一步明确网络自身的安全性和稳定性等要求。但是在相关因素的影响下，很难正常使用档案信息平台。同时，在大数据时代中，包含着较多的信息内容，极容易遭到网络黑客的攻击，从而出现档案信息丢失现象。同时，在档案信息中，还包括公民隐私或其他涉密内容，很难保证档案信息的安全性，而我国也缺少档案信息安全评估服务机构的构建，档案信息安全风险评估体系较不完善，很难预测潜在的风险。在档案信息风险方面，风险预判能力较为薄弱化，处理紧急情况的能力有待提升。

2 大数据时代档案工作的相關建议

2.1 树立全新的档案思想观念

在大数据时代出现以后，对档案基础数据的要求越来越高，所以档案工作人员必须要树立全新的档案思想观念，基于社会历史记忆角度，将档案资源的收集范围进行确定，结合社会利用需求，构建数字档案“大数据库”，通过档案将诸多领域的发展变化情况反映出来。同时，还要将传统档案鉴定和大数据技术结合在一起，不断优化和创新档案收集内容和方式，丰富归档内容。

2.2 创新档案管理技术

在传统档案实体管理阶段，档案实体是档案工作对象，档案管理手段对手工方式存在着极大的依赖性，比如档案的整理、编目以及装订等。在计算机技术得到了广泛应用以后，计算机辅助档案管理得到了进一步推广。在现代信息技术不断发展过程中，涌现出了大量的电子文件[2]，数字档案室建设也取得了一定的效果，进一步巩固了档案工作和现代信息技术之间的关系。

由此可以看出，要想确保档案工作满足时代发展需求，在大数据时代中，要加强云技术的应用，并积极构建档案云平台，确保一体化档案管理目标得以实现。

2.3 丰富和创新传播手段

首先，在大数据时代下，档案工作必须要创新思想观念，主动为用户提供信息，档案馆在日常服务工作中，要最大程度地满足社会公众的信息需求，深入分析用户的兴趣爱好，将潜在的用户挖掘出来，通过大数据技术，密切关注用户的档案使用情况，将用户的查档需求进行明确化，进而充分发挥出档案信息资源的价值。

其次，在社会现代化水平不断提高的影响下，拓宽了公民获取信息的渠道，更具便利性优势，档案部门必须要对多种档案信息传播方式进行充分了解。在档案工作中，还要加强自媒体的渗透和融合，注重档案微信、档案网站等建设，与用户之间保持密切的联系和交流，通过网络平台和新媒体技术，确保良好的宣传效果，提高为用户服务的能力和水平。

再次，要加强档案咨询联盟平台的构建[3]，突破时间和空间方面的限制和约束，为用户提供全面的服务，实现网上查档。

最后，要加强知识的挖掘和再加工，通过数据分析，将公众利用率较高的民生档案编制成知识化产品，进而提供给社会和公众，引导公众树立高度的档案意识。

2.4 加强大数据档案信息安全体系的构建

在大数据时代的影响下，对档案信息安全提出了全新的要求，对于档案部门来说，要积极提供档案数据安全保障，具体来说：首先，档案数据采集安全，要求要制定完善的管理制度，实施全方位、多角度领域地监督和控制，保证档案实体和信息安全，并不断提高收集内容的有效性和可用性。其次，档案信息系统管理安全，这对档案信息的安全起着决定性的作用。对于档案大数据系统来说，要具有权限审核、系统维护等技术功能，为不同用户提供相应的内容和展示界面，体现出可针对性。再次，档案数据利用安全。在大数据时代中，对档案信息的查找利用也产生了极大的影响，为用户提供了多种档案数据资源，但是大大增加了档案利用安全风险的发生概率，所以要高度注重隐私保护、利用权限等内容，避免档案利用风险的出现。

3 结束语

综上所述，在大数据时代的影响下，对档案工作产生了极其深远的影响，通过大数据技术的应用，可以突破传统档案管理方式中存在的限制和约束，不断提高档案管理利用效率，满足高效性、便利性以及时代性等需求，从而将档案管理工作提升至全新的高度和深度。

参考文献

[1]孟祥蕊.大数据背景下档案利用服务体系建设探索[J].产业与科技论坛，2018（24）：273-274.

[2]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据交互服务的研究[J].浙江档案，2018（11）：15-17.

[3]金秀凤.大数据时代档案信息资源共享平台数据处理的优化[J].档案管理，2018（06）：29-32.